Lage en indeks i Word 2011 for Mac-dummies

Kanskje du jobber med et langt dokument i Word der du vil ha en indeks med sidetall. Word i Office 2011 for Mac kan automatisere denne oppgaven for deg. Denne prosedyren innebærer tre trinn:

1. Generer en tabell med ord eller setninger som skal indekseres, lagret som en spesiell fil kalt en concordance-fil.

2. Merk ordene eller setningene som skal brukes i indeksen.

3. Generer indeksen.

Å lage en tabell med ord og uttrykk for å indeksere

Word er ganske smart, men du må fortelle Word ordene eller setningene som skal brukes i indeksen, og hvilke indeksoverskrifter du skal lage. Du sier Word til ordene eller setningene som skal brukes i indeksen ved å lage en concordance-fil. Følg disse trinnene for å opprette en konkordans-tabell:

1. I Word velger du Arkiv → Nytt tomt dokument.

2. Velg Tabell → Sett inn → Tabell i menyen.

3. I dialogboksen Sett inn tabell angir du Antall kolonner til 2.

4. Klikk på OK for å lukke dialogboksen Sett inn tabell.

5. Fyll inn cellene:

   Venstre kolonne: Sett alle ordene fra dokumentet ditt som skal merkes for indeksering i venstre kolonne, ett ord eller en setning per celle.

   Høyre kolonne: Skriv inn den aktuelle dokumentindeksoverskriften som svarer til hvert ord i den venstre kolonnen.

   Ikke bruk kolonneoverskrifter: Ingenting annet kan være i concordance-filen bortsett fra tabellen med to kolonner.

6. Velg Arkiv → Lagre for å lagre tabellen som et Word-dokument, og velg deretter Arkiv → Lukk for å lukke concordance-tabelldokumentet.

Merk av ordene eller setningene som skal brukes i indeksen

Når du har lagret din concordance-fil, kan du bruke den til å lage en indeks fra et langt dokument. Følg disse trinnene for å bruke en concordance-fil:

1. I Word velger du Arkiv → Åpne.

2. Velg Word-dokumentet du vil indeksere, men ikke åpne det ennå.

3. I dialogboksen Filåpning velger du Kopier fra Åpne-hurtigmenyen og klikker deretter Åpne-knappen for å åpne en kopi av dokumentet du vil indeksere.

4. I dokumentets kopi velger du Sett inn → Indeks og tabeller.

   

5. Klikk på fanen Indeks og klikk deretter på AutoMark-knappen.

6. Naviger til konkordansfilen du lagret tidligere, og klikk deretter på Åpne-knappen.

Generering av indeksen

Følgende trinn oppretter indeksen:

1. Klikk i dokumentet for å sette innføringsmarkøren til stedet der du vil opprette indeksen.

2. I Word velger du Sett inn → Indeks og tabeller.

3. Klikk på fanen Indeks hvis den ikke allerede er valgt.

4. Velg type, format, tabell leder stil, og så videre; eller gå med standardinnstillingene for å formatere indeksen din.

5. Når du har gjort alle dine valg, klikker du OK.

   

Når du lager indeksen din, kan du tenke på hvordan du vil at underoverskrifter skal fungere i dokumentet. Forsøk fritt til du får akkurat det rette resultatet.