Hvordan du betaler for tid med QuickBooks 2011

Hvis du bruker QuickBooks 2011 med en servicevirksomhet, kan du kanskje selge flere tidsenheter enn du gjør materielle gjenstander. For eksempel kan en advokat selge timer eller delvise timer med juridisk rådgivning. QuickBooks leverer to metoder for å spore tiden som blir fakturert på en faktura som en vare. Du kan bruke det ukentlige tidsskriftet, eller du kan tid eller registrere individuelle aktiviteter når du fakturerer med QuickBooks.

Bruke et ukentlig tidsskrift

For å bruke den ukentlige timesheetmetoden, velg Kunder → Skriv inn tid → Bruk Weekly timesheet. Hvis du vil bruke vinduet Ukentlig timesheet, velger du den ansatte eller leverandøren eller annen person som utfører tjenesten fra boksen Navn.

Hvis du ikke kan velge en persons navn fra Navn-boksen, skriver du inn personens navn i boksen, og deretter, når du blir bedt om det, fortell QuickBooks hvilken liste (ansatt, leverandør eller andre navn) den skal legges til. Når du har lagt til navnet på personen som utfører arbeidet, bruker du kolonnene i vinduet Ukentlig timesheet for å beskrive kunden eller jobben for hvem arbeidet er utført.

Timing single activities

Hvis du vil registrere tjenestevirksomhetene etter hvert som de oppstår, velger du Kunder → Skriv inn tid → Tid / Skriv inn en enkelt aktivitet. QuickBooks viser vinduet Time / Enter Single Activity. Fyll ut eller velg ønsket informasjon:

• Til tid eller registrer en enkelt aktivitet, registrer aktivitetsdatoen i datafeltet.

• Bruk Navn-boksen til å identifisere personen som utfører tjenesten.

• I kunden: Jobboks, identifiser kunden eller jobben som tjenesten utføres for.

• Velg riktig tjenestepost fra rullegardinmenyen Serviceelement.

• Velg riktig lønnspost fra rullegardinlisten Lønnspost.

• Hvis du sporer klasser, bruker du rullegardinlisten Klasse til å klassifisere aktiviteten.

Verifiser at avkryssningsboksen for faktura er valgt. Avkryssningsfeltet Betalbar vises øverst til høyre i vinduet Tid / Enter Single Activity. Ved å velge Billable-boksen forteller du QuickBooks at den skal beholde denne posten for en fakturerbar aktivitet for senere innlemmelse på en faktura.

Etter å ha beskrevet eller gitt denne generelle informasjonen om tjenesten, har du to måter å registrere tid brukt på tjenesten:

• Manuell opptakstid: Du kan manuelt registrere tid brukt på en aktivitet ved å bruke Varighet boksen for å legge inn tiden.

• Har QuickBooks registrert tiden: Du kan også få QuickBooks til å registrere tiden du brukte på aktiviteten. Bare klikk Start-knappen i feltet Varighet når du starter aktiviteten, og klikk på Stopp-knappen når du stopper aktiviteten.

Når du beskriver aktiviteten du utfører i vinduet Time / Enter Single Activity, klikker du Lagre og Ny eller Lagre og Lukk for å lagre aktivitetsinformasjonen.

Inkludert fakturerbar tid på en faktura

For å legge til fakturerbar tid og kostnad på en faktura, opprett fakturaen på vanlig måte. Etter at du har identifisert kunden, og hvis du har sporet tid eller kostnader for kunden, vil QuickBooks spørre om du vil fakturere for noe av tiden eller kostnadene. Hvis du angir «ja», viser QuickBooks dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader. Tidsfanen i dialogboksen Velg fakturerbar tid og kostnader viser hver av tider du har registrert for en kunde.