Importerer data til MYOB-dummies

Visste du at du kan importere data til MYOB fra andre applikasjoner? For eksempel, kanskje du har en liste over kundenavn og adresser et annet sted på datamaskinen din (kanskje i en Word-fil, en databasefil eller i Excel), og du vil importere denne informasjonen til MYOB. Slik importerer du kunde- eller leverandørdetaljer i blikket på øyet.

Organisere dataene dine

Første trinn når du importerer data, er å manipulere din kunde- eller leverandørliste til et format som MYOB kan forstå.

1. Hvis dine kunde- eller leverandørdetaljer er for tiden i en tekstbehandling eller database, kan du prøve å få disse detaljene til et regneark før du prøver å importere informasjonen til MYOB.

   Hvis dataene dine for eksempel er lagret i en database som Microsoft Access, kan du vanligvis lagre disse dataene i et format som kan åpnes i Excel.

2. Bruk regnearkprogramvare som Excel, ordne informasjonen pent i kolonner.

   Ryd dataene dine slik at alle navnene er listet opp etter hverandre, alle adressene er listet opp etter hverandre og så videre. Med adresser, skille gate, by, stat og postnummer i fire separate kolonner.

3. Sett inn en rad øverst på listen din (hvis du ikke har gjort det allerede) som merker kolonnene.

   For eksempel Navn, Telefon 1, Telefon 2, Kontakt og så videre. Denne raden kalles toppraden.

4. Lagre dette regnearket som en filavgrenset fil.

   For eksempel i Excel, gå til Fil-menyen, klikk Lagre som, og velg deretter Tab-Avgrenset som filtype. Det Tab-Avgrensede filformatet gjør det enkelt for MYOB-programvaren å lese.

Importere dataene dine

Nå som du har dataene dine, er du klar til å importere denne informasjonen til MYOB. Hold fast, her går:

1. Fra Fil-menyen i MYOB velger du Import / Export Assistant.

2. Velg Importer data og klikk på Neste.

3. Velg Kort som datatype, og enten Kundekort eller Leverandørskort som korttype.

4. Klikk Bla gjennom, naviger til mappen der du lagret dataene dine, og velg filen du vil importere. Klikk på Neste.

5. Feil med innstillingene og klikk på Neste.

   Ting blir ganske tekniske på dette punktet. Men vær aldri redd! Fortell MYOB at dataene dine er adskilt av faner, at den første linjen inneholder overskrifter, at hvis data allerede finnes, vil du oppdatere den, og for å matche kort ved hjelp av etternavnet. (Skjermbildet nedenfor viser hvordan disse innstillingene ser ut.)

   

6. Klikk Auto Match for å få MYOB til automatisk å matche felt og klikk deretter Neste.

   Alternativt kan du matche felt manuelt ved først å markere importfeltet til venstre, og deretter klikke på det tilsvarende importfeltet til høyre.Gjør dette en etter en til hvert felt til venstre matches med et felt til høyre.

7. Når du blir bedt om det, gjør du en sikkerhetskopi av filen din.

   Hvorfor bryter sikkerhetskopiering? Hvis du virkelig ødelegger importen din (som noen ganger skjer første gang), kan du gjenopprette sikkerhetskopien din og starte på nytt.

8. Klikk Importer, og beundre når moroa begynner.

   Noen ganger importerer det vondt lang tid, noen ganger bare noen få sekunder. Imidlertid er importen fullført når en herlig melding dukker opp for å informere deg om din suksess (eller feil). Hvis importen din feilet, må du lese meldingen nøye!

Feilsøking hvis ting går galt

Det må være enkelt å importere kortdetaljer i MYOBs firmafil, men mange gremlins kan gi deg en feilmelding. Hvis du får en melding etter at du har importert data som sier at importen hadde feil eller advarsler, følger du spørringen for å vise feilloggen.

• Hvis importen hoppet over en post, betyr det at noe var så ille at MYOB ignorerte denne kunden eller leverandøren helt.

• Hvis du får en advarsel, betyr dette at et mindre problem oppstod, og MYOB har avvist en del av kunden eller leverandørens detaljer (for eksempel har MYOB lagt til kundenavnet, men ikke adressen eller telefonnummeret).

Feilloggen viser en liste over hver post som har et problem, med en feilkode som vises i begynnelsen av hver enkelt. I begynnelsen ser disse feilkoder ut som uforståelig sjargong (Feil -7 betyr for eksempel ikke mye for uinitiert). Men toppen av denne rapporten gir en liste over hva hver feilmelding betyr.

Når du har identifisert hvilke poster som ikke ble importert riktig og hvorfor, kan du lage en av to trekk. Hvis bare noen få kort påvirkes, åpner du firmafilen og retter disse kortene en etter en. På den annen side, hvis det meste av importen ikke virket, er det beste alternativet å gjenopprette sikkerhetskopien, fikse opp importfilen og prøve igjen.