Slik kondenserer du QuickBooks 2014 Data File - dummies

Kommandoen QuickBooks Condense lager en permanent kopi av QuickBooks datafil. (Denne kopien kalles en arkivkopi av filen.) En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av firmafilen slik det eksisterer på et bestemt tidspunkt.

Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje din regnskapsfører eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruke arkivkopien av datafilen til å vise hva firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt.

Når du forstår hva arkivering handler om, er prosessen ganske enkel. For å kondensere QuickBooks-firmafilen, følg disse trinnene:

1Velg filen → Verktøy → Kondensdata-kommandoen.

QuickBooks viser den første kondensedata-dialogboksen.

2Velg alternativknappen Transaksjoner før en bestemt dato.

Dette alternativet forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: Opprett en arkivkopi av QuickBooks datafil og tynn ned arbeidsfilen, slik at den ikke er så stor. QuickBooks reduserer størrelsen på arbeidsversjonen av bedriftsdatafilen ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner hvis du velger i trinn 3 for å fjerne transaksjoner.

3Specifiser Fjerntransaksjonene før dato.

For å spesifisere datoen før hvilken lukkede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datafeltet. Hvis du vil kondensere filen ved å fjerne transaksjoner på eller før 31. desember 2010, for eksempel, skriv inn 1/1/2011 i datafeltet.

Merk at du ikke trenger å føle deg tvungen til å fjerne en gjeng med lukkede transaksjoner. Du fjerner kun lukkede transaksjoner hvis QuickBooks-firmafilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-firmafil som er 25 MB, 50 MB, eller til og med 100 MB (megabyte).

Selv om du vanligvis kondenserer en QuickBooks-fil ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner, oppretter Condense-kommandoen også filer uten transaksjoner. Hvis du vil opprette en fil som inneholder lister og preferanser, men ingen transaksjoner, klikker du på Alle transaksjoner-knappen. Forresten, kan du bruke alternativet Alle transaksjoner til å bygge en nesten tom fil du kan gjenbruke (for eksempel for trening).

4 Klikk på Neste når du er ferdig med å angi hvilke transaksjoner QuickBooks skal fjerne.

QuickBooks viser den andre Condense Data dialogboksen.

5Specifiser hvordan lagertransaksjoner skal kondenseres, og klikk Neste.

Hvis QuickBooks-filen din inneholder lagertransaksjoner, anbefaler QuickBooks at du fjerner gamle lagertransaksjoner.Når QuickBooks viser den andre Condense Data-dialogboksen, kan du fortelle QuickBooks å gjøre nettopp dette ved å velge alternativet Summarize Inventory Transactions. (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaksjoner, velger du knappen Behold inventartransaksjonsdetaljer.)

Når du klikker Neste, fortsetter du til den tredje kondensedata-dialogboksen (ikke vist), som spør hvilke transaksjoner som bør betraktes som lukket.

6Velg hvilke transaksjoner som skal fjernes, og klikk på Neste.

QuickBooks ber om litt mer informasjon om nøyaktig hva som utgjør en lukket eller gammel transaksjon som skal fjernes. Du markerer avmerkingsbokser for å angi om transaksjoner før fjerningsdatoen skal fjernes, selv om de ikke er avklart, merket for å bli skrevet, flagget som å bli sendt, og så videre.

Når du klikker på Neste, går du videre til den fjerde kondensedata-dialogboksen.

7Vis noen listeopprydding som skal oppstå, og klikk på Neste.

Bruk den fjerde kondensdatadialogboksen til å fortelle QuickBooks at i tillegg til å fjerne gamle lukkede transaksjoner, bør det rydde opp noen av lister. Du kan markere avmerkingsbokser i dialogboksen Kondensdata som forteller QuickBooks å fjerne ubrukte kontoer, ubrukte kunder, ubrukte leverandører og så videre.

Ved å rydde opp listen gjennom fjerning av ubrukte listeposter, reduserer du ikke bare størrelsen på firmafilen, men gjør det også lettere for folk å jobbe med listen.

Når du klikker på Neste, viser QuickBooks den femte siden av dialogboksen Condense Data.

8 Bekreft kondensering og arkivering.

Når du beskriver hvordan du vil at QuickBooks skal arkivere og kondensere firmafilen, viser QuickBooks den femte kondensdatadialogboksen. Dialogboksen forteller deg at arkivprosessen begynner med QuickBooks å lage en kopi av datafilen, og at kondensoperasjonen kan ta flere minutter eller til og med flere timer å fullføre.

9 Klikk på Start kondens.

QuickBooks starter prosessen med kondensering av datafilen.

10Bak opp datafilen når du blir bedt om det.

I begynnelsen av kondensprosessen spør QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-firmafilen. Sikkerhetskopiering av QuickBooks-firmafilen som en del av en kondensoperasjon, fungerer på samme måte som sikkerhetskopiering av QuickBooks-selskapsfilen til enhver tid.

Når du har sikkerhetskopiert QuickBooks-firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av firmafilen og rydder deretter opp den virkelige versjonen av firmafilen ved å bruke instruksjonene dine. Igjen, som nevnt i de tidligere trinnene, kan oppryddingsprosessen ta bare noen få minutter, eller det kan ta flere timer hvis filen er veldig stor.