Legge til nye kontakter i lov! 2005 - dummies

På det enkleste nivået er hovedformålet med ACT! er å tjene som et sted å lagre alle kontaktene du samhandler med på daglig basis. Du kan legge til og redigere alle kontaktene dine i kontaktdetaljer-vinduet fordi det inneholder all informasjon som gjelder en bestemt post og lar deg se alle kontaktfeltene dine.

Du har sannsynligvis mange kontakter du dør for å komme inn i databasen din, så hopp rett inn og følg disse trinnene:

Hvis du ikke allerede er i kontaktdetaljer-vinduet, kan du gå dit ved å klikke på Kontakter-ikonet på ACT! Nav bar.
I kontaktdetaljer-vinduet velger du fra en av tre måter å legge til en ny kontakt i databasen din:
- Velg kontakt → Ny kontakt.
- Klikk på ikonet Ny kontakt på verktøylinjen.
- Trykk på Sett inn-tasten på tastaturet.
Å starte noen av de foregående kommandoene resulterer i en tom kontaktoppføring. Du er nå klar til å legge inn informasjonen til den nye kontakten.
Begynn å skrive inn informasjon ved å klikke i feltet Firma og skrive inn kontaktens firmanavn.

ACT! skiller ikke mellom faktiske kontakter og blanke kontakter. Hvis du ikke legger inn informasjon eller gjentatte ganger trykker på Sett inn-tasten, oppstår mange tomme kontaktoppføringer, som ikke er til nytte og bare tjener til å tette opp databasen. Så, selv om du er fri til å forlate noen av ACT! felt tomt, du må skrive inn noe, så begynn med firmaets navn.

Du kan alltid gå tilbake til en plate senere og legge til, endre eller slette informasjon i et hvilket som helst felt.
Klikk i det neste feltet hvor du vil skrive inn informasjon og begynne å skrive.

Du kan også bruke Tab-tasten for å gå videre til neste felt. Hvis du ved et uhell trykker på Tab-tasten en gang for ofte, kan du oppdage at du har avansert en for mange felt og endte opp i feil felt. Men vær ikke bekymret: Trykk og hold nede Skift-tasten og trykk deretter på Tab for å flytte markøren i motsatt retning.
Fortsett å fylle ut felt.

ACT! leveres med omtrent 50 forhåndsprogrammerte felt som gjenspeiler behovene til de fleste brukere. Mange av feltene er ganske selvforklarende (og gjenspeiler hvilken type informasjon du forventer å finne i en hvilken som helst adressebok): kontakt navn, firmanavn, telefon, by, stat og postnummer. Disse er beleilig plassert i den øverste halvdelen av kontaktdetaljer-vinduet. Noen av feltene er litt mindre opplagte:
- Adresse: Hvis du antar at de tre feltene ACT! sørger for adressen er ment å lagre tre alternative adresser, du har feil!Det andre og tredje adressefeltet er ment for veldig lange adresser. Dette feltet er et bra sted å inkludere et bygningsnavn hvis det er en integrert del av adressen.
- 5160-stil etiketter, populært brukt til masseforsendelser, skriver vanligvis ut fire linjer med informasjon: Firma, kontakt, gateadresse og by / stat / postnummer (alle på fjerde linje). Hvis du trenger å bruke det andre og tredje adressefeltet, trenger du større etiketter.
- ID / Status: ID / Status-feltet er i hovedsak kategorifeltet, og det arkiverer hver av kontaktene dine i kategorier. Ved å bruke ID / Status-feltet må du ikke manuelt opprette en rekke databaser: en for vennene dine, en for dine kunder, en for dine leverandører, og så videre. ID / Status-feltet er forhåndsinnstilt med et par dusin av de mest brukte kategoriene, inkludert venner, kunder, leverandører og konkurrenter, noe som gjør det enkelt å søke etter hver av disse kategoriene.
- Hilsen: Dette feltet refererer til navnet som kommer etter ordet Kjære i et brev, som brukes i brevmalene. Som standard ACT!, er den vennlige typen, bruker fornavnet. Du er velkommen til å endre hilsen til en mer formell.
- Hvis du foretrekker å bruke den mer formelle hilsen som standardinnstilling, velger du Verktøy → Innstillinger og klikker knappen Hilsen Innstillinger som er beleilig plassert på kategorien Generelt.
- Henvist av: Dette feltet er en av de mest oversett i databasen. Informasjon som er angitt i dette feltet, brukes i rapporten Kilde for henvisninger; manglende innføring Henvisning Ved informasjon gjør rapporten ubrukelig. Så hva er big deal? Anta at du betaler for reklame i to aviser - ville ikke vite hvilken tiltrukket de mest utsikter som var hyggelige? Hvis du deltar på messer eller legger mye tid og krefter på webområdet ditt, vil du ikke gjerne vite om din innsats har resultert i noen ny virksomhet? Og hvis en eksisterende kunde sender deg mange nye kundeemner, ville han ikke hedre ham med en fin skinke i julen enn den vanlige fruktkake være hyggelig?
- Bruker: Legg merke til at flere brukerfelt er nederst i kontaktdetaljer-vinduet. Disse feltene inneholder informasjon som er spesifikk for virksomheten din.
- La disse feltene være tomme til du endrer navn på dem. Hvis du ikke gjør det, kan du ende opp med ulike typer data som er skrevet inn i ett felt.
  
  Du kan alltid gå tilbake og legge til, endre eller slette feltdata når som helst!
Ikke vær redd når ACT! formater automatisk noen av feltdataene dine når du skriver inn informasjon.
Legg til dine data så jevnt som mulig.
Legg til flere oppføringer til et felt om nødvendig.

Generelt er det best å begrense deg til ett element per felt. Fra tid til annen finner du imidlertid en situasjon der en kontakt faller inn i to kategorier. JoAnne Chamar kan for eksempel være både en venn og en klient. I denne situasjonen kan du bruke rullegardinlisten til å taste inn mer enn ett element i et felt.

For å velge flere kriterier som skal inkluderes i et enkelt felt, følg disse trinnene:
- a. Plasser markøren i feltet.
- b. Sjekk av dine ønskede valg.
- c. Klikk på de ønskede oppføringene i dialogboksen Rediger listeværdier.
- d. Klikk hvor som helst utenfor dialogboksen for å lukke den.
  
  De forskjellige oppføringene vises i feltet, separert med et komma.
Når du fyller ut informasjonen for hver ny kontakt, ikke glem å klikke på de forskjellige kategoriene nederst i oppsettet.

Du finner flere felt som lurker på disse kategoriene. Fanen Hjemadresse er stedet du registrerer personlig informasjon om en kontakt. Du kan ha noen andre faner som du også kan velge mellom.

Ulike layouter viser forskjellige faner. Hvis du endrer din nåværende layout, ser du sannsynligvis på et annet sett med faner.

Hvis du glemmer å klikke på disse kategoriene langs bunnen av kontaktdetaljer-vinduet, kan du bare overse noen av feltene du trenger for å fylle ut viktig informasjon. Så vær sikker på å klikke på disse fanene!
Lagre den nye kontaktinformasjonen.

Teoretisk trenger du ikke å lagre ny kontaktinformasjon; Den lagres hvis du gjør noe av følgende:
- Utfør noen annen ACT! kommando, som inkluderer alt fra å legge til et notat eller salgsmulighet til å planlegge en avtale.
- Gå videre til en annen post i databasen.
- Klikk på Lagre-knappen (representert av den lille diskettikonet på verktøylinjen).
- Trykk Ctrl + S.