Innholdsfortegnelse:
- 1Start et nytt, tomt dokument.
- 2 På kategorien Mailings, velg Start Mail Merge → Letters i kategorien Start Mail Merge.
- 3Type feltene du trenger i ALLE CAPS.
- 4Vis hoveddokumentet.
- 5 På kategorien Mailings, velg Velg mottakere → Skriv ny liste i kategorien Start postfusjon.
- 6 Klikk på Tilpass kolonneknappen.
- 7Velg et felt du ikke trenger, og klikk på Slett-knappen.
- 8 Klikk på Ja i bekreftelsesdialogboksen.
- 9 Gjenta trinn 8 og 9 for hvert felt du ikke trenger.
- 10 Hvis du vil legge til et felt som trengs i dokumentet ditt, klikker du på Legg til-knappen.
- 11 Skriv inn feltnavnet og klikk på OK-knappen.
- 12 Gjenta trinn 11 og 12 for hvert nytt felt du trenger i hoveddokumentet.
- 13Klikk på OK.
- 14Type rekordets data.
- 15Trykk på Tab for å gå inn i neste felt.
- 16Til å legge til en ny post, trykk på tasten Tab etter at du har lagt inn det siste feltet.
- 17 Gjenta trinn 15 til 17 til du skriver inn alle postene du vil ha.
- 18Gjennom arbeidet ditt når du er ferdig.
- 19Klikk på OK.
- 20Type et navn for adresselisten.
- 21Klikk på Lagre-knappen.
- 22Velg en feltplassholder i hoveddokumentet.
- 23Klikk på kommandoknappen Sett sammen flettefelt.
- 24Velg riktig felt for å sette inn i teksten.
- 25 Fortsett å legge til felt til dokumentet er ferdig.
- 26 Lagre hoveddokumentet.
- 27Velg Fullfør og flett → Skriv ut dokumenter.
- 28Velg alt for å skrive ut hele dokumentet.
- 29Klikk på OK.
- 30Klikk på OK-knappen.
- 31 Lagre og lukk dokumentet ditt.
Video: Outlook Mail Merge with Excel and Word 2024
I Word 2010, mail-sammenslåing involverer du å åpne et enkelt Word-dokument, røre på en liste over navn og annen informasjon, og deretter kombinere (fusjonere) alt. Den vanligste tingen å mail-flette er standard, irriterende formularbrev, som du deretter kan skrive ut og sende ut.
1Start et nytt, tomt dokument.
Du kan bruke hurtigtasten Ctrl + N.
2 På kategorien Mailings, velg Start Mail Merge → Letters i kategorien Start Mail Merge.
Skriv brevet. Du skriver bare de vanlige delene av brevet, teksten som ikke endres for hver kopi du skriver ut.
3Type feltene du trenger i ALLE CAPS.
Du trenger ikke skrive denne informasjonen i ALL CAPS, men det lar deg enkelt finne teksten som skal erstattes eller tilpasses i dokumentet. Bruk korte, beskrivende termer.
4Vis hoveddokumentet.
Du kan lagre ved å bruke hurtigtastet Ctrl + S.
5 På kategorien Mailings, velg Velg mottakere → Skriv ny liste i kategorien Start postfusjon.
Hvis dette alternativet ikke er tilgjengelig, har du ikke riktig opprettet hoveddokumentet. Ellers ser du dialogboksen Ny adresseliste.
Word antar at du trenger et dusin eller så felt for brevfusjonen din, noe som er dumt, men et nummer du må håndtere. Følgende trinn fjerner feltene du ikke trenger i dokumentet, og erstatter dem med feltene dokumentet krever.
6 Klikk på Tilpass kolonneknappen.
Dialogboksen Tilpas adresseliste vises, og viser felt som Word antar at du trenger. Slik tåpelighet kan ikke tolereres.
7Velg et felt du ikke trenger, og klikk på Slett-knappen.
En bekreftelsesdialogboksen vises.
8 Klikk på Ja i bekreftelsesdialogboksen.
Dialogboksen lukkes, og det unødvendige feltet forsvinner.
9 Gjenta trinn 8 og 9 for hvert felt du ikke trenger.
Når du har fjernet overskytende felt, er neste trinn å legge til feltene du trenger - hvis det er noe.
10 Hvis du vil legge til et felt som trengs i dokumentet ditt, klikker du på Legg til-knappen.
Dialogboksen Teeny Add Field åpnes.
11 Skriv inn feltnavnet og klikk på OK-knappen.
Navn feltet for å gjenspeile den typen informasjon i den; for eksempel Shark Bite Location.
12 Gjenta trinn 11 og 12 for hvert nytt felt du trenger i hoveddokumentet.
Når du er ferdig, vurder listen. Det bør samsvare med listen over ALL CAPS-felt i dokumentet ditt (hvis du velger å lage dem). Ikke bekymre deg hvis det ikke gjør det - du kan legge til felt senere, men det tar mer tid.
13Klikk på OK.
Du ser nå at tilpassede felt vises som kolonneoverskrifter i dialogboksen Ny adresseliste.
Nå er du klar til å fylle ut mottakerlisten.
14Type rekordets data.
Skriv inn informasjonen som passer til hvert felt: et navn, en tittel, en favoritt sushi-spot eller en opprinnelsesplan, for eksempel.
15Trykk på Tab for å gå inn i neste felt.
Etter at du har fylt ut det siste feltet, vil du sannsynligvis legge til en annen post.
16Til å legge til en ny post, trykk på tasten Tab etter at du har lagt inn det siste feltet.
Når du trykker på Tab-tasten på det siste feltet i en post, blir en ny plate automatisk opprettet og lagt til i neste linje.
17 Gjenta trinn 15 til 17 til du skriver inn alle postene du vil ha.
Fortsett å fylle inn data!
18Gjennom arbeidet ditt når du er ferdig.
Du kan redigere et hvilket som helst felt i en hvilken som helst plate ved å velge den med musen.
19Klikk på OK.
En spesiell Save As-dialogboks dukker opp, slik at du kan lagre mottakerlisten.
20Type et navn for adresselisten.
Beskrivende navn er best. Tross alt kan du kanskje bruke samme mottakerliste igjen.
21Klikk på Lagre-knappen.
Du kommer tilbake til dokumentet ditt. Det neste trinnet i din mail-merge agony er å røre feltene fra mottakerlisten inn i hoveddokumentet.
22Velg en feltplassholder i hoveddokumentet.
Hvis du brukte ALL CAPS plassholdere til å sette inn felt i dokumentet, bør du kunne finne dem enkelt.
23Klikk på kommandoknappen Sett sammen flettefelt.
Sett inn fusjonsfelt-menyen, og viser felt i henhold til mottakerlisten som er knyttet til hoveddokumentet.
24Velg riktig felt for å sette inn i teksten.
Hvis du for eksempel erstatter teksten FIRST i dokumentet ditt med et første felt, velger du det første feltet fra menyen Sett sammen flettefelt. Feltet er satt inn i dokumentet ditt og erstatter ALL CAPS-teksten.
25 Fortsett å legge til felt til dokumentet er ferdig.
Gjenta trinn 23 til 25 som nødvendig for å holde alle feltene i dokumentet ditt.
26 Lagre hoveddokumentet.
Den vanligste destinasjonen for sammenslåtte dokumenter er skriveren. Utskriftsprosessen er ganske enkelt.
27Velg Fullfør og flett → Skriv ut dokumenter.
Dialogboksen Flette til skriver vises, hvorfra du kan velge poster som skal skrives ut.
28Velg alt for å skrive ut hele dokumentet.
Alternativt kan du angi hvilke poster som skal skrives ut.
29Klikk på OK.
Dialogboksen for tradisjonell utskrift vises.
30Klikk på OK-knappen.
Dokumentene dine skrives ut.
31 Lagre og lukk dokumentet ditt.
Phew! Din fusjonsreise er fullført.