Slik kondenserer du QuickBooks 2012 Datafil - dummies

Kommandoen QuickBooks 2012 Condense oppretter en permanent kopi, kalt en arkivkopi, i QuickBooks datafil. En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av bedriftsfilen som den eksisterer på et bestemt tidspunkt.

Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje din regnskapsfører, eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruke arkivkopien av datafilen til å vise hva firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt

Når du forstår hva arkivering handler om, er det ganske greit. Slik kondenserer du QuickBooks-firmafilen, følger du disse trinnene:

1. Velg kommandoen Fil → Verktøy → Kondensdata.

   QuickBooks viser den første kondensedata-dialogboksen, som vist på illustrasjonen nedenfor.

   

2. Velg transaksjonene før en bestemt dato-radioknapp.

   Dette alternativet forteller QuickBooks at du vil gjøre to ting: Lag en arkivkopi av QuickBooks-datafilen og tynn ned størrelsen på arbeidsfilen, slik at den ikke er så stor. QuickBooks reduserer størrelsen på arbeidsversjonen av bedriftsdatafilen ved å fjerne gamle, lukkede transaksjoner hvis du velger i trinn 3 for å fjerne transaksjoner.

3. Angi fjerntransaksjonene før dato.

   For å spesifisere datoen før hvilken lukkede transaksjoner skal fjernes, skriv inn datoen i datoboksen som er oppgitt. Hvis du vil kondensere filen ved å fjerne transaksjoner på eller før 31. desember 2009, for eksempel, skriv inn 12/31/2009 i datafeltet.

   Merk at du ikke trenger å føle deg tvungen til å fjerne en gjeng med lukkede transaksjoner. Du fjerner kun lukkede transaksjoner hvis QuickBooks-firmafilen din blir for stor. Du kan enkelt jobbe med en QuickBooks-firmafil som er 25, 50 eller til og med 100 MB (megabyte) i størrelse.

   Klikk på Neste når du er ferdig med å angi hvilke transaksjoner QuickBooks skal fjerne. QuickBooks viser den andre Condense Data dialogboksen, som vist i den følgende illustrasjonen.

   

4. Angi hvordan og hvis QuickBooks skal oppsummere transaksjonene den vil fjerne.

   Bruk den andre kondensdatadialogboksen til å angi hvordan QuickBooks skal oppsummere transaksjonene den vil fjerne. Du kan få QuickBooks oppsummert transaksjoner med en enkelt journaloppføring eller en månedlig journaloppføring - et valg du gjør ved å lage den aktuelle alternativknappen.

   Eller du kan velge alternativet Ikke opprett et sammendrag for å indikere at du ikke vil at QuickBooks skal opprette en oppsummert journaloppføring for å erstatte transaksjoner som den fjerner.Klikk på Neste når du er ferdig. QuickBooks viser den tredje kondensedata-dialogboksen (ikke vist), som spør hvordan lagertransaksjoner skal kondenseres.

5. Angi hvordan lagertransaksjoner skal kondenseres.

   Hvis QuickBooks-filen din inneholder lagertransaksjoner, anbefaler QuickBooks at du fjerner gamle lagertransaksjoner. Når QuickBooks viser den tredje kondensdatadialogboksen, kan du fortelle QuickBooks å gjøre nettopp dette ved å velge alternativet Fjern inventarransaksjoner. Klikk på Neste for å fortsette til den fjerde kondensedata-dialogboksen (ikke vist), som spør hvilke transaksjoner som anses å være stengt.

6. Angi hvilke transaksjoner som skal betraktes som stengt.

   Når du klikker Neste for å flytte forbi dialogboksen Kondensdata som spør om lagertransaksjoner, ber QuickBooks litt mer informasjon om hva som egentlig betyr en "lukket" eller "gammel" transaksjon som skal fjernes.

   Du merker av for å angi om transaksjoner før fjerningsdato skal fjernes, selv om de ikke er avklart, merket for å bli skrevet, flagget som å bli sendt, og så videre. Og så klikker du Neste for å gå videre til den femte kondensedata-dialogboksen.

   

7. Angi hvilken listeopprydding som skal skje.

   Bruk den fjerde kondensdatadialogboksen til å fortelle QuickBooks, og det bør også rydde opp noen av lister. Du kan markere avmerkingsbokser i dialogboksen Kondensdata, Ved å rydde opp listen din ved å fjerne ubrukte listeelementer, reduserer du ikke bare størrelsen på firmafilen, det gjør det også lettere for folk å jobbe med listen.

8. Klikk på Neste.

   QuickBooks viser den femte siden av dialogboksen Condense Data, som vist i den følgende illustrasjonen.

   

9. Bekreft kondensering og arkivering.

   Når du beskriver hvordan du vil at QuickBooks skal arkivere og kondensere firmafilen, viser QuickBooks den femte kondensdatadialogboksen. Denne dialogboksen ber deg om å bekrefte din beslutning om å arkivere og kondensere datafilen. Bruk denne dialogboksen til å bekrefte at du vil arkivere og kondensere dataene.

10. Klikk på Start kondens.

    QuickBooks starter prosessen med kondensering av datafilen.

11. Sikkerhetskopier datafilen når du blir bedt om det.

    I begynnelsen av kondensprosessen spør QuickBooks deg om å sikkerhetskopiere QuickBooks-firmafilen. Sikkerhetskopiering av QuickBooks-firmafilen som en del av en kondensoperasjon, fungerer på samme måte som sikkerhetskopiering av QuickBooks-selskapsfilen til enhver tid.

    Når du har sikkerhetskopiert QuickBooks-firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av firmafilen og rydder deretter opp den virkelige versjonen av firmafilen ved å bruke instruksjonene dine. Igjen, som nevnt i de tidligere trinnene, kan oppryddingsprosessen ta bare noen få minutter, eller det kan ta flere timer hvis filen er veldig stor.