Grunnleggende om sikkerhetskopiering av QuickBooks 2013 Datafil - dummies

En kritisk viktig oppgave som enten du eller noen medarbeider trenger å fullføre, er å sikkerhetskopiere QuickBooks 2013-dataene fil. Bokstavelig talt beskriver QuickBooks-datafilen bedriftens økonomiske forhold. Du ønsker absolutt ikke å miste datafilen.

For å miste datafilen kan det for eksempel bety at du ikke vet hvor mye penger du har, du vet ikke om du lager eller mister penger, og du vil ikke kunne enkelt eller nøyaktig utarbeide årlige selvangivelser.

Heldigvis er sikkerhetskopiering av QuickBooks-datafilen ganske enkel. Du må bare fullføre tre trinn:

1. Velg kommandoen Fil → Opprett kopi.

   QuickBooks viser dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopiering, som inneholder tre alternativer: muligheten til å lagre en sikkerhetskopi av QuickBooks-filen, muligheten til å opprette en bærbar bedriftsfil og muligheten til å opprette en regnskapsfører kopi.

2. Du vil lagre en sikkerhetskopi, så klikk på Backup Copy-alternativknappen; klikk deretter Neste for å fortsette.

   Du kan opprette enten en fullstendig sikkerhetskopieringsfil eller en bærbar bedriftsfil når du kopierer QuickBooks-filen. En bærbar bedriftsfil er mindre enn en reservefil, så det er mer praktisk å bevege seg rundt.

   Du kan for eksempel lettere sende e-post til en bærbar bedriftsfil. Gni med bærbare firmafiler er dette: QuickBooks må jobbe hardt for å scrunch den bærbare firmafilen til en liten størrelse. QuickBooks må også gjøre mer arbeid for å unscrunch filen senere når du vil jobbe med den.

   Når du klikker på Neste, vises dialogboksen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering, vist i illustrasjonen nedenfor.

   Du kan bare gå direkte til dialogboksen Lagre kopi eller sikkerhetskopiering vist nedenfor ved å velge kommandoen Fil → Opprett sikkerhetskopiering.

   

3. Angi om du vil lagre QuickBooks-sikkerhetskopifilen på ditt lokale firma eller til QuickBooks offsite datasenter.

   Klikk Lokal sikkerhetskopiering for å indikere at du vil lagre sikkerhetskopien av filen på datamaskinens harddisk eller en flyttbar lagringsenhet som en flash-stasjon.

4. Klikk på alternativknappen for å velge en sikkerhetsplassering.

   QuickBooks viser dialogboksen Alternativer for sikkerhetskopiering, som vist på illustrasjonen nedenfor.

   

5. Angi hvilken mappe eller diskplassering firmafilen skal sikkerhetskopieres.

   Du skriver bare inn et banenavn direkte i boksen som forteller hvor du skal lagre sikkerhetskopiene dine.

6. (Valgfritt) Velg sikkerhetskopieringsalternativene dine.

   Du kan også bruke dialogboksen Alternativer for sikkerhetskopiering for å angi når QuickBooks skal minne deg om sikkerhetskopiering og hvordan QuickBooks burde sikkerhetskopiere:

   1. Tidsstempler: For å legge til dato og klokkeslett for sikkerhetskopiering til sikkerhetskopifilens navn, merk av for Legg til dato og klokkeslett for sikkerhetskopien til filnavnet.

   2. Begrensning av sikkerhetskopier: For å fortelle QuickBooks, bør det bli kvitt gamle sikkerhetskopier, velg avgrense antall sikkerhetskopier kopier i denne mappen og deretter angi hvor mange sikkerhetskopier du vil beholde ved hjelp av den tilgrensende tekstboksen.

   3. Backup påminnelser: Velg påminn meg om sikkerhetskopiering når jeg lukker Min firmafil og den tilstøtende tekstboksen for å angi at du vil bli påminnet om å sikkerhetskopiere QuickBooks-filen hver gang, hver annen gang, hver tredje gang, og så videre, at du lukker QuickBooks.

   4. Data verifisering: Bruk bekreftelsesknappene til å fortelle QuickBooks at den skal sjekke for dataintegritet når den sikkerhetskopierer dataene dine. Velg alternativknappen Komplett verifisering for QuickBooks beste og mest omfattende verifisering.

7. Klikk på OK når du er ferdig med å spesifisere sikkerhetskopieringsstedet og alternativene, og klikk deretter Neste.

   QuickBooks viser en dialogboks som spør når du vil sikkerhetskopiere.

8. Bestem når du vil sikkerhetskopiere.

   Vanligvis vil du sikkerhetskopiere når du velger kommandoen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering. Du kan imidlertid også fortelle QuickBooks å regelmessig planlegge sikkerhetskopier av QuickBooks-datafilen i henhold til noe smart system.

   Hvis du forteller QuickBooks at du vil planlegge sikkerhetskopier, viser QuickBooks et par dialogbokser som du bruker til å opprette den nye sikkerhetskopieringsplanen, ved å oppgi planen og ved å angi dagene og tidspunktene når sikkerhetskopieringen skal planlegges.

9. Klikk Fullfør for å lukke dialogboksen Lagre kopi eller Sikkerhetskopiering.

   Når du har angitt hvordan sikkerhetskopiering skal fungere, klikker du på Fullfør. QuickBooks sikkerhetskopierer (eller lager en kopi av) den nåværende QuickBooks-firmafilen og lagrer den nye filkopien på sikkerhetskopieringsstedet.