Slik laster du en kunde for faktisk tid og kostnader i QuickBooks 2015 - dummies

Hvis du belaster en kunde for faktiske kostnader og timer, må du spore kostnadene og tidspunktet når du pådrar kostnadene. I QuickBooks tilordner du kostnaden til jobben ved å skrive inn kunde- og jobbinformasjon i kunden: Jobbkolonne som vises i skjemavinduet som brukes til å registrere en bestemt kostnad eller tidsavgift.

Hvis du for eksempel bruker vinduet Oppgi regninger for å registrere en regning for en bestemt jobb, bruker du Kunde: Jobbkolonne til å angi jobben.

Følg disse trinnene for å belaste en kunde for kostnader eller tid du har spilt inn:

1. Velg kunder → Opprett fakturaer for å åpne vinduet Opprett fakturaer.

2. Endre navnet på kunden: Job-rullegardinlisten til riktig kunde.

   Dette trinnet er enkelt: Aktiver rullegardinlisten og velg riktig kunde og jobb. Hvis du har tildelt tid eller kostnader til denne kunden, vises et skjermbilde, og du blir bedt om å klikke på tid / kostnader-knappen for å inkludere kostnadene i fakturaen din.

3. Klikk på knappen Legg til tid / kostnader.

   QuickBooks viser dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader. Dialogboksen viser allerede kostnader og tidsavgifter som du har tildelt denne kunden og jobbkombinasjonen.

4. Velg fakturerbar tid og kostnader som du vil legge til på fakturaen.

   Kontroller tidskostnadene og kostnadene du vil regne for. Merk at dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader gir forskjellige faner for elementer, utgifter og kjørelengde.

5. (Valgfritt, kun utgifter) Angi markeringen.

   Utgifter-fanen har et par ekstra felt øverst på fanen for å angi Markup Amount eller% og Markup Account. Fyll ut feltene med relevant informasjon hvis det er aktuelt.

6. (Valgfritt) Angi om du vil at kostnadene skal vises som et enkelt element på fakturaen.

   Hvis du vil unngå å oppgi de fulle detaljene i kostnadene til kunden, merker du av for Skriv ut valgt tid og kostnader som en fakturaelement i nederste venstre hjørne av fakturaen. Vær også oppmerksom på at du kan sjekke boksen Skattbar for å indikere om valgte utgifter er skattepliktig.

7. Klikk på OK.

   Når du har alt slik du vil ha det, klikker du OK. Som ved magi - selv om det var ved ditt harde arbeid og svetten av din egen panne - vises fakturaen.

8. (Valgfritt) Legg til noe annet du vil inkludere på fakturaen.

   Denne fakturaen er en vanlig QuickBooks-faktura, husk? Du vil kanskje klikke på nedpilen ved siden av Print-knappen og velge Forhåndsvis fra rullegardinlisten for å forsikre deg om at bare jobbkostnadene du vil vises, vises.

9. Klikk Lagre og Ny eller Lagre og Lukk.

   Slik registrerer du fakturaen.

Når du har registrert fakturaen, blir jobbkostnadene som er fakturert, fjernet fra vinduet Velg fakturerbar tid og kostnader. Du er ferdig. Puste lettere.

Du kan også spore hvor mye tid du eller andre ansatte bruker på kunder eller kunder. For å slå på tidsporing, velg Rediger → Innstillinger, bla ned til og klikk på Time & Expenses-ikonet, og velg deretter alternativet Spor tidspanel på kategorien Firmainnstillinger.

Etter at du har gjort dette, kan du spore tiden du bruker på en klient eller kunde ved å velge Kunder → Skriv inn tid → Bruk ukentlig tidsplan eller Kunder → Skriv inn tid → Tid / Skriv inn en enkelt aktivitet. Enten kommando viser et lettforståelig vindu som lar deg registrere tid brukt på en bestemt klient eller kunde.

Og et siste viktig poeng: Tidssporingsklokket tikker så lenge QuickBooks-programmet kjører. Programmet behøver ikke å være det aktive Windows-programmet for å fortsette å arbeide. (I noen eldre versjoner av QuickBooks stopper timeren hvis du begynner å jobbe med et annet program, for eksempel tekstbehandleren eller e-postprogrammet.)