10 Gyldne regler for prosjektledelse - dummies

Når du begynner å bruke Project 2016, kan de vanlige ordene (eller avorier, aksiomer og forskrifter) her hjelpe deg med å huske grunnleggende prinsipper for prosjektledelse. Tak dem på kontormuren slik at du kan se gjennom dem gjennom hele arbeidsdagen.

Roll med det

Rolling wave planning er en utmerket måte å forenkle prosjektledelsen på. Planlegg ikke lenger inn i fremtiden enn du med rimelighet kan se - og ikke planlegge mer detaljert enn fornuftig. Når et prosjekt først er chartret, har du bare milepældatoer. Når du begynner å forstå mer om prosjektet, kan du definere prosjektets livssyklus og nøkkelleveranser som skal opprettes i hver av sine faser.

Bygg prosjektet i faser. Start med de innledende faser, og fyll ut detaljerte oppgaver, sekvenser, ressurser og varigheter. La de senere faser stå på et høyt detaljnivå; På den måten har du mindre jobb å gjøre om på senere oppgaver som ikke kan forventes på begynnelsen av prosjektet. Du vil også ha mindre behov for å manipulere grunnlinjen til de senere oppgavene: Hvis oppgavene er for langt i fremtiden, vil deres tidskrav ikke stemme overens med ressursene du opprinnelig satt til side for dem.

Når det er tidlig i spillet, unngå å gå i detalj i oppgaver som er langt i fremtiden. Prosjektet kan hjelpe deg med rullende bølgeplanlegging når du bruker disse funksjonene i programmet:

Nettverksdiagramvisning: Hjelper deg med å visualisere prosjektfasene grafisk
Tidslinje: Viser milepæler, leveranser og faser ved en høyt nivå
Oppgaveutvidelse og sammenbrudd: Lar deg skjule eller vise prosjektfaser

Sett dine ender på rad

Før du begynner å lage prosjektet, gjør leksene dine. Hvis du ikke har all den informasjonen du trenger når du setter deg ned på datamaskinen for å jobbe med Prosjekt, stopper du kontinuerlig, midtplan og går av for å finne informasjonen - ikke en effektiv måte å jobbe på.

Før du setter deg ned for å bygge en prosjektplan, tenk på følgende prosjektinformasjon:

Virkelighetskontroll av grunnleggende forventninger: Basert på din erfaring med å administrere lignende prosjekter over tid, avgjøre om leveranser, budsjett, og foreløpig tidsplan er innenfor grunn. Bestem om å diskutere endringer i omfang og budsjett for å unngå et prosjekt som er urealistisk fra starten.
Ressursinformasjon: Hvis ressursen er menneskelig, skriv ressursens fulle navn, kontaktinformasjon, ferdigheter, kostnad, tidsplan, tidskonflikter, lederens navn og lederens kontaktinformasjon.For utstyr eller fasiliteter, finn tilgjengelighet og kostnader.
Lagstruktur: Bestem om et lagmedlem registrerer alle andres fremgang eller alle ressurser gjør sin egen sporing. Bestem hvem som oppdaterer tidsplanen etter at endringer er gjort, hvem mottar kopier av hvilke rapporter, og hvem som har tilgang til masterplanen online.
Forventninger til ledelsen: Spør om ledelsen forventer å se regelmessige grunnleggende rapporter eller en annen type rapport i stedet. Spør hvordan, og fra hvem, for å få budsjettgodkjenning i ulike faser i prosjektplanleggingen, og spørre om eventuelle interesser på tvers av bedrifter vil kreve rapporter eller godkjenning fra flere kilder.
Bedriftsretningslinjer: Disse dokumentene kan stave ut arbeidstids- og overtidspolitikk, feriekalender, kostnader for overheadkostnader eller prosjektoppslag, og deling (eller ikke) av informasjon med kunder og leverandører.

Når du vurderer problemene i denne listen, er du klar til å sitte ned og begynne å skrive inn informasjon i et prosjektprosjekt. (Hør du et ekko her?)

Forvent det uventede

Du vet at han er der ute - Murphy og hans darn-lov fastsetter at alt som kan gå galt vil gå galt. De fleste prosjekter, spesielt lengre og mer komplekse prosjekter, blir ikke fullført i tide eller på budsjett. Din jobb som prosjektleder er å planlegge så nøyaktig som mulig, og deretter gjøre forsiktige tilpasninger når noen kaster en skiftenøkkel inn i arbeidene - og Prosjekt gir deg mange verktøy for å gjøre det. Men utover alle de automatiske funksjonene i Project, kan du forutse endring ved å bare planlegge for det.

Den kritiske banen bestemmer prosjektets varighet. Hver kloke prosjektleder bygger reservetid og midler i reserveprosjektet. Når et prosjekt brytes opp en uke sent og $ 5 000 over budsjett, vet kun prosjektlederen at det var fire uker senere og $ 25 000 dyrere enn opprinnelig planlagt, uten uforutsette reserver.

Legg til beredskapsreserven før viktige leveranser eller slutten av en fase for å regne for uventede hendelser. Du kan til og med legge til en beredskapsoppgave og ressursere den med Murphy.

Bruk kostnadsressurs typen (i stedet for en arbeids- eller materiell ressurs) for å legge til en angitt mengde beredskapsreserve til en oppgave eller fase.

Ikke avslutt før i morgen …

Selv om prosjektstyringsprogramvaren kan forenkle mange aspekter av arbeidslivet, blir de fleste som bruker Project for første gang overveldet av hvor mye tid de bruker til å skrive inn og oppdatere data. Disse oppgavene kan absolutt være besværlige, men belønningen fra å mestre automatiserte oppdaterings- og rapporteringsmuligheter i Project mer enn gjør opp for arbeidskraft de opprettholder.

Når det er mulig, importerer du oppgaver fra Outlook eller Excel til Project for å hjelpe deg med raskere datainngang i planleggingsfasen.

Spor så ofte du kan - minst en gang i uken. Hvis du ikke har en tendens til å spore fremdrift på et prosjekt, kan du komme opp bak den ordspråklige åtte ballen.Denne strategien sparer deg ikke bare fra å måtte gå inn i et fjell med sporingsdata, men lar deg også - og teamet ditt - se statusen til prosjektet når som helst. På den måten kan du raskt se på katastrofer nærmer seg og gjøre forebyggende tilpasninger.

Delegat, deleger, deleger

Unngå trangen til å forsøke å gjøre alt på et prosjekt selv. Selv om du oppretter og vedlikeholder prosjektfilen på egen hånd, kan det synes å gi deg mer kontroll over resultatet, er flygende solo i et større prosjekt nesten umulig (og muligens en heltidsjobb). Selvfølgelig kan du ikke tillate dusinvis av mennesker å gjøre endringer i planen, fordi du ville risikere å miste oversikten over hvem som gjorde hva og når. Men etter disse få enkle rutene kan du konvertere noen få fingre i prosjekttappen fra skadelig til nyttig:

Oppgi en person for å håndtere alle dataene. Denne persons oppdrag er å legge inn alle sporingsdata i hovedfilen.
Koble prosjektet til noen få delprosjekter, og tilordne personer som du stoler på å fungere som ledere av disse delprosjektene. La dem håndtere egen sporing og justeringer, og deretter sette disse prosjektene inn i et mesterprosjekt, slik at du kan overvåke overordnet status.
Sett enhetlige prosedyrer for teamet foran. Ikke la ett lagmedlem rapportere tid på et notatblokk, en annen sender deg fremdriften sin via e-post, og andre registrerer arbeidstiden i tidsskriften willy-nilly. Utarbeide en strategi som bruker Prosjektfunksjoner til å kommunisere konsekvent.

Du kan spore fremgang på et høyt nivå, for eksempel 25 prosent, 50 prosent, 75 prosent og 100 prosent fullført.

Dokumentere det

De fleste har hørt advarselen om prosjektledelse "Dekk dine forutsetninger", og Project hjelper deg med å gjøre det enkelt. Bruk disse funksjonene til å dokumentere detaljene i prosjektet:

Notaterområde: Bruk det til både oppgaver og ressurser for å lage oversikt over bakgrunnsinformasjon, endringer eller spesielle problemer.
Rapporter: Tilpass dem for å inkludere all relevant informasjon og bidra til å dokumentere trender og endringer.
Visuelle rapporter: Bruk denne nye funksjonen til å male bildet av prosjektstatusen for visuelt orienterte interessenter.

Lagre flere versjoner av prosjektet, spesielt hvis du endrer grunnlinjen i senere versjoner. På den måten har du en oversikt over hvert trinn i prosjektplanleggingen å henvise til når det kommer spørsmål om veien.

Hold teamet i løkken

Følg disse metodene for å holde kommunikasjonskanaler åpne:

Bruk Prosjektfunksjoner som integreres med Outlook eller andre e-postprogrammer. Bruk dem til å sende prosjektfiler eller andre typer kommunikasjoner.
Oppdater kommunikasjonsstyringsplanen. Dokument som trenger hvilken informasjon, når og hvor ofte.
Gjennomgå fremgang med lagmedlemmer ved å møte regelmessig personlig, via telefon eller via møteprogramvare. Kontroller at alle gruppemedlemmer har den nyeste versjonen av prosjektplanen som skal refereres til under disse møtene.
Vis arbeidsavbruddstrukturen (WBS) -koden på rapporter. Da kan du enkelt henvise til bestemte oppgaver i store prosjekter uten forvirring.

Mål suksess

Når du starter prosjektet, bør du ha en ide om hva som utgjør suksess, og du bør vite hvordan du måler den suksessen. Du har hørt denne: "Du kan få leveransen til rett tid, på budsjett, eller gjort riktig. Velg to. "Suksess kan innebære å oppnå mange mål, for eksempel

Kundetilfredshet
Ledelsestilfredshet
Begrensning av budsjettbegrensninger
Å være i tide

For å bestemme hvordan du skal måle suksess, spør disse spørsmålene: > Vil suksess i budsjettering ikke overskride de opprinnelige estimatene med mer enn 10 prosent?

Vil prosjektet bli vurdert i tide hvis du jobber med det anslåtte antall uker minus en tomånedersperiode når du var på vent for en unionstank, eller er den totale arbeidstiden mindre viktig enn å møte en bestemt frist?
Hvordan vil du måle kundetilfredshet?
Inkluderer en vellykket produktlansering høye salgstall etter lanseringen, eller var prosjektet vellykket bare fordi du flyttet det ut av døren?
Plasser milepæler i prosjektet som gjenspeiler oppnåelsen av hver type suksess. Når du kommer til en, kan du klappe laget ditt på baksiden. Å vite hvilken suksess som ser ut, hjelper deg med å motivere laget ditt til å komme deg dit.

Oppretthold en fleksibel strategi

Det skjer ting. Det har aldri vært et prosjekt som ikke krever innkvartering for overraskelser underveis. Merket til en god prosjektleder er at hun er oppmerksom på disse endringene og gjør justeringer for å håndtere dem raskt.

Å gjøre justeringer for å imøtekomme dårlige nyheter er ikke lett; Faktisk kan det være veldig vanskelig å levere dårlige nyheter. Men å unngå et problem i prosjektet og håper at det bare vil forsvinne, har en ekkel snøballing til et enda verre problem. Følgende verktøy kan hjelpe deg med å holde deg oppmerksom på endringer og gjøre justeringer:

Alternativet for arbeidskontur kan hjelpe deg med å endre konturen til arbeidet til frontlast, tilbakebelastning eller på annen måte endre spredningen av arbeidet i løpet av varigheten av oppgaven.

Bruk Oppgaveinspektøren for å se hva som kjører en oppgave. Du kan lete etter alternativer som å legge til ressurser, revidere arbeidsrelaterte relasjoner, og bruke reserve.
Slå på kritisk baneformatering for å se den kritiske banen til prosjektet og spore hvor mye slakk gjenstår. Justere oppgaver for effektivt å bruke opp slakk kan holde deg på plan i en krise.
Lær av dine feil

En flott gave som Project tilbyr, er evnen til å se tilbake etter at du har fullført et prosjekt slik at du kan lære av feilene dine. Du kan se gjennom den opprinnelige tidsplanen, og hver versjon etter det, for å se hvor godt du har beregnet tid og penger, og finne ut hvordan du gjør det bedre.

Ved å bruke oversikt over prosjektet, kan du få øye på trender for å finne ut hvor du alltid synes å savne på timing, eller hvorfor du alltid tillater altfor lite tid til markedsundersøkelser og mye for mye tid til spørsmål og svarene.Kanskje glemmer du alltid å budsjettere for midlertidig hjelp i rushperioder, eller du overbelaster tidlig når du trenger bare noen få personer.

Bruk rikelig med informasjon i Prosjektplaner for å utdanne deg selv på dine egne styrker og svakheter som prosjektplanlegger og leder og for å forbedre dine ferdigheter med hvert prosjekt du tar på.