8 Vanskelige situasjoner (og hva som skal gjøres neste) - dummies

Det finnes noen ofte store realiteter i bokføringslivet du kan unngå hvis du bruker MYOB: Flere bedrifter rullet inn i en enkelt (ofte sliter) bedrift, kaoset etterlatt av tidligere bookkeepers, gjeld på grunn av skattekontoret, budsjetter som aldri blir oppfylt, og mye mer dessuten.

Når du står overfor slike vanskelige situasjoner, kan du stole på en blanding av teknisk MYOB-rådgivning, bokføringskunnskap og en innvendig skinnende ridder-til-redningshendelser.

Håndtere 2 eller flere bedrifter, alt rullet inn i ett

Lurer du på hvordan virksomheten din tjener penger? Kanskje du gjør mange forskjellige typer arbeid, og selv om du mistenker at ikke alt dette arbeidet er lønnsomt, er du ikke sikker på hva som er lønnsomt, og hva som ikke er. Heldigvis kan dagene du lurer på nå være over, fordi med jobber og kategori rapportering kan du oppdage hva du gjør riktig, og hva du gjør feil.

MYOB tilbyr to måter å analysere inntekter og utgifter på:

• Den første måten er å bruke jobbfunksjoner for å spore lønnsomheten til hver jobb bedriften din forplikter seg til, om disse jobbene er kontrakter, stadier av en prosjekt, eller arbeid for bestemte kunder.

• Den andre måten å analysere lønnsomhet er å dele virksomheten din i profitt sentre, ved hjelp av kategorifunksjoner. Kategorier fungerer ofte godt hvis du har en bedrift som har flere forskjellige steder, eller driver forskjellige bankkontoer for ulike divisjoner.

  Du kan ikke allokere en enkelt transaksjon til mer enn én jobb. Én kategori Balanseark Du kan ikke skrive ut et balanse for hver jobb Du kan skrive ut et balanse for hver kategori Budsjetter Du kan opprette budsjetter for individuelle jobber Du kan ikke opprette budsjetter for kategorier Eiendeler Du kan ikke spore bevegelsen av eiendeler for hver jobb. Du kan spore bevegelsen av eiendeler for hver jobb. Advarsler Du kan angi dine preferanser slik at du får en advarsel hvis du glemmer å legge til en jobbkode i en transaksjonslinje Du kan ikke angi dine preferanser slik at du får en advarsel hvis du glemmer å legge til en kategorikode til en transaksjon < Kontroller Du kan ikke angi dine preferanser slik at en transaksjon bare registreres hvis hver linje har en jobbkode. Du kan angi dine preferanser slik at en transaksjon kun blir registrert dersom den har en kodekode < Headers Du kan ha header- og detaljjobber Du kan ikke ha overskrifter og detaljkategorier Kobling til kunder Du kan koble jobber til bestemte kunder Du kan ikke knytte kategorier til kunder Kobling til utgifter Du kan koble utgifter til jobber slik at de kan flagges for refusjon når onbilling kunder Du kan ikke koble kategorier til utgifter for onbilling Feil forvirret?Du kan bruke jobber til å analysere lønnsomheten til enkelte kostnadssentre, prosjekter eller ventures, men bruk kategorier for å spore lønnsomheten til særskilt separate virksomheter eller steder. Lag en silke veske fra et såres øre Har du arvet en bokføringsjobb fra noen som egentlig var en tvangsmodell, og som uttrykte dette trekk ved å opprette en konto i MYOB som inkluderer hver konto du noen gang kan forestille deg? Kanskje du selv har kommet til neste stadium og besluttet å slette alle de kontoene du ikke lenger trenger. Dette er punktet der du kan treffe problemer: Når du går for å slette en konto, nekter MYOB å spille, og sier at kontoen inneholder historisk informasjon. I denne situasjonen er måten å bli kvitt en uønsket konto, kombinert med en konto du vil ha. For å kombinere to kontoer, gå til kontolisten din, velg kontoen du vil beholde (MYOB kaller dette din primære konto), og klikk Kombinere kontoer. I vinduet Kombinere kontoer som vises, velger du kontoen du vil slå sammen (kalt din sekundære konto) og klikker Kombinere kontoer en gang til. Klikk på OK for å fortsette. Ferdig! Sporeinntekter og utgifter fra utleieeiendommer

Har du en utleieeiendom og en bedrift? Hvis du vil holde styr på alt i en enkelt MYOB-fil, så kan du.

Naviger til kontolisten din og se på toppen. Kan du se fanen som sier andre inntekter og fanen som sier andre utgifter? Du kan bruke disse klassifiseringene til å holde oversikt over leieinntekter og utleieeiendomsutgifter. På den måten kan du fortsatt holde virksomhetsinntekter og utgifter skilt fra eiendomsinvesteringen.

Håndtere aksjer og utbytte

Vil du vite hvordan du registrerer kjøp av aksjer og inntekt fra utbytte til MYOB? Svaret er kort og søtt. Bare ikke. Å gjøre det er som å prøve å hugge ned et tre med en pennekniv.

I stedet banker utbytte i din personlige konto, og kjøper også nye aksjer fra din personlige konto. Bruk en enkel håndskrevet bok eller et regneark for å holde oversikt over disse transaksjonene og gi et oppsummering til revisor på slutten av hvert år.

Komme i gjeld med ATO

Dette er den vanskelige situasjonen der du finner at du ikke kan betale din forretningsaktivitetserklæring i tide og du ender med penger til det australske skattekontoret.

I denne situasjonen sender ATO deg en erklæring hver måned som viser hvor mye du skylder. For at kontoene dine skal gi mening, bør du inkludere dette ansvaret i kontoene dine. Slik gjør du:

Gå til din kontoliste og opprett en ny ansvarskonto kalt 'penger på grunn av ATO'.

Som Kontotype, velg Kredittkort.

Gå til å bruke penger og registrer aktivitetserklæringens betaling som om du betaler det fullt ut.

Den generelle ideen er at du deler betalingen din over din GST-innsamlede konto, din GST-betalt konto og, hvis du har ansatte, din PAYG-tilbakeholdende konto.

Før du klikker på Record, velg penger på grunn av ATO som bankkonto øverst i venstre hjørne.

Registrering av en transaksjon på denne måten fjerner GST- og PAYG-kontoene tilbake til de riktige beløpene og viser ATO-ansvaret riktig.

1. Når du foretar en betaling mot denne gjelden, registrer du denne betalingen i bruk penger og alloker denne betalingen til pengene dine på grunn av ATO-kontoen.

   Avstem denne kontoen på samme måte som du ville forene en annen bankkonto.

2. Du bør avstemme denne kontoen hver gang skattekontoret sender deg en erklæring.

   Å holde budsjett på vei

3. Budsjetter er like mye en personlighetstest som de er en øvelse i regning og planlegging. Her er noen tips for å hjelpe budsjettene dine til å komme nær merket:

   Vurder personen (enten det er deg eller noen andre) som lager opp tallene. Er de en optimist eller en pessimist? Avhengig av svaret på dette spørsmålet, juster tallene dine tilsvarende.

4. Salgsfolk er optimister (de ville ikke overleve i jobben deres ellers). Ta deres salgsprosjekter med en klype salt.

5. Hvis du har mange mennesker som arbeider i virksomheten din, kan du be dem om å legge inn budsjettstallene. Jo mer involvert alle er, jo mer realistiske og oppnåelig budsjettet.

Så snart den første måneden har gått, sammenligner budsjetter med aktualer, ved hjelp av MYOBs Rapport for fortjeneste og tapsbudsjettanalyse. Gjør dette hver måned for å mestre den sanne kunsten å krysse ballen.

Tillat alltid uforutsette utgifter, spesielt hvis du gjør et budsjett for en ny bedrift. Ting koster alltid mer enn du tror.

Vurder nøye timingen for uregelmessige utbetalinger, som kvartalsvise strømregninger, måneder med fem lønnsuker og årlige forsikringspremier.

• Arbeide med generelle tidsskrifter

• Generelle tidsskrifter er vanligvis regnskapsdomene, men hvis du er seriøs på dette MYOB-spillet, kan en eller flere av dem eller andre spørre deg om å registrere en generell tidsskrift. Kanskje du justerer for avskrivninger, registrerer en endring av året, eller omfordeler utgifter fra en konto til en annen.

• Her er noen generelle tips for hvordan du skal håndtere denne spesielt vanskelige situasjonen:

• Gå til Konto-kommandosentralen og klikk Record Record Entry.

• Pause et øyeblikk, og tenk nøye på datoen.

• Generelle tidsskrifter er vanligvis justeringer av en eller annen type, og oftest bør det gis en annen dato enn den systemdatoen som tilbys. Dato tidsskriftet samsvarer med perioden som justeringen blir gjort - hvis du gjør en avskrivningsoppføring for november, oppgi journalen som november.

Ta opp et detaljert notat.

Forklar hva du gjør og hvorfor.

Debitere en konto eller kontoer, og kredit én konto eller flere kontoer.

1. For hver linje kan du legge inn et beløp i Debet kolonnen eller Kredittkolonnen - ikke begge deler. Du kan imidlertid legge til så mange linjer som du vil.

2. Tenk på skattekoder for hver linje.

   De fleste generelle tidsskrifter påvirker ikke GST, så den vanlige skattekoden er N-T.Hvis du ikke er sikker, spør du revisoren din.

3. Sjekk at totale debet samsvarer med totale kreditter.

   De gjør? Deretter skal utestående beløp nederst vises som null

4. Klikk Record for å fullføre journalen.

   Gjerningen er ferdig.

5. Administrere utenlandske transaksjoner

   MYOB AccountRight inkluderer ikke for øyeblikket valutaegenskaper. Hva er løsningen på dette dilemmaet?

6. Hvis du eksporterer varer til utlandet, men salget er i australske dollar, selv om du eksporterer varer i utlandet, trenger du ikke utenlandsk valuta.

   På samme måte, hvis du kjøper varer fra utlandet ved hjelp av australske dollar, trenger du ikke utenlandsk valuta. For eksempel, hvis du kjøper noe som bruker ditt australske kredittkort, selv om prisen er oppgitt i amerikanske dollar, når beløpet vises på kontoutskriften, er dette beløpet allerede konvertert til australske dollar.

7. Hvis du ikke allerede har kjøpt MYOB, kan du fortsatt velge den gamle MYOB Premier Classic-versjonen, som inkluderer utenlandsk valuta. Den største ulempen er at denne versjonen ikke inkluderer bank feeds eller cloud funksjoner imidlertid.

   Sist, før du gjør noe, ta kontakt med MYOBs kundeservice. Funksjonene i MYOB AccountRight endres hele tiden.