Hvordan du lager en innkjøpsordre i QuickBooks 2010 - dummies

Du kan bruke QuickBooks til å opprette en innkjøpsordre for bedriften din. En innkjøpsordre forteller en leverandør som du vil kjøpe noe element. Faktisk er en innkjøpsordre en kontrakt å kjøpe.

1Velg leverandører → Opprett innkjøpsordre.

QuickBooks viser vinduet Opprett innkjøpsordre.

2Velg leverandøren fra hvem du vil kjøpe varen, fra rullegardinlisten Leverandør.

Leverandør-rullegardinlisten inneholder hver av leverandørene i leverandørlisten din.

3 (Valgfritt) Klassifiser kjøpet ved å bruke rullegardinlisten Klasse.

Du kan bruke klasser til å angi hvilken del av virksomheten du bruker kjøpet til.

4 (Valgfritt) Endre adressen ved å velge et navn fra rullegardinlisten Skip til.

Skal til-rullegardinlisten viser en liste over alle dine kunder, leverandører og ansatte. Når du har valgt en oppføring fra listen Send til, fyller QuickBooks i Send til adressefeltet med den aktuelle informasjonen.

5 Bekreft innkjøpsordrenes dato.

I utgangspunktet legger QuickBooks gjeldende systemdato inn i datafeltet. Du bør imidlertid bekrefte at datoen QuickBooks går inn når kjøpsordren er korrekt.

6 Bekreft innkjøpsordrenummeret.

Innkjøpsordren, eller P. O., nummer identifiserer identisk innkjøpsordren. QuickBooks sekvensielt antall innkjøpsordrer for deg og plasserer riktig nummer i boksen P.O. nr. Gissingen som QuickBooks gjør om riktig innkjøpsordrenummer er vanligvis riktig. Hvis det ikke er riktig, kan du skrive inn et erstatningsnummer.

7Kontrollér leverandøren og send til informasjon.

Leverandørblokken og Ship To Block identifiserer leverandøren fra hvem du kjøper varen og adressen du vil at leverandøren skal sende forsendelsen til. Hvis informasjonen ikke er riktig, fikser du det selvfølgelig. Du kan redigere adresseblokkinformasjon ved å velge feil informasjon og deretter taste inn hva som helst som skal vises.

8 I kolonnen Vare registrerer du det unike elementnummeret for elementet du vil kjøpe.

Husk at elementer må skrives inn eller beskrives i elementlisten. Det viktigste ved å vite om varelisten er at alt som du vil vise på fakturaen - eller, for den saks skyld, i en kjøpsordre - må beskrives i varefilen.

9 I kolonnen Beskrivelse skriver du inn noen detaljer om elementet du velger.

Du kan også redigere Beskrivelse-feltet slik at det gir mening for kunder eller leverandører.

10Velg mengden av elementet du vil ha i Antall-kolonnen.

Åpenbart oppgir du nummeret til det aktuelle elementet du vil ha.

11 I pris kolonnen oppgir du prisen per enhet eller pris per enhet for varen.

QuickBooks bruker forskjellige etiketter for denne kolonnen, avhengig av hvilken type virksomhet du har satt opp.

12 Skriv inn kundens navn i kolonnen Kunde.

I dette skjemaet er kunden den personen for hvilken varen blir kjøpt.

13 (Valgfritt) I kolonnen Mengde, juster du totalverdien for elementet.

QuickBooks beregner beløpsverdien for deg ved å multiplisere mengden etter pris (eller pris). Hvis du justerer denne summen, justerer QuickBooks hastigheten (eller prisen) slik at antallet ganger ganger alltid tilsvarer beløpet.

14 I klassekolonnen klassifiserer du innkjøpsordreelementer på elementnivået, i stedet for på innkjøpsordrenivå.

Du skriver inn en beskrivelse av hvert element som skal inkluderes i innkjøpsordren. Hvis du for eksempel vil bestille seks elementer fra en leverandør, bør innkjøpsordren din inneholde seks linjer med informasjon.

15Klikk på Skriv ut-knappen for å skrive ut innkjøpsordren.

Du kan også skrive ut bestillinger senere i en batch; for å gjøre det, lagre alle innkjøpsordrene du vil opprette, og velg deretter Arkiv → Skriv ut skjemaer → Innkjøpsordre.

16Klikk enten på Lagre og Lukk-knappen eller på Lagre og Ny.

Hvis du klikker Lagre og Ny-knappen, lagrer QuickBooks den innkjøpsordren og viser en tom versjon av vinduet Opprett innkjøpsordre, slik at du kan ta opp en annen innkjøpsordre.