Hvis du vil legge til brukere i QuickBooks Enterprise Solutions - dummies

Hvis flere enn én person bruker QuickBooks, vil du sette opp flere brukere. For å legge til brukere i QuickBooks Enterprise Solutions, følg disse trinnene:

1. Velg kommandoen Company → Users → Set up Users and Rolles.

   QuickBooks viser dialogboksen Bruker og roller. Dialogboksen Brukere og roller identifiserer alle brukere for hvem QuickBooks-tilgangen er konfigurert og rollene QuickBooks kan fylle når du bruker QuickBooks. Brukerlisten, som vises på fanen Brukerliste i dialogboksen, identifiserer også hvem som er logget på systemet.

2. Fortell QuickBooks som du vil legge til en bruker ved å klikke på Ny knappen.

   Når du klikker denne knappen, viser QuickBooks dialogboksen Ny bruker.

3. Identifiser brukeren og oppgi et passord.

   Du må gi hver bruker for hvem du setter opp et brukernavn. Du gjør dette ved å skrive inn et kort navn - kanskje brukerens fornavn - i Brukernavn-boksen. Etter at du har identifisert brukeren, skriver du brukerens passord i både tekstboksen Tekstboksen og Bekreft passord-tekstboksen.

4. Identifiser brukerens rolle (r).

   Bruk listen Tilgjengelige roller for å velge roller (eller oppgaver) brukeren fyller. Legg deretter den valgte rollen til brukerens liste over tildelte roller ved å klikke på Legg til-knappen. Hvis du vil fjerne en rolle fra en bruker, velger du rollen i Liste over tilordnede roller og klikker deretter Fjern.

   Beskrivelsesboksen nederst i dialogboksen Ny bruker beskriver rollen mer detaljert, inkludert typen QuickBooks-bruker som vanligvis kan tilordnes den valgte rollen.

5. (Valgfritt) Endre roller etter behov.

   Du kan finjustere rollene du (med QuickBooks hjelp) tilordner. For å gjøre dette, velg fanen Roller i dialogboksen Brukere og roller, klikk på rollen du vil endre, og klikk deretter Rediger-knappen.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Rediger rolle, velger du en regnskapsaktivitet eller et område i listen Område og aktiviteter, og bruker deretter knappene for tilgangsnivå for område til å angi hva en bruker med den valgte rollen kan gjøre. Du kan indikere at brukeren ikke burde ha tilgang ved å velge Ingen radioknapp.

   Du kan angi at brukeren skal ha full tilgang ved å velge Full radio-knapp. Hvis brukeren skal ha delvis tilgang, velger du Partial-knappen og merker av eller fjerner (etter behov) boksene Create, Modify, Delete, Print og View Balance. Klikk OK for å lagre endringer i rollene og gå tilbake til dialogboksen Brukere og roller.

   Du kan se hvilken tilgang en rolle først har ved å velge en av oppføringene i listen Område og aktiviteter. QuickBooks bruker Area Access Level-knappene og boksene for å vise gjeldende innstillinger for rollen.

   Som en generell regel, når det gjelder regnskapskontroller, vil du gi minimal tilgang. Hvis noen ikke trenger tilgang til QuickBooks datafil for daglige oppgaver, bør du velge Ingen-knappen.

   Hvis noen trenger litt tilgang - kanskje for å forberede jobbestimater eller fakturaer - gir du bare tilgangen og ingenting mer.

   Jo mer evne du gir ansatte eller underleverandører eller regnskapsførere til å nudle rundt i ditt regnskapssystem, desto større er risikoen for at noen enten uforvarende eller med vilje kan introdusere feil i systemet. Dessuten, jo større rettigheter og tilgang du gir, desto lettere gjør du det til noen å stjele fra deg.

6. (Valgfritt) Gjennomgå brukerrettighetene dine.

   Når du har konfigurert en bruker, bør du (bare for å være forsiktig) gjennomgå tillatelsene du har gitt brukeren. For å gjøre dette, klikker du på brukerlisten-fanen i dialogboksen Brukere og roller, velger brukeren, og klikker deretter på Vis tillatelser-knappen.

   Når QuickBooks viser dialogboksen Vis tillatelser, velger du brukeren og klikker deretter Vis-knappen for å se vinduet Vis tillatelser, som viser en svært detaljert liste over hva brukeren kan og ikke kan gjøre.

7. (Valgfritt) Gjennomgå rolleendringene dine.

   Hvis du gjør endringer i en rolles tillatelser, vil du sannsynligvis også vurdere disse endringene. For å gjøre det, klikk på Rolleliste-fanen i dialogboksen Brukere og roller, velg rollen, og klikk deretter Vis-tillatelser-knappen. QuickBooks viser en annen versjon av dialogboksen Vis tillatelser som viser rollene du og QuickBooks har satt opp.

   Velg rollen du vil se gjennom, og klikk deretter Vis permitteringer-knappen. QuickBooks viser en annen versjon av vinduet Vis tillatelser, med en detaljert liste over hva noen med rollen kan og ikke kan gjøre.

8. Når du er ferdig med å gjennomgå bruker- og rolletillatelser, klikker du på Lukk for å lukke eventuelle åpne vinduer og deretter på Avbryt eller Lukk for å lukke eventuelle åpne dialogbokser.

   Fra dette punktet kan den nye brukeren bruke QuickBooks; Imidlertid er hans eller hennes rettigheter begrenset til det du angav.

   Regnskapsførere vil ofte se rettighetene som bestemte brukere har. Dette gjelder spesielt hvis du revideres av CPA som en del av årlige nedleggelser. (Du kan bli revidert dersom banken ønsker reviderte regnskap, for eksempel.)

   QuickBooks Vis Tillatelsesvindu er en smart måte å se disse dataene på nettet, og hvis du vil skrive ut en kopi av tillatelsesinformasjonen, trenger du alt du trenger å gjøre er å klikke på utskriftsknappen på vinduet.