Slik legger du til brukere i QuickBooks Pro og Premier - dummies

Du er ikke begrenset til å bruke bare ett passord for å kontrollere tilgangen til QuickBooks datafil. QuickBooks lar deg sette opp flere passord for QuickBooks datafilen. For å konfigurere flere brukere i QuickBooks Pro og QuickBooks Premier, følg disse trinnene:

1. Velg Company → Set Users and Passwords → Set Up Users command.

   QuickBooks viser dialogboksen Brukerliste (ikke vist), som identifiserer alle brukere for hvem QuickBooks-tilgangen er konfigurert, og som for øyeblikket er logget på systemet.

2. Fortell QuickBooks som du vil legge til en bruker ved å klikke på Legg til bruker-knappen.

   QuickBooks viser den første dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang.

3. Identifiser brukeren, og oppgi et passord.

   Gi hver bruker for hvem du setter opp et passord et brukernavn ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i Brukernavn-boksen. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du brukerens passord i både tekstboksen Tekstboksen og Bekreft passord-tekstboksen.

4. Klikk på Neste for å fortsette og angi om du vil begrense tilgangen til den nye brukeren.

   Når QuickBooks viser den andre dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang, angir du om du vil begrense tilgang og rettigheter for brukeren. Hvis du vil begrense tilgang og rettigheter ( rettigheter , er bare de tingene brukeren kan gjøre), velg de valgte områdene i QuickBooks-knappen. Hvis du vil at brukeren skal kunne gjøre noe, velger du Alle områder på QuickBooks-knappen. Hvis du angir at den nye brukeren skal ha tilgang til alle områder av QuickBooks, er du ferdig med å konfigurere brukerpassordet. Du kan hoppe over de gjenværende trinnene.

5. Klikk på Neste for å fortsette, og beskriv deretter tilgang til salgs- og kundeopplysninger og oppgaver.

   Etter at du har fullført trinn 4, viser QuickBooks den tredje dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang. Dette er den første av en rekke dialogbokser som går deg gjennom et intervju, og spør detaljert spørsmål om hvilken type tilgang hver bruker skal ha til et bestemt område.

   For eksempel, med hensyn til salgsaktivitet, spør QuickBooks om tilgang til transaksjoner (for eksempel fakturaer, kredittnotater og kundeopplysninger). Du kan angi at brukeren ikke skal ha tilgang ved å velge Ingen tilgangs-knappen. Du kan angi at brukeren skal ha full tilgang ved å velge Full Access-knappen. Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du alternativknappen Selective Access og velger deretter en av Selective Access-datterselskapknappene: Opprett bare transaksjoner, Opprett og skriv ut Transaksjoner, eller Opprett Transaksjoner og Opprett rapporter.

6. Klikk på Neste, og beskriv deretter kjøps- og leverandørrettighetene.

   Når du har fullført trinn 5 ved å klikke Neste, viser QuickBooks den fjerde dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang, som gir deg mulighet til å angi hvilken tilgang denne nye brukeren har i kjøpene og betalingsområdene. Du kan velge alternativknappen Ingen tilgang. Du kan velge alternativknappen Full tilgang. Eller du kan velge mellomgrunnen ved å velge alternativknappen Selective Access og en av selektive knappene til Selective Access. De samme regler for innstilling av rettigheter og tilgang som gjelder for kjøp og leverandørgjeld gjelder for salgs- og kundefordringer.

7. Klikk på Neste, og beskriv deretter de resterende brukerrettighetene og tilgangen.

   Når du klikker på Neste-knappen som vises nederst i hver versjon av dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang, viser QuickBooks flere andre versjoner av dialogboksen den bruker til å spørre deg om brukerrettigheter og tilgang. For eksempel, etter at du har beskrevet hvilke rettigheter som er hensiktsmessige for brukeren i innkjøpene og leverandørområdet, spør QuickBooks om kontroll- og kredittkortområdet. Deretter spør den om lagerområdet. Deretter spør den om lønn. Deretter spør den om generelle, sensitive regnskapsaktiviteter. Endelig spør QuickBooks om tilgang til finansielle rapporteringsfunksjoner.

   Du begrenser rettighetene i hvert av disse andre områdene på samme måte som du gjør for salg og kundefordringer og for kjøp og betalingsområder. Bare vær nøye når du går gjennom skjermene og begrenser brukerens evne. Du vil at brukerne skal ha de rettighetene som er nødvendige for å gjøre jobben sin, men du vil ikke gi dem flere rettigheter enn de trenger.

8. Angi om brukeren kan endre eller slette transaksjoner.

   Når du har gått gjennom omtrent et halvt dusin versjoner av dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang som spør om bestemte områder for regnskap, viser QuickBooks siden Endre eller slette transaksjoner i dialogboksen Konfigurer brukerpassord og tilgang eske. Siden Endre eller Slette Transaksjoner kan du angi at en bruker kan eller ikke kan endre transaksjoner som er registrert før sluttdatoen. Generelt vil du begrense brukerens evner til å endre eller slette transaksjoner.

9. Klikk på Neste og deretter gjennomgå dine rettighetsbeslutninger.

   Når du klikker på Neste, viser QuickBooks den endelige versjonen av dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang, som identifiserer brukerrettighetene du har tildelt eller tillatt. Du kan bruke denne dialogboksen til å gjennomgå rettighetene som noen har. Hvis du oppdager at du har feil tilordnede rettigheter, klikker du på Tilbake-knappen for å flytte tilbake gjennom dialogboksene til den der du gjorde en feil. Endre tildelingen av rettigheter, og klikk Neste for å gå tilbake til sluttvinduet i dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang.

10. Når du er ferdig med gjennomgangen av brukerrettigheter og tilgang, klikker du på Fullfør.

    Fra dette punktet fremover, vil den nye brukeren kunne bruke QuickBooks; Imidlertid er hans eller hennes rettigheter begrenset til det du angav.

    Regnskapsførere vil ofte se rettighetene som bestemte brukere har. Dette gjelder spesielt hvis du revideres av CPA som en del av årlige nedleggelser. (Du kan bli revidert hvis banken ønsker reviderte regnskap, for eksempel.) QuickBooks gir deg ikke mulighet til å skrive ut informasjonen som vises i dialogboksen Oppsett brukerpassord og tilgang. Men med Windows kan du bruke Utskriftsskjerm-tasten for å ta opp et skjermbilde av QuickBooks-programvinduet og dialogboksen Oppsett Brukerpassord og -tilgang.

    Trykk på Alt + Print Scrn for å ta et skjermbilde av dialogboksen. Dette kopierer et bilde av skjermen til Windows utklippstavlen. Deretter åpner du Paint ved å velge Start → Programmer → Tilbehør → Paint. Lim inn bildet i Paint ved å trykke Ctrl + V. Du kan se en feilmelding som sier at bildet i utklippstavlen er større enn bitmappen. Ønsker du at bitmapet forstørres? Klikk Ja. Lagre skjermbildet ved å velge Arkiv → Lagre som. Du vil kanskje fange et skjermbilde på denne måten for å registrere brukerens tilgang og rettigheter for ansatte.