Slik kondenserer du QuickBooks 2013 Datafil - dummies

Kommandoen QuickBooks 2013 Condense oppretter en permanent kopi, kalt en arkivkopi , i QuickBooks datafil. En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av bedriftsfilen som den eksisterer på et bestemt tidspunkt.

Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje din regnskapsfører eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruke arkivkopien av datafilen til å vise hva firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt.

Når du forstår hva arkivering handler om, er det ganske greit. For å kondensere QuickBooks-firmafilen, følg disse trinnene:

1. Velg kommandoen Fil → Verktøy → Kondensdata.

   QuickBooks viser den første kondensedata-dialogboksen, som vist på illustrasjonen nedenfor.

   

2. Velg radioknapp Transaksjoner før en bestemt dato.

   Dette alternativet forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: Lag en arkivkopi av QuickBooks-datafilen og tynn ned størrelsen på arbeidsfilen, slik at den ikke er så stor. QuickBooks reduserer størrelsen på arbeidsversjonen av bedriftsdatafilen ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner hvis du velger i trinn 3 for å fjerne transaksjoner.

3. Angi fjerntransaksjonene før dato.

   For å spesifisere datoen før hvilken lukkede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datoboksen som er oppgitt. Hvis du vil kondensere filen ved å fjerne transaksjoner på eller før 31. desember 2010, for eksempel, skriv inn 1/1/2011 i datafeltet.

   Merk at du ikke trenger å føle deg tvungen til å fjerne en gjeng med lukkede transaksjoner. Du fjerner kun lukkede transaksjoner hvis QuickBooks-firmafilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-firmafil som er 25 MB, 50 MB, eller til og med 100 MB (megabyte).

   Klikk på Neste når du er ferdig med å angi hvilke transaksjoner QuickBooks skal fjerne. QuickBooks viser den andre Condense Data dialogboksen, som vist i den følgende illustrasjonen.

   

4. Angi hvordan lagertransaksjoner skal kondenseres.

   Hvis QuickBooks-filen din inneholder lagertransaksjoner, anbefaler QuickBooks at du fjerner gamle lagertransaksjoner. Når QuickBooks viser den andre Condense Data-dialogboksen, kan du fortelle QuickBooks å gjøre nettopp dette ved å velge alternativet Fjern inventarransaksjoner. (Hvis du ikke vil fjerne gamle transaksjoner, velger du knappen Hold alle beholdningstransaksjoner.) Klikk på Neste for å fortsette til den tredje kondensedata-dialogboksen (ikke vist), som spør hvilke transaksjoner som anses å være stengt.

5. Angi hvilke transaksjoner som skal betraktes som stengt.

   Når du klikker på Next, spør QuickBooks for litt mer informasjon om hva som egentlig utgjør en lukket eller gammel transaksjon som skal fjernes. Du markerer avmerkingsbokser for å angi om transaksjoner før fjerningsdatoen skal fjernes, selv om de ikke er avklart, merket for å bli skrevet, flagget som å bli sendt, og så videre. Og så klikker du Neste for å gå videre til den fjerde kondensedata-dialogboksen.

   

6. Angi hvilken listeopprydding som skal skje.

   Bruk den fjerde kondensdatadialogboksen til å fortelle QuickBooks, og det bør også rydde opp noen av lister. Du kan for eksempel velge boksene i kondensdatadialogboksen.

   Ved å rydde opp listen gjennom fjerning av ubrukte listeposter, reduserer du ikke bare størrelsen på firmafilen, men gjør det også lettere for folk å jobbe med listen.

7. Klikk på Neste.

   QuickBooks viser den femte siden av dialogboksen Condense Data, som vist i den følgende illustrasjonen.

   

8. Bekreft kondensering og arkivering.

   Når du beskriver hvordan du vil at QuickBooks skal arkivere og kondensere firmafilen, viser QuickBooks den femte kondensdatadialogboksen. Denne dialogboksen ber deg om å bekrefte din beslutning om å arkivere og kondensere datafilen. Bruk denne dialogboksen til å bekrefte at du vil arkivere og kondensere dataene.

9. Klikk på Start kondens.

   QuickBooks starter prosessen med kondensering av datafilen.

10. Sikkerhetskopier datafilen når du blir bedt om det.

    I begynnelsen av kondensprosessen spør QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-firmafilen. Sikkerhetskopiering av QuickBooks-firmafilen som en del av en kondensoperasjon, fungerer på samme måte som sikkerhetskopiering av QuickBooks-selskapsfilen til enhver tid.

    Når du har sikkerhetskopiert QuickBooks-firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av firmafilen og rydder deretter opp den virkelige versjonen av firmafilen ved å bruke instruksjonene dine. Igjen, som nevnt i de tidligere trinnene, kan oppryddingsprosessen ta bare noen få minutter, eller det kan ta flere timer hvis filen er veldig stor.