10 Nøkler til bruksteknologi for å administrere småbedriftsregistre - dummies

Småbedriftseiere har overalt tatt imot teknologi til å administrere sine poster, enten det er planlegging av avtaler, skape korrespondanse, registrering av forretninger, behandling av lønn, sporing av inventar eller mer. Mens bedrifter ikke har gått "papirløse", har de anerkjent fordelene ved å bruke teknologi for å holde orden. Hvis du fremdeles er koblet til å bruke papir, kan det være på tide at du bruker følgende ti nøkler til å repetere papiret med elektroniske filer.

Bruk Outlook til å holde oversikt over avtaler, oppgaver og prosjekter.

Papirkalenderen som går overalt, er nyttig, men har du prøvd å bruke kalenderfunksjonen i et program? Med en datastyrt kalender kan du angi en avtale en gang og sette den til å gjenta daglig, ukentlig, ukentlig eller månedlig, og du kan angi automatiske påminnelser - oppgaver du ikke kan gjøre på papirkalenderen din. Her er en annen bonus: Med programvare som Outlook kan alle medarbeiderne dele kalendere.

Skann visittkort og overfør informasjonen til Outlook-kontaktlister

Er du lei av å måtte plage deg gjennom din Rolodex eller en stor stabel visittkort for å finne et telefonnummer eller en e-postadresse ? Vel, du kan gå bort fra hvilken versjon av dette marerittet du møter. Hvordan? Kjør hvert visittkort gjennom en skanner som inneholder programvare for å konvertere informasjonen på kortet til kontaktlisten i Outlook. Deretter kan du finne informasjonen du søker med en Finn-operasjon.

Konverter dokumenter til Adobe. pdf-filer

MS Word har et alternativ for lagring av filer som. PDF-filer. Prosessen er smertefri. Med et åpent Word-dokument, velg FileSave AsSave som type, og klikk på rullegardinmenyen helt til høyre. Bla nedover listen, marker PDF, og klikk Lagre (ved siden av Avbryt nederst i boksen).

Hva er big deal om pdfs? Du trenger ikke lenger å bekymre deg for om noen har den riktige versjonen av programvare for å lese filen. Enhver datamaskin med Adobe Reader kan åpne noen. pdf-fil.

Du kan også skanne bokstaver, fakturaer, annonser - eventuelle dokumenter som passer til skanneren din - og lagre dem som pdfs. Bare vær sikker på at du setter skanneren til. pdf filtype før du skanner dokumentet.

Lag mestere av dokumenter som brukes ofte.

Når du ofte bruker stort sett samme bokstav, men med mindre endringer, behold en hovedfil av den på datamaskinen.Deretter når du trenger dokumentet, åpner du hoveddokumentet, gjør endringene og skriver ut dokumentet. Husk å lagre filen med et annet filnavn, slik at masteren ikke endres.

Bruk regnskapsprogramvare for å opprette fakturaer og innkjøpsordrer

Du trenger ikke å tommel gjennom arkivskapene full av fakturaer eller innkjøpsordre lenger. Bruk regnskapsprogramvare som QuickBooks eller Sage 50 for å lage disse dokumentene. Det kan hende du må skrive ut og sende dokumenter til en kunde, men den faktiske filen forblir - ikke i rom-hogging arkivskap - men på datamaskinen din der du finner en faktura, er det et spørsmål om å skrive noen tastetrykk.

Automatisere tidskort, prosjektfakturaer og lønnsprosessering

Du kan erstatte stansing og behandling av tidskort med elektronisk klokke inn og behandling av lønn. Tenk på tiden som er lagret og feilene unngås. En arbeidsgiver sier at hans firma kutter lønnsom behandling fra 6 timer til 45 minutter ved hjelp av tidskort programvare. Nå er det en stor prestasjon.

Og hvis pålitelighet er et problem for bedriften din, kan du kjøpe et program som krever at hver ansatt skal legge fingeren på en skanner når du begynner og slutter arbeidstiden! Denne fingeravtrykk høres ut som en sci-fi-film, ikke sant?

Spor inventar elektronisk

Hvis din småbedrift innebærer beholdning, er det bare å bruke teknologi som er den eneste veien å gå. Optisk tegngjenkjenningsprogrammer (OCR) gjør det mulig for bedriften å holde en nøyaktig oversikt over beholdningen, fylle bestillinger raskere, sende ordrer sømløst og regne nøyaktig fordi alt spores av datamaskinen. Du kan administrere alle disse prosessene, ved hjelp av etiketter og tall på skjermen.

Opptakskjøp og produktdetaljer om aktiva i et regneark eller en database

Når du kjøper utstyr eller andre eiendeler, registrerer du kjøps- og produktdetaljer i et regneark eller en database. Med all informasjonen på fingertuppene, kan du kontakte leverandøren med eventuelle problemer eller raskt telle dine eiendeler for et regnskap eller svare på en forespørsel om eiendomsinformasjon fra banken.

Gjør skattetid et stykke kake

Når alle eller de fleste av postene dine er på datamaskinen, er det enklere og mer nøyaktig å forberede skatter enn å overføre data fra en papirkopi til datamaskinen.

Med alle dine fakturaer eller innkjøpsordrer i et regnskapsprogramvare, kjører du bare en rapport og -voila! -programvaren gir deg summen av fakturaer eller innkjøpsordrer for året. Det samme gjelder lønn, beholdning og eiendeler. Du kan hente alt du har systematisk lagret på datamaskinen når du trenger det.

Sikkerhetskopiere filer

En ekstra fordel ved å bruke teknologi til å administrere småbedriftsregistrene er at du kan sikkerhetskopiere dem - lagre dem til en datamaskin på et annet sted eller en flash-stasjon, for eksempel.

Hvorfor er det så viktig? Den mest verdifulle datamaskinen aktiva er dataene den inneholder. Hold en ekstra kopi av dataene slik at du aldri møter forferdelsen av tapte poster.Du får sjelden oppmerksom på at innbruddstyver skal stjele datamaskinen din, en brann kommer til å smelte den, eller det kommer bare til å dø.