Hvordan lage et jobbestimat i QuickBooks 2016 - dummies

I QuickBooks starter jobbkostnad med et estimat. Et estimat er bare en liste over de estimerte kostnadene du vil pådra deg for en jobb du skal utføre for noen kunder. Forutsatt at du allerede har opprettet en jobb og fortalte QuickBooks at du bruker anslag, er disse trinnene du følger for å opprette et estimat:

1. Velg kunder → Opprett estimater.

   QuickBooks åpner et Create Estimates-skjema, som har en uhyggelig likhet med Create Faktura-skjemaet som du har sett hvis du har jobbet med QuickBooks i det hele tatt.

   

   Vinduet Opprett estimater.

2. Begynn å fylle ut emnene.

   Velg riktig kunde: jobb fra rullegardinlisten øverst i skjemaet. QuickBooks fyller automatisk inn så mye informasjon som mulig - vanligvis minst tekstboksen Navn / adresse - på skjemaet. I eksemplet er jobben "Unique Design for Grotto Shop", "Unique Design for Grotto Shop" som den fiktive jobben din fiktive detaljhandel hadde avtalt å utføre.

   Hvis du har konfigurert QuickBooks for å spore klasser, vises den riktige rullegardinmenyen øverst i skjemaet. Gå videre og bruk boksen, hvis det er aktuelt.

   Gjør det mulig å endre standardinnstillingene - dato og estimat #, for eksempel.

3. Legg til postene - detaljer, detaljer, detaljer.

   Du fyller ut detaljene i et Opprett estimater-vindu på samme måte som du fyller ut detaljene i et Create Faktura-vindu.

   Ett felt som er unikt for vinduet Opprett estimater, er Markup. Markup-feltet, som vises i noen versjoner av vinduet Opprett estimater, legger til en angitt prosentandel av priselementets totalpris. Se bildet ovenfor, hvor oppmerkingsprosentene er angitt som 100%, slik at beløpene i kolonnekatalysatoren blir doblet i summen, eller økt med 100%.

   Hvis den angitte merkingen lik 100 (og ikke 100%), vil verdiene som vises i kolonnen Total, alle være $ 100 større. Markup-feltet vises ikke i alle versjoner av Estimates-malen: Bare skablene for tilpassede estimater og forslag.

   Alle linjeposter som du vil inkludere på jobboppgaven din, må beskrives i listen Elementer. Vær oppmerksom på at fordi du ofte selger arbeid til kunder og kunder ved delvis å bruke et estimat, vil du vanligvis inkludere fulle beskrivelser av elementene.

4. (Valgfritt) Legg til tilleggsinformasjon.

   Bruk noen av de andre boksene som er tilgjengelige i vinduet Opprett estimater, for å samle inn og lagre tilleggsinformasjon.For eksempel, akkurat som med vinduet Opprett fakturaer, kan du klikke på rullegardinlisten Kundemelding og velge eller skrive en vennlig melding.

   Du kan også bruke Notatfeltet til å skrive et notat til deg selv om jobben. Eller kanskje legge til noen notater om manuskriptet du har tenkt på pitching til studioene. Uansett hva passer din fancy.

Hvis du vil inkludere andre elementer i vinduet Opprett estimater, kan du tilpasse det aktuelle vinduet. Klikk på Formatering-fanen for å vise formateringsbåndet, og klikk deretter på Tilpass dataoppsett-knappen. QuickBooks viser en dialogboks som du kan bruke til å kontrollere hvilke biter av informasjon som vises på estimatet.

Før du skriver ut dette estimatet, husk at informasjonen i vinduet Opprett estimater ikke er den samme informasjonen som vises på det skriftlige estimatet. Hvis du vil se hvordan den trykte versjonen ser ut, klikker du på nedpilen under Skriv ut-knappen i vinduet Opprett estimater, og velg Forhåndsvis fra rullegardinlisten. Resultatet er et fullside-bilde, krympet for å passe på skjermen.

Hvis du ikke har lagret ditt estimat ennå, går du videre og klikker enten Lagre og Ny knapp eller Lagre og lukk-knappen.

For å undersøke estimatet (eller hvilken som helst skjermbilde QuickBooks skjema) nærmere, enten klikk på Zoom inn-knappen øverst på forhåndsvisningsskjermbildet eller flytt musepekeren over bildet. Når markøren ser ut som et forstørrelsesglass med et pluss-tegn (+), klikker du på venstre museknapp. Fordi du bare kan se en del av forhåndsvisningen på denne måten, bruk rullefeltene nederst og til høyre for vinduene for å flytte rundt til de forskjellige områdene.

Merk at forstørrelsesglasset nå har et minus (-) tegn på det, og Zoom In-knappen skifter til Zoom ut. Hvis du fyller ut mer enn ett estimat, kan du bruke knappene Forrige side og neste side på skjermbildet Forhåndsvisning for å se på andre estimater. Når du er ferdig, klikker du på Lukk-knappen.

Når du kommer tilbake til vinduet Opprett estimater, klikker du på Skriv ut-knappen. QuickBooks Pro viser dialogboksen Print One Estimate. Klikk Skriv ut for å skrive ut estimatet uten ytterligere ado.

Hvis du ikke har brukt QuickBooks til å skrive ut estimater før, må du kanskje konfigurere skriveren for denne oppgaven først. For å gjøre dette, velg Arkiv → Skriveroppsett og velg deretter Estimat fra rullegardinmenyen Formular. Angi skriverinnstillingene du vil ha for utskriftestimater. (Denne prosessen fungerer på samme måte som den gjør for å skrive ut andre skjemaer, for eksempel fakturaer.) Klikk på OK når du er ferdig.

Dialogboksen Skriv ut en estimering som QuickBooks viser når du klikker på Skriv ut i vinduet Opprett estimater, fungerer også på samme måte som dialogboksen Print One Invoice gjør.