Planlegging av PowerPoint-presentasjonen i Office 2008 for Mac-dummies

Planlegging kan gå langt for å gjøre Office 2008 til Mac PowerPoint-lysbildene enda bedre. Selv om du oppretter PowerPoint-presentasjoner, er det ikke vanskelig å lage gode, minneverdige tar tanke og planlegging. Vurder følgende forslag før du begynner å jobbe med PowerPoint lysbildepresentasjon.

Bruk 10/20/30-regelen

Her er noen gode PowerPoint-råd fra en fyr som sannsynligvis har sett flere PowerPoint-presentasjoner enn noen du kjenner: Guy Kawasaki, den tidligere Apple-evangelisten og grunnleggeren av Garage Technology Ventures. Etter hans mening bør hver presentasjon overholde reglene 10/20/30: En PowerPoint-presentasjon skal ha 10 lysbilder, ikke mer enn 20 minutter, og inneholder ingen skrift mindre enn 30 poeng.

Gi denne regelen noen tanke når du lager dine PowerPoint-presentasjoner. Det er absolutt ikke den eneste tankeskolen. Det er noen som tror at lysbildene ikke burde ha noen kuler, og andre som tror på presentasjoner, bør gjøres uten lysbilder. Og det er sikkert å være ganger når du vil (eller trenger) bryte med en eller alle disse reglene. Kort sagt, bruk det minste antall lysbilder du kan for å få poenget ditt. Ta så lite tid som mulig for å gjøre poenget ditt. Og vær oppmerksom på at tekst mindre enn 30 poeng er vanskelig å lese fra avstand og kan ikke få poenget ditt på tvers av.

Begynn med en oversikt

PowerPoint gir en oversiktsmodus som du kan bruke til å utvikle det første utkastet til presentasjonen. Med en oversikt, kan du fokusere på å organisere tankene dine og fortsette å forfine teksten i oversikten til du er fornøyd med at det får poenget ditt på en tydelig måte. Når du er fornøyd med omrisset, kan du begynne å snu den inn i lysbildene. Men til prosaen er perfekt (eller nær det), tenk ikke engang på lysbilder.

Hvis du bare dykker inn og begynner å lage lysbilder, vil du nok bruke for mye tid, slik at alt ser pent ut og ikke nok tid til å tenke på meldingen du prøver å levere.

For å lage oversikten, start et nytt PowerPoint-dokument ved å velge Arkiv → Ny presentasjon. Deretter klikker du på Normalvisning-knappen, og deretter klikker du på oversikten-fanen øverst i venstre rute. Klikk til høyre for det første lysbildesymbolet og begynn å skrive. Trykk på Retur på slutten av hvert emne. Hvis du vil gjøre et emne underordnet objektet over det, trykker du på Tab.

Hvis du er mer komfortabel med å bruke musen enn tastaturet, flytter du markøren over et lysbildesymbol, et punktum eller et dash til venstre for en hvilken som helst lysbilde, emne eller underemne.Når markøren er riktig plassert, endres den i flyttemarkøren. Når det gjøres, klikker du og drar til venstre eller høyre for å strekke inn eller fra, eller opp eller ned for å flytte elementet til et annet sted i omrisset.

Uansett hva du skriver i omrisset i venstre rute, vises automatisk på lysbildet i høyre rute. Ikke vær oppmerksom på lysbildet for nå. Bare skriv inn ordene og ordne dem til lysbilde titler, emner og underemner. Fortsett å jobbe med omrisset ditt til du føler at den forteller historien du prøver å fortelle i de færrest mulige lysbildene og ordene.

Endelig, bruk Words Send til PowerPoint-kommandoen (velg Arkiv → Send til → PowerPoint) for å importere en oversikt du allerede har opprettet i Word. Bare husk å formatere overskriften for hvert lysbilde med topptekst 1-stil og punktpunkter med topptekst 2 til 9 før du sender Word-dokumentet til PowerPoint. Ikke glem at teksten ikke er utformet med en av topptekstene ikke vises i PowerPoint.