Ekstra Tilpassingsalternativer for QuickBooks 2014 Fakturaer - dummies

QuickBooks skjemaer tilpasningsverktøy enkelt forvirrer nye QuickBooks brukere. Men vanligvis måten å starte noen tilpasning, er å lure med hva QuickBooks kaller sine tilleggsutstyrsmuligheter.

1Klikk på Opprett faktura-vinduets Formatering-faneblad, og klikk deretter på Tilpass dataoppsett-knappen.

QuickBooks viser dialogboksen Ekstra tilpasning. Denne dialogboksen gir deg kontroll over både informasjonen som vises på fakturaene og måten fakturaene skriver ut. Du kan ikke bruke dialogboksen Ekstra tilpasning hvis du jobber med en av standardfakturaens maler - bare hvis du jobber med en kopi.

Derfor kan QuickBooks be deg om å lage en kopi av en faktura mal når du klikker på tilleggsdefinisjonsknappen.

2Specifiser headerinformasjon.

I kategorien Overskrift i dialogboksen Tilleggskonfigurasjon kan du angi hvilken informasjon som går øverst i vinduet Opprett fakturaer og i det øverste området av en faktisk utskrevet faktura. Denne informasjonen, kalt toppteksten, inneholder fakturanummer, faktura dato og fakturerings- og fraktinformasjon.

Du kan også velge hvordan informasjon er merket ved å fylle inn eller redigere innholdet i tekstbokser. For eksempel kan du angi om skjemaets tittel skal vises i skjermversjonen av fakturaen (dette vil være i vinduet Opprett fakturaer) og i den trykte versjonen av fakturaen.

Tekstboksen Standard Tittel lar deg spesifisere hva skjemaets tittel skal være. På liknende måte kan du angi om dato skal vises på både skjermen og utskriftsversjonene av fakturaen, og hvilken etikett som skal brukes til å beskrive fakturadato. Figuren bruker den klare beskrivende teksten Faktura som faktura skjemaets tittel.

Når du gjør disse tilpasningene, oppdaterer QuickBooks forhåndsvisningsboksen, som vises i høyre halvdel av dialogboksen Ekstra tilpasning, slik at du kan se hvordan endringene ser ut.

3 Angi kolonninformasjon.

Kolonnens del av en faktura beskriver i detalj de elementene for hvilke en faktura regninger. For eksempel beskriver produktfaktura kolonner de spesifikke produktene, inkludert pris og kvantitet; De beskriver også elementene som faktureres. En tjenestefakturs kolonner beskriver de spesifikke tjenestene som faktureres.

Som du kanskje gjetter, ser du nøye på figuren, ser kategorien Kolonner i dialogboksen Tilleggskonfigurasjon ut som kategorien Header. Du bruker avmerkingsboksen Skjerm og utskrift for å angi om et bestemt stykke kolonnenivåinformasjon skal vises som en kolonne i vinduet Opprett fakturaer eller i den faktiske opprettede fakturaen.

På samme måte bruker du Tittel-tekstbokser til å angi de beskrivende etikettene QuickBooks bruker i vinduet Opprett fakturaer og i den trykte fakturaen.

Det eneste uvanlige alternativet som vises i kategorien Kolonner, er boksene Ordre tekst. Ordrenes bokser lar deg angi rekkefølgen (fra venstre til høyre) der kolonnene skal vises. Hvis varenummeret eller koden skal vises i den første kolonnen til venstre, for eksempel, skriver du inn verdien 1 i elementrutenes bestillingsboks.

4Specifiser prog kolonner informasjon.

Prog-kolonnene ?? En del av en faktura gir informasjon som er relevant for situasjoner der du bruker fremdriftsfakturaer. Du kan klikke på Prog Cols-fanen i dialogboksen Ekstra tilpasning for å legge til og fjerne slik informasjon som det bestilte beløpet, det tidligere fakturerte beløpet og eventuelle tilbakeførte beløp.

Kategoriene Header, kolonner og Prog Cols lar deg gjøre endringer i faktura skjemaene, men ikke bli for nervøs for å gjøre perfekte endringer første gang. Du kan enkelt se nøyaktig hvordan endringene dine ser ut ved å bruke Forhåndsvisning-boksen (hvis visningen din er bedre enn min) eller ved å klikke OK og deretter gjennomgå den nye versjonen av vinduet Opprett fakturaer nøye.

Hvis du oppdager at du har gjort en feil - kanskje du har brukt feil beskjedent tekst, eller du har feilbestilt kolonnene - kan du tilpasse fakturaen din igjen og dermed fikse tidligere feil.

5Specifiser bunntekstinformasjon.

Fanen Footer i dialogboksen Ytterligere tilpasning lar deg angi hvilken informasjon som vises i vinduet Opprett fakturaer under kolonnerområdet og i den faktiske utskrevne fakturaen under kolonnerområdet.

Bunntekstinformasjonen inneholder en kundemelding, faktura total, betalinger og kredittinformasjon, et balansefelt og (valgfritt) en lengre tekstboks. Du jobber med Footer-fanen på samme måte som du jobber med andre faner.

Hvis du vil ha litt informasjon, skal du merke avkrysningsboksen Skjerm og avkrysningsboksen Skriv ut. For å endre teksten som QuickBooks bruker, rediger innholdet i tekstboksen Tittel.

6Specifiser utskriftsinformasjon.

Fanen Skriv ut i dialogboksen Ekstra tilpasning lar deg bruke litt kontroll over hvordan QuickBooks skriver ut fakturaer som bruker malen du har tilpasset.

For eksempel kan radioknappene øverst på fanen angi at når du skriver ut denne fakturaen, bør QuickBooks bruke de vanlige gamle faktura skriverinnstillingene eller andre spesielle utskriftsinnstillinger. Utskriftsinnstillingene lar deg også fortelle QuickBooks hvordan den skal nummerere sidene på en faktura på flere sider.

Du kan returnere alle tilpassede fakturainnstillinger til standardinnstillingen ved å klikke på standardknappen. Når du gjør dette, fjerner du imidlertid eventuelle endringer eller tilpasninger du har laget.