Hvordan lage og sende en Word 2010 Mail Merge E-Mail - dummies

I Word 2010, Mail-fusjonering involverer du å åpne et enkelt Word-dokument, røre på en liste over navn og annen informasjon, og deretter kombinere (flette) alt. Med Word kan du spy ut e-postmeldinger ved hjelp av E-post-alternativet for sammenslåing av brev. (Dette alternativet fungerer bare når du har konfigurert Microsoft Outlook-programmet på datamaskinen din.)

1Start et nytt, tomt dokument.

Du kan bruke hurtigtasten Ctrl + N.

2 På kategorien Mailings velger du Start Mail Merge → E-Mail Messages.

Ordendringer til Web Layout-visning, som brukes til å lage Internett-dokumenter i Word.

3Kryp e-postmeldingen din og skriv feltene i meldingen ved å bruke ALL CAPS.

Ved å bruke ALL CAPS, kan du enkelt finne delene av meldingen som skal tilpasses, for eksempel noen navn og plassering.

4 Lagre dokumentet.

Du kan lagre ved å bruke hurtigtastet Ctrl + S.

5 På kategorien Mailings, velg Velg mottakere → Skriv ny liste i kategorien Start postfusjon.

Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, har du ikke riktig opprettet hoveddokumentet. Ellers ser du dialogboksen Ny adresseliste.

Word antar at du trenger et dusin eller så felt for brevfusjonen din, noe som er dumt, men et nummer du må håndtere. Følgende trinn fjerner feltene du ikke trenger i dokumentet, og erstatter dem med feltene dokumentet krever.

6 Klikk på Tilpass kolonneknappen.

Dialogboksen Tilpas adresseliste vises, viser felt som Word antar du trenger … Slik tåpelighet kan ikke tolereres.

7Velg et felt du ikke trenger, og klikk på Slett-knappen.

En bekreftelsesdialogboksen vises.

8 Klikk på Ja i bekreftelsesdialogboksen.

Dialogboksen lukkes, og det unødvendige feltet forsvinner.

9 Gjenta trinn 8 og 9 for hvert felt du ikke trenger.

Etter å ha fjernet overskytende felt, er neste trinn å legge til feltene du trenger - hvis noen.

10 Hvis du vil legge til et felt som trengs i dokumentet ditt, klikker du på Legg til-knappen.

Dialogboksen Teeny Add Field åpnes.

11 Skriv inn feltnavnet og klikk på OK-knappen.

Navn feltet for å gjenspeile den typen informasjon i den; for eksempel Shark Bite Location.

12 Gjenta trinn 11 og 12 for hvert nytt felt du trenger i hoveddokumentet.

Når du er ferdig, vurder listen. Det bør samsvare med listen over ALL CAPS-felt i dokumentet ditt (hvis du velger å lage dem).Ikke bekymre deg hvis det ikke gjør det - du kan legge til felt senere, men det tar mer tid.

13Klikk på OK.

Du ser nå at tilpassede felt vises som kolonneoverskrifter i dialogboksen Ny adresseliste.

Nå er du klar til å fylle ut mottakerlisten.

14Type rekordets data.

Skriv inn informasjonen som passer til hvert felt: et navn, en tittel, en favoritt sushi-spot eller en opprinnelsesplan, for eksempel.

15Trykk på Tab for å gå inn i neste felt.

Etter at du har fylt ut det siste feltet, vil du sannsynligvis legge til en annen post.

16Til å legge til en ny post, trykk på tasten Tab etter at du har lagt inn det siste feltet.

Når du trykker Tab-tasten på det siste feltet i en post, blir en ny plate automatisk opprettet og lagt til i neste linje.

17 Gjenta trinn 15 til 17 til du skriver inn alle postene du vil ha.

Fortsett å fylle inn data!

18Gjennom arbeidet ditt når du er ferdig.

Du kan redigere et hvilket som helst felt i en hvilken som helst plate ved å velge den med musen.

19Klikk på OK.

En spesiell Save As-dialogboks dukker opp, slik at du kan lagre mottakerlisten.

20Type et navn på mottakerlisten.

Beskrivende navn er best. Tross alt kan du kanskje bruke samme mottakerliste igjen.

21Klikk på Lagre-knappen.

Du kommer tilbake til dokumentet ditt. Det neste trinnet i din mail-merge agony er å røre feltene fra mottakerlisten inn i hoveddokumentet.

22Velg en feltplassholder i hoveddokumentet.

Hvis du brukte ALL CAPS plassholdere til å sette inn felt i dokumentet, bør du kunne finne dem enkelt.

23Klikk på kommandoknappen Sett sammen flettefelt.

Sett inn fusjonsfelt-menyen, og viser felt i henhold til mottakerlisten som er knyttet til hoveddokumentet.

24Velg riktig felt for å sette inn i teksten.

Hvis du for eksempel erstatter teksten FIRST i dokumentet ditt med et første felt, velger du det første feltet fra menyen Sett sammen flettefelt. Feltet er satt inn i dokumentet ditt og erstatter ALL CAPS-teksten.

25 Fortsett å legge til felt til dokumentet er ferdig.

Gjenta trinn 23 til 25 som nødvendig for å holde alle feltene i dokumentet ditt.

26 Lagre hoveddokumentet.

Du er nå klar til å sende ut flere e-postmeldinger.

27Velg Fullfør og flett → Send e-postmeldinger.

Dialogboksen Flett til e-post vises.

28Velg e-postadressefeltet fra rullegardinlisten Til.

Mottakers listen til dokumentet ditt må inneholde en e-postadresse, om adressen vises i dokumentet eller ikke. Hvis ikke, rediger mottakerlisten for å inkludere adressen.

29 Skriv inn en emnelinje for meldingen, og klikk OK.

Det ser ut som ingenting har skjedd, men meldingene er plassert i Outlook-utboksen.

30Open Outlook.

Når du har åpnet Outlook, sendes meldingene du står i kø (hvis du har Outlook konfigurert til å sende ventende meldinger når den åpnes).