Redigere dokumenter med IBM Workplace Services Express - dummies

Vanligvis kan du redigere dine egne dokumenter i IBM Workplace Services Express (WSE), og avhengig av dokumentbibliotekets tilgangsinnstillinger, kan du kan også redigere lagkameratene sine dokumenter. Men noen ganger kan du ikke redigere dokumenter i det hele tatt, ikke engang dokumentene du opprettet selv.

Du kan enkelt fortelle om du kan redigere et dokument fordi når du åpner det, ser du enten Rediger-knappen eller det du ikke gjør.

Her er noen grunner til at du kan bli forhindret i å redigere et dokument:

• Dokumentbiblioteket er kanskje ikke konfigurert for å la deg redigere noen av dokumentene på grunn av selve bibliotekets art.
• Dokumentet er låst - enten noen andre i teamet ditt redigerer det, eller noen låser den manuelt for å forhindre ytterligere endringer.

Forutsatt at du kan redigere et bestemt dokument - fordi du har riktig tilgang og dokumentet ikke er låst - de følgende avsnittene dekker noen av de ekstra tingene du kan gjøre med dokumentet, i tillegg til å redigere det faktiske innholdet.

Redigere et dokuments egenskaper

Den viktigste delen av et dokument er selvsagt innholdet. Men det er mer til et dokument, så langt som WSE er bekymret.

Du kan redigere dokumentets egenskaper - feltene som WSE sporer om hvert dokument - for eksempel dokumentets navn, beskrivelse og så videre. Dette innholdet om et dokument kalles noen ganger metadata. Dokumentegenskaper kan være svært viktige for at andre lagmedlemmer kan finne dokumentet, spesielt når de søker etter det. Jo mer informasjon du inkluderer i eiendomsfeltene, desto mer sannsynlig vil det være at andre brukere kan få tilgang til og bruke innholdet i dokumentet.

Følg disse trinnene for å redigere et dokuments egenskaper, uansett om det ble opprettet med Office eller en WSE-editor:

1. Finn og åpne dokumentet du vil endre, og klikk på Rediger-knappen.

Skjemaet Rediger dokument vises.

2. Bruk Rediger dokument skjema for å endre dokumentets tittel, beskrivelse eller foretrukket språk.

3. Når du er ferdig, klikker du på Publiser, Send inn for godkjenning eller Lagre som privat utkast, etter behov.

Dokumentet er lagret og lukket.

Bytte ut et dokument

Noen ganger må du kanskje erstatte et dokument, lås, lager og fat. Dette er ikke noe du ofte gjør, men noen ganger har du en fil på din lokale harddisk som du må laste opp i stedet for et dokument som allerede finnes i biblioteket.Det er unødvendig å si at det eksisterende dokumentet er, vel, erstattet - permanent - så fortsett med forsiktighet. Du kan ikke erstatte et dokument som er lagret som et ventende utkast.

Bruk disse trinnene til å erstatte et eksisterende dokument i et dokumentbibliotek med en fra datamaskinen:

1. Finn og åpne dokumentet du vil erstatte.

2. Klikk på Erstatt-knappen.

Skjemaet Skifte dokument vises.

3. Klikk på Bla gjennom og velg filen på harddisken du vil laste opp som erstatning.

4. Klikk på Publiser, Send inn for godkjenning eller Lagre som Privat utkast-knapp, etter behov.

Det nye dokumentet vises i dokumentbiblioteket og den gamle forsvinner.

Flytte eller kopiere et dokument

Selv om trinnene for å kopiere og flytte et dokument er nesten det samme, er resultatene selvsagt forskjellige. Når du kopierer et dokument, slutter du med to identiske versjoner av dokumentet i to forskjellige mapper. Når du flytter et dokument, blir dokumentet tatt ut av den opprinnelige mappen og deponert i mappen du angir.

Bruk disse trinnene til å kopiere eller flytte et dokument i et dokumentbibliotek:

1. Finn og åpne dokumentet.

2. Velg flere handlinger -> Kopier eller flere handlinger -> Flytt.

Skjemaet Kopier til mappe (eller Flytt til mappe) vises.

3. Velg destinasjonsmappen der du vil sette det kopierte eller flyttede dokumentet.

4. Klikk på OK.

Dokumentet kopieres eller flyttes til det nye stedet.