Hvordan du lager en tilpasset faktura i QuickBooks 2010 - dummies

Selv om du kan velge en forhåndsdefinert fakturaformularmal for fakturaene, gir QuickBooks 2010 deg mer fleksibilitet enn det. Du kan også opprette egendefinerte faktura skjemaer for å designe en faktura som ser ut akkurat slik du vil.

1Velg kundene → Opprett fakturaer.

Vinduet Opprett fakturaer vises.

2 Klikk på Tilpass-knappen.

QuickBooks viser Tilpass QuickBooks Forms-vinduet.

3 Klikk på knappen Tilpass dataoppsett.

Hvis du klikker på knappen Tilpass dataoppsett, bør QuickBooks vise dialogboksen Grunnleggende tilpasning.

Alternativt klikker du på Create New Design-knappen for å gå til et nettsted som går gjennom en fullverdig grafisk design-økt for fakturaen. Følg nettstedets instruksjoner, som vises på websidene.

4 Klikk på Administrer maler-knappen.

Dialogboksen Administrer maler vises.

5Velg fakturaen du vil tilpasse.

QuickBooks leverer i utgangspunktet en tilpasset faktura mal og en økonomilademal du kan tilpasse.

Alternativt kan du velge en av de eksisterende mallene, og deretter klikke Kopier for å opprette og deretter tilpasse en av disse malene mens originalet holdes.

6Klikk OK.

QuickBooks lukker dialogboksen Administrer maler og returnerer deg til dialogboksen Grunnleggende tilpasning.

7 Hvis du vil legge til en logo i fakturaene, merker du av for Bruk logotype.

QuickBooks viser dialogboksen Velg bilde.

8 Velg den grafiske bildefilen som viser logoen din i dialogboksen Velg bilde.

Dialogboksen Velg bilde fungerer som en standard dialogboksen for åpen dialog i Windows.

9For å legge til farge på fakturaene dine, velg fargeskjemaet du vil bruke fra rullegardinlisten Velg fargeskjema, og klikk deretter på Bruk fargeskjema.

Legg bare på farge hvis du har en fargeskriver og bryr deg ikke om du bruker en liten formue på farget blekk.

10 For å endre skrifttypen, velg teksten du vil ha fra listen Endre skrift for, og klikk på Endre skrift-knappen.

QuickBooks viser dialogboksen Eksempel.

11 Bruk dialogboksen Eksempel på Font, Font Style og Size for å angi hva den valgte teksten skal se ut.

Dialogboksen Eksempel inneholder en Eksempel boks som viser hvordan skriften endres.

12 Når du fyller ut spesifikasjonen for skriften, klikker du OK.

Eksempel-dialogboksen lukkes.

13 I delen Firma og transaksjonsinformasjon i dialogboksen Grunnleggende tilpasning, merk av i boksene som samsvarer med informasjonen du vil inkludere.

Hvis du vil at firmanavnet skal vises på faktura skjemaet - betyr dette at du ikke bruker brevpapir eller preprinted faktura skjemaer - merk av for Navn på selskap.

14 (Valgfritt) Klikk på Ekstra Tilpassing-knappen.

Hvis knappen Ekstra tilpasning ikke vises nederst i dialogboksen Grunnleggende tilpasning - og i noen versjoner av QuickBooks, ikke det - klikk på Avbryt-knappen.

QuickBooks viser dialogboksen Ekstra tilpasning. Du kan ikke bruke dialogboksen Ekstra tilpasning hvis du jobber med en av standardfakturaens maler - bare hvis du jobber med en kopi. Derfor kan QuickBooks be deg om å lage en kopi av en faktura mal.

15 I kategorien Header skriver du inn informasjonen du vil vises i øverste del av vinduet Opprett fakturaer og i det øverste området av en faktisk faktura.

Denne informasjonen inneholder fakturanummer, faktura dato og fakturerings- og fraktinformasjon.

16 Bruk avmerkingsboksen Standardtittel for å angi om skjemaets tittel skal vises på skjermversjonen av fakturaen og på den trykte versjonen av fakturaen.

Skjermversjonen vises i vinduet Opprett fakturaer.

17 I tekstboksen Standard Tittel, skriv inn skjemaets tittel.

Skriv hvilken som helst beskrivende frase du vil se øverst på fakturaene dine.

18 Bruk avkrysningsboksen Dato for å angi om datoen skal vises på skjermen og skrive ut versjoner av fakturaen.

Inkluder også hvilken etikett som skal brukes til å beskrive faktura dato.

19Klikk kategorien Kolonner i dialogboksen Ytterligere tilpasning.

kategorien Kolonner åpnes.

20Velg hvilke kolonner du vil vises ved å merke av i boksene og skrive inn beskrivende etiketter i tekstboksen Tittel.

Bruk avmerkingsboksen Skjerm og utskrift for å angi om et bestemt stykke kolonnivåinformasjon skal vises som en kolonne i vinduet Opprett fakturaer eller på den faktiske opprettede fakturaen.

21 Sett kolonnene i ønsket rekkefølge ved å skrive inn verdier i tekstordboksen.

Hvis varenummeret eller koden skal vises i den første kolonnen til venstre, skriver du for eksempel verdien 1 i tekstboksen Artikkelordre.

22 (Valgfritt) Klikk kategorien Prog Cols.

I denne kategorien kan du legge til og fjerne informasjon som det bestilte beløpet, det tidligere fakturerte beløpet og eventuelle tilbakeførte beløp.

23 Klikk på fanebladet Footer.

I denne kategorien kan du angi hvilken informasjon som vises i vinduet Opprett fakturaer under kolonnerområdet og på den faktiske trykte fakturaen under kolonnerområdet.

24 Hvis du vil ha litt bunntekstinformasjon, skal du merke avkrysningsboksen Skjerm og avkrysningsboksen Skriv ut; For å endre teksten som QuickBooks bruker, rediger innholdet i tekstboksen Tittel.

Bunntekstinformasjonen inneholder en kundemelding, faktura total, betalinger og kredittinformasjon, et balansefelt og (valgfritt) en lengre tekstboks.

25Klikk kategorien Skriv ut.

I denne kategorien kan du kontrollere hvordan QuickBooks skriver ut fakturaer som bruker malen du har tilpasset.

26Velg en radioknapp øverst på fanen.

Med radioknappene øverst på fanen kan du angi at når du skriver ut denne fakturaen, bør QuickBooks bruke de vanlige gamle faktura skriverinnstillingene eller andre spesielle utskriftsinnstillinger.

27Klikk på OK.

QuickBooks lagrer endringene og lukker dialogboksen Ekstra tilpasning.