Hvordan lage en regnskapsfører kopi av datafiler i QuickBooks 2011 - dummies

QuickBooks gjør det enklere for regnskapsførere å jobbe med klientdatafiler. Du kan få klienten til å bruke Accountant's Copy-funksjonen i QuickBooks og bare e-post eller snail-mail deg en kopi av QuickBooks datafil. Du kan deretter gjennomgå denne regnskapsførerens kopi av datafilen, gjøre hva som helst korrigeringer eller endringer er aktuelle, og send deretter endringene som skal gjøres tilbake til klienten. Klienten kan så enkelt importere disse endringene til sin eksisterende QuickBooks-fil og gå av på sin glede. Ganske pent, ikke sant?

Klienten din lager regnskapsførerens kopi av QuickBooks-datafilen ved å bruke sin versjon av QuickBooks og den virkelige datafilen. Heldigvis er prosessen veldig grei. Her er hva kunden din trenger å gjøre:

1. Velg fil → Regnskapsfører → Klientaktiviteter → Lagre fil.

   QuickBooks viser først en melding som spør kunden om han vil ha enten

   • En regnskapsfører ' s kopi av filen.

   • A bærbar eller sikkerhetskopi kopi av filen.

   Du kan også opprette en regnskapsføreres kopi ved å velge Arkiv → Opprett kopi og deretter velge Revisor Kopier-knappen.

   En bærbar -fil er en ekte, levende kopi av QuickBooks-datafilen som har blitt litt skrumpet i størrelse, slik at det er lettere å flytte rundt (for eksempel ved å sende filen som vedlegg). En backup -fil er en sikkerhetskopi, andre kopi av QuickBooks-filen du lager (vanligvis), slik at du har en kopi av QuickBooks-datafilen hvis det oppstår noe dårlig med den originale QuickBooks-datafilen.

2. Velg Revisor Kopier, og klikk deretter Neste for å fortsette.

   

3. Angi en delingsdato.

   Transaksjoner som faller før denne datoen kan redigeres bare i revisorens kopi. Transaksjoner som faller etter disse dataene kan redigeres i både revisorens kopi og klientens kopi.

4. Klikk på Neste for å fortsette.

   En annen melding vises, og forteller klienten at QuickBooks må lukke alle vinduene for å opprette en regnskapsfører kopi. QuickBooks kan også fortelle klienten å sette inn en disk.

5. Klikk OK og sett inn disken (om nødvendig).

   QuickBooks viser dialogboksen Lagre regnskapsførerens kopi.

   

6. Navn revisorens kopi og velg hvor det skal lagres.

   Klienten må huske hvor revisorens kopi av filen blir lagret. Denne filen er gitt til regnskapsføreren - via e-post, snail-mail, eller lagret på en disk - for at regnskapsføreren skal kunne bruke den.

7. Klikk på Lagre.

   Klienten må da få denne datafilen til deg.

   Din e-postleverandør kan begrense størrelsen på vedlegg (inkludert QuickBooks-filer) som du kan sende eller motta via e-post. Hvis størrelsen fulle opp ting, kan du laste opp QuickBooks-filen til Intuit-webområdet ved å velge Arkiv → Regnskapsfører → Klientaktiviteter → Send til Regnskapsfører. Intuit sender deg en melding med en klikkbar lenke som du kan bruke til å ta tak i filen.

Selvfølgelig kan det egentlig ikke være din klient som tar disse trinnene; Det kan hende du må gjøre det skitne arbeidet. I begge tilfeller er det imidlertid slik prosessen fungerer. Vær imidlertid oppmerksom på at realtidsbesparelser for revisor og kostnadsbesparelser til klienten oppstår når du kan få klienten til å velge kommandoen og jobbe med dialogboksen. Du kan da kreve fakturerbar tid for faktisk å jobbe med QuickBooks-data i stedet for å fla med filen.