Sammenligner budsjetter med faktiske resultater i QuickBooks 2011 - dummies

Når du har registrert budsjettet i QuickBooks, kan du sammenligne dine faktiske økonomiske resultater med budsjetterte mengder ved å velge kommandoer fra undermenyen Budgets & Forecasts. Når du velger Rapporter → Budsjetter og prognoser, gir QuickBooks flere budsjetteringsrapporter:

• Budsjettoversikt: Denne rapporten oppsummerer budsjetterte beløp. Du kan bruke den til å se på og feilsøke budsjettet.

• Budsjett versus Faktisk: Denne rapporten lar deg sammenligne budsjettoppgjøret resultatinformasjon til faktiske resultatregnskapsinformasjon. Rapporten lar deg derfor sammenligne forventede inntekter og utgifter til faktiske inntekter og utgifter.

• Resultatprestasjon: Denne rapporten lar deg sammenligne din faktiske inntekt, utgifter og fortjeneste med budsjetterte inntekter, utgifter og fortjeneste.

• Budsjett vs Faktisk graf: Denne grafen er ikke en rapport. Det er et diagram som viser budsjettert og faktisk informasjon.

• Oversikt over prognoser: Denne rapporten oppsummerer en QuickBooks-prognose. En prognose er i utgangspunktet en prognose om fremtidig inntekt og kontantstrøm. Du bruker prognoser til å gjøre "hva om" planlegging.

• Prognose vs faktisk: Denne rapporten sammenligner en prognose med det som faktisk skjedde.

Med et godt konstruert budsjett for sunn fornuft, kan du se etter avvik mellom budsjettet og de faktiske økonomiske resultatene dine. Du vil bruke budsjettet til å oppdage situasjoner der for eksempel en kostnadspost er for lav, et aktivitetselement er for høyt, eller noe inntektsnummer ligger bak det du forventer. Uventede resultater foreslår ofte enten problemer eller muligheter. Tenk på følgende eksempler på varians og hva avvikene kan indikere:

• Månedlig inntekt er $ 40 000 i stedet for $ 50 000. Hvis salget utgjør bare 80 prosent av det du forventer, må du sannsynligvis implementere øyeblikkelig korrigerende handling.

• Lagerbeholdninger er i gjennomsnitt $ 50 000 ved måneds slutt i stedet for $ 100 000 ved måneds slutt. Dette kan være bra eller dårlig. Det kan tyde på at du selger produkter mye raskere enn du forventet (og derfor bør du øke beholdningsinvesteringen og innkjøp av lager). Å ha en lavinvesteringsinvestering kan også bety at du ganske enkelt ikke får materialer fra leverandørene dine så fort du trenger dem, og som et resultat er du i stor risiko for å miste salg på grunn av utilstrekkelige lagernivåer.

• Forsknings- og utviklingsutgifter utgjør $ 50 000 i året i stedet for $ 25 000 i året. Utgifter for forskning og utvikling som er dobbelt så stor som du forventer, synes dårlig. Det kan imidlertid være bra å fordoble forsknings- og utviklingsutgiftene dine hvis du uventet investerer i et lovende nytt produkt, en ide eller en teknologi.

• Salg til en bestemt kundeklasse er 50 prosent høyere. Anta at du brukte klasser til å spore salg til kunder i landet og utenfor landet. Hvis du ser det, er det ganske uventet at salget til kunder utenfor landet er 50 prosent høyere enn det du forventer, at variansen kan indikere en mulighet til å selge enda mer utenfor landet.