10 Kontor 2016 Tastetrykk snarveier - dummies

Et vanlig tema for Office 2016 er at alle programmer ser og fungerer like. Etter at du lærer å bruke Word, vil du finne at det ikke er mye vanskeligere å lære Excel eller PowerPoint fordi Ribbon-fanene alle fungerer på lignende måter.

Enda bedre, fungerer de samme tastetrykkskommandoene i alle Office 2016-programmer. Ved å huske tastetrykkveiledninger, kan du jobbe raskere og mer effektivt med Office 2016, uansett hvilket bestemt program du kanskje bruker på det tidspunktet.

Beskytt deg selv med Angre (Ctrl + Z) og Redo (Ctrl + Y)

Mange mennesker er redd for å gjøre en feil, så de slår seg opp og prøver aldri noe nytt som kan spare dem tid og gjøre livet enklere. Heldigvis lar Office 2016 deg fritt eksperimentere med forskjellige kommandoer, fordi hvis du gjør noe, for eksempel slette eller endre tekst eller legge til et bilde eller en side, kan du umiddelbart reversere det du bare gjorde ved å bruke Angre kommandoen (Ctrl + Z) med en gang.

Med Angre-kommandoen beskytter du, kan du prøve forskjellige kommandoer for å se hva de gjør. Hvis ting ikke virker som du trodde, trykker du på Ctrl + Z og angir de siste endringene.

Hvis du avslutter å fortryke en endring og så plutselig innser at du ikke vil fortryde denne endringen, kan du gjenta en kommando du tidligere reverserte. For å gjenta en kommando som du hadde angret, velg kommandoen Gjenta (Ctrl + Y).

Klipp (Ctrl + X), Kopier (Ctrl + C) og Lim inn (Ctrl + V)

Redigering av en fil betyr ofte at du flytter eller kopierer data fra ett sted til et annet. Forståelig er tre av de vanligste kommandoene Klipp, Kopier og Lim inn kommandoer.

For å bruke Klipp eller Kopier-kommandoen, velg bare et element (tekst eller bilde) og velg Klipp eller Kopier-ikonet på Hjem-fanen (eller trykk Ctrl + X for å kutte eller Ctrl + C for å kopiere).

Både Klipp og Kopier-kommandoer brukes oftest med kommandoen Lim inn. Men kommandoen Cut, uten Paste-kommandoen, er egentlig ekvivalent med å slette valgt tekst eller objekter.

Hver gang du velger Klipp eller Kopier-kommandoen, lagrer Office 2016 automatisk de valgte dataene (tekst eller bilder) på Office Utklippstavlen, som kan inneholde opptil 24 elementer. Etter at du har kuttet eller kopiert elementer til Office Utklippstavlen, kan du alltid hente dem.

Hvis du slår av datamaskinen eller avslutter Office 2016, går tingene på Office-utklippstavlen tapt.

Lagre en fil (Ctrl + S)

Stol på aldri at datamaskinen, operativsystemet eller Office 2016 vil fungere når du trenger det. Derfor bør du lagre filen regelmessig mens du arbeider: Hvis du ikke gjør det, og strømmen plutselig går ut, vil du miste alle endringene du har gjort i filen siden sist du lagret den.Hvis siste gang du lagret en fil, var 20 minutter siden, vil du miste alle endringene du gjorde de siste 20 minuttene.

Det er en god ide å lagre filen regelmessig, for eksempel etter at du har gjort mange endringer i en fil. For å lagre en fil, trykk Ctrl + S eller klikk på Lagre-ikonet på verktøylinjen Hurtig tilgang.

Første gang du lagrer en fil, ber Office 2016 deg om et beskrivende navn. Etter at du har lagret en fil minst én gang, kan du velge Lagre-kommandoen, og Office 2016 vil lagre filen uten å forstyrre deg med en dialogboks.

Skrive ut en fil (Ctrl + P)

Til tross for alle løftene til et papirløst kontor, skriver flere personer ut og bruker papir enn noen gang før. Som et resultat er en av de vanligste kommandoene du vil bruke, kommandoen Skriv ut.

For å velge kommandoen Skriv ut, trykk Ctrl + P. Dette skriver umiddelbart ut en kopi av hele dokumentet. Hvis du vil velge hvilke sider som skal skrives ut eller hvor mange kopier som skal skrives ut, klikker du kategorien Fil og velger Skriv ut i stedet.

Kontrollere stavemåten din (F7)

Før du lar noen se filen, kjør du først en stavekontroll. Bare trykk på F7, og Office 2016 kontrollerer stavingen av teksten din flittig. Når stavekontrollen finner et mistenkelig ord, viser det en dialogboks som lar deg velge riktig stavemåte, ignorerer det fremhevede ordet eller lagre det uthevede ordet i Office 2016-ordlisten, slik at det ikke merker dette ordet som feilstavet igjen.

Stavekontrollere er praktiske og nyttige, men de kan lett lure seg. Du kan stave et ord riktig (for eksempel deres) , men bruk det ordet feil, for eksempel Du knytter to beveger seg over deres. Stavekontroll vil ikke alltid gjenkjenne grammatiske feil, slik at du fremdeles trenger å korrekturlese filen manuelt for å være sikker på at du ikke har feilstavede eller feil ord i filen.

Hvis du ikke vil at Office 2016 skal stavekontrollere hele filen, markerer du bare teksten du vil stavekontrollen, og trykker deretter F7.

Åpne en fil (Ctrl + O)

Generelt vil du bruke mer tid på å jobbe med eksisterende filer enn å lage nye. I stedet for å tvinge deg til å klikke kategorien Filer hver gang, og finn Åpne-kommandoen, trykk bare Ctrl + O i stedet. Dette viser umiddelbart et åpent vindu, slik at du kan velge en fil som skal åpnes.

Opprette en ny fil (Ctrl + N)

Normalt, hvis du vil opprette en ny fil i Office 2016, må du klikke kategorien Fil og klikke Ny. Da må du bestemme om du vil lage et tomt dokument eller bruke en mal.

Her er en rask måte å lage et tomt dokument på: Bare trykk Ctrl + N. Office 2016 lager umiddelbart en tom fil uten at du gjør det gjennom noen vinduer.

Ved å trykke Ctrl + N i Outlook 2016 opprettes et annet element, for eksempel å opprette en ny e-postmelding eller -oppgave, avhengig av hva du gjør med Outlook på det tidspunktet.

Finne tekst (Ctrl + F)

Med kommandoen Finn kan du søke etter et ord eller en setning begravet et sted i filen. For å bruke kommandoen Finn, trykk bare Ctrl + F. Dette åpner en dialogboks som lar deg skrive inn teksten du vil finne.

Finne og erstatte tekst (Ctrl + H)

Noen ganger må du kanskje finne og erstatte tekst med noe annet, for eksempel å erstatte fetterens navn med eget navn (spesielt nyttig for å endre en vilje i en rik arv). For å finne og erstatte tekst, trykk Ctrl + H. Når en dialogboks vises, skriver du inn teksten du vil finne og teksten du vil erstatte den.

Når du erstatter tekst, kan du velge å bruke kommandoen Erstatt eller Erstatt alle. Med kommandoen Erstatt kan du vurdere hvert ord før du erstatter det for å sikre at det er det du virkelig vil gjøre. Kommandoen Erstatt alle erstatter tekst uten at du får en sjanse til å se om den er riktig. Når du bruker kommandoen Erstatt alle, må du være oppmerksom på at Office 2016 kan erstatte ord feil. For eksempel kan i tillegg til å erstatte Bob med Frank, Office 2016 også erstatte alle forekomster av Bobcat med Frankcat, som trolig er noe du ikke vil gjøre.

Lukke et vindu (Ctrl + W) eller program (Alt + F4)

For å lukke et vindu, kan du enten klikke på vinduet Lukk boks eller klikke kategorien Fil og deretter Lukk. For et raskere alternativ, trykk bare Ctrl + W for å lukke det nåværende vinduet med en gang.

Hvis du ikke har lagret innholdet i det nåværende vinduet, viser Office 2016 en dialogboks som spør om du vil lagre dataene dine før den lukker vinduet.

Hvis du vil avslutte det pågående programmet helt, bare trykk Alt + F4. Hvis du har åpne, ikke-lagrede filer, vil Office 2016 først spørre om du vil lagre dem før du lukker filene og lukker programmet.