Grunnleggende om sikkerhetskopiering av QuickBooks 2014 Datafil - dummies

En kritisk viktig oppgave som enten du eller noen medarbeider trenger å fullføre, er en sikkerhetskopi av QuickBooks datafil. Få elementer lagret på datamaskinens harddisk fortjener så mye vedlikehold som QuickBooks datafil gjør. Bokstavelig talt beskriver QuickBooks-datafilen bedriftens økonomiske forhold. Du ønsker absolutt ikke å miste datafilen.

For å miste datafilen kan det for eksempel bety at du ikke vet hvor mye penger du har, du vet ikke om du lager eller mister penger, og du vil ikke kunne enkelt eller nøyaktig utarbeide årlige selvangivelser.

Heldigvis er sikkerhetskopiering av QuickBooks-datafilen ganske enkel. Du må bare fullføre ni trinn:

1Velg filen → Opprett kopi-kommando.

QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopiering, som inneholder tre alternativer: muligheten til å lagre en sikkerhetskopi av QuickBooks-filen, muligheten til å opprette en bærbar bedriftsfil og muligheten til å opprette en regnskapsfører kopi.

2Du vil lagre en sikkerhetskopi, så klikk på Backup Copy-alternativknappen; klikk deretter Neste for å fortsette.

Du kan opprette enten en fullstendig sikkerhetskopieringsfil eller en bærbar bedriftsfil når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar bedriftsfil er mindre enn en reservefil, så det er mer praktisk å bevege seg rundt. For eksempel kan du lettere e-poste en bærbar bedriftsfil.

Gni med bærbare bedriftsfiler er dette: QuickBooks må jobbe hardt for å scrunch den bærbare firmafilen til en liten størrelse. QuickBooks må også gjøre mer arbeid for å unscrunch filen senere når du vil jobbe med den.

Når du klikker på Neste, vises dialogboksen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering. Du kan gå direkte til dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopiering ved å velge kommandoen Fil → Opprett sikkerhetskopiering.

3 Angi om du vil lagre QuickBooks-sikkerhetskopifilen på firmaets datamaskin eller til QuickBooks offsite datasenter.

Klikk Lokal sikkerhetskopiering for å indikere at du vil lagre sikkerhetskopien av filen på datamaskinens harddisk eller en flyttbar lagringsenhet, for eksempel en flash-stasjon.

4Klikk på Alternativer-knappen for å velge en reserveplassering.

QuickBooks viser dialogboksen Alternativer for sikkerhetskopiering.

5Specifiser hvilken mappe eller diskplassering firmafilen skal sikkerhetskopieres.

Du skriver bare inn et banenavn direkte i boksen som forteller hvor du skal lagre sikkerhetskopiene dine.

Hvis du ikke vet hvordan du skriver inn et banenavn, klikker du Bla gjennom-knappen.Når QuickBooks viser dialogboksen Søk etter mappe, bruker du mappelisten til å velge disken eller mappen du vil bruke til QuickBooks-sikkerhetskopier.

6 (Valgfritt) Velg sikkerhetskopieringsalternativene dine.

Du kan også bruke dialogboksen Alternativer for sikkerhetskopiering for å angi når QuickBooks skal minne deg om sikkerhetskopiering og hvordan QuickBooks burde sikkerhetskopiere:

Legge til tidsstempler: For å legge til dato og klokkeslett for sikkerhetskopiering til sikkerhetskopifilen navn, merk av for Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopien til filnavnet.

Begrensning av sikkerhetskopier: For å fortelle QuickBooks å bli kvitt gamle sikkerhetskopier, merker du av for Limit antall sikkerhetskopier kopier i denne mappen til X og angir hvor mange sikkerhetskopier du vil beholde ved å bruke den tilstøtende tekstboksen.

Angi sikkerhetskopiering påminnelser: Velg påminn meg om å sikkerhetskopiere når jeg lukker firmafilen min hver X Tider og den tilstøtende tekstboksen for å angi at du vil bli påminnet om å sikkerhetskopiere QuickBooks-filen når du lukker QuickBooks. Intervallalternativene dine er hver gang, hver andre gang, hver tredje gang og så videre.

Aktiverer datakontroll: Bruk bekreftelsesknappene til å fortelle QuickBooks at den skal sjekke for dataintegritet når den sikkerhetskopierer dataene dine. Velg alternativknappen Komplett verifisering for QuickBooks beste og mest omfattende verifisering.

Alternativt, hvis du er noen som ikke har tid til de ekstra få sekundene med å dobbeltsjekke at dataverifisering tar, velg velg hurtigreferanse-knappen. Bedre ennå, vær forsiktig helt til vinden - varsomhet gjelder for babyer uansett - og velg knappen Ingen bekreftelse.

7Klikk på OK når du er ferdig med å spesifisere sikkerhetskopieringsstedet og alternativene, og klikk deretter Neste.

QuickBooks viser en dialogboks (ikke vist) som spør når du vil sikkerhetskopiere.

8Specifiser når du vil sikkerhetskopiere.

Vanligvis vil du sikkerhetskopiere når du velger kommandoen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering. I dette tilfellet, når QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller Sikkerhetskopi som spør "når?" spørsmålet, klikk på Lagre det nå-knappen.

Du kan imidlertid også fortelle QuickBooks å regelmessig planlegge sikkerhetskopier av QuickBooks-datafilen i henhold til noe smart system ved - når QuickBooks spør når? spørsmålet - klikk på Save It Now og Schedule Future Backups-knappene eller ved å klikke på knappen Kun tidsplan Future Backups.

Hvis du forteller QuickBooks at du vil planlegge sikkerhetskopier, viser QuickBooks et par dialogbokser som du bruker til å opprette den nye sikkerhetskopieringsplanen, ved å oppgi planen og ved å angi dagene og tidspunktene når sikkerhetskopieringen skal planlegges.

9 Klikk på Fullfør for å lukke dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopiering.

Når du har angitt hvordan sikkerhetskopiering skal fungere, klikker du på Fullfør. QuickBooks sikkerhetskopierer (eller lager en kopi av) den nåværende QuickBooks-firmafilen og lagrer den nye filkopien på sikkerhetskopieringsstedet.