Sprucing opp meldingene dine med Lotus Notes 6 - dummies

Før du sender en e-postmelding i Lotus Notes 6, kan du definere leveringsalternativer, sikkerhetsalternativer og humørstempler. Bruk disse notatordene til å la mottakeren din vite hvor varmt meldingen din er eller hva stemningen din er; eller for å be om leveringsbekreftelse, angi leveringstid og mer.

Når du er ferdig med å skrive inn meldingsdelen din, klikker du Leveringsalternativer-knappen oppe i handlingslinjen, som uunngåelig fører til dialogboksen Leveringsalternativer som vist på figur 1. I denne dialogboksen har du flere valg for levering og sikkerhet og moro.

(Du kan legge merke til i dine reiser og i dialogboksen at det er en avansert faneblad - den gode nyheten er at du sannsynligvis ikke må kaste med den.)

Figur 1: Angi leveringsalternativer her.

Angi en melding Viktighetsnivå

I delen Leveringsalternativer kan du merke meldingsnivået ditt: Lav, Normal eller Høy. Du kan angi Notater for å markere meldinger du markerer som Høy betydning; Disse meldingene vises med et rødt konvoluttikon i mottakerens Innboks. Bruk denne funksjonen til å varsle mottakeren til en spesielt viktig, presserende eller annen tidskritisk melding.

Legge til et stemplet i en melding

Bruk av stemplingslisten er en måte å komme i kontakt med ditt (elektroniske) indre barn. En stempletstempel er bare et bilde som dukker opp øverst i meldingen din, slik at leseren din vet hvordan du følte deg når du sendte meldingen. Mood-stamped meldinger er også merket som sådan i mottakerens Innboks.

Du har flere stempler å velge mellom, inkludert Private, Flame og Joke. For moro skyld, prøv hver for å se hvordan de ser ut. Joke-valget er nyttig hvis du vil sende en melding som bare er litt sarkastisk, og du må sørge for at leseren innser at ja, du bare tullet!

For å velge et stempel, klikk på pil ned ved siden av stemplet Stemmestempel. Bla gjennom listen for å gjøre ditt valg. For å forhåndsvise et stemplet, klikk på navnet i rullegardinlisten, og dets ikon vises under den listen. Klikk på OK-knappen, og stemplet vises i den nye meldingen. Hvis du ikke vil ha et stemplet i utgående meldingen, må du bare legge til standardinnstillingen Normal.

Be om en meldingsleveringsrapport

Velg valg fra valglisten for leveringsrapport for å spesifisere når og om du vil bli varslet om leveringsstatusen til meldingene dine. Dine fire valg angående en leveringsrapport er bare ved feil, bekreft levering, spor hele vei og ingen.

• Bare ved feil: Ingen nyheter er gode nyheter. Med andre ord, notater informerer deg bare dersom meldingen din ikke kan leveres av en eller annen grunn.
• Bekreft levering: Dette er valget for deg hvis du er litt mindre av en optimist. I dette tilfellet forteller Notes deg nøyaktig når og hvor meldingen ble levert.
• Spor hele banen: Dette valget forteller deg hvor (og på hvilke tider) meldingen din stoppet på vei til mottakeren din. (Det kan hende interessant, men du sannsynligvis ikke bryr deg.)
• Ingen: Velg dette og du sparer forsiktighet mot vinden, ikke bryr deg om om meldingen blir levert eller ikke. (Dette er standard, forresten.)

Hvis du velger et leveringsrapportalternativ annet enn None, mottar du en Leveringsbekreftelsesrapport (bare en e-postmelding fra nettverket til deg) tilbake så snart meldingen er sendt. som du sendte ankommer. Når det vil være, avhenger helt av nettverket. Hvis mottakeren er langt borte - for eksempel ved et annet selskap - kan det ta noen timer eller enda en hel dag for meldingen å bli levert.

Angi leveringsprioritet for en melding

Et annet valg fra dialogboksen Leveringsalternativer - Leveringsprioritet - gjelder hvor raskt du vil at Notes skal levere meldingen:

• Lav: Velg dette for å sende meldingen meldingen sent på kvelden når nettverket ikke er så opptatt.
• Normal: Velg dette for å sende meldingen så snart som mulig basert på postleveringsplanene som administratoren har laget. (Dette er standard.)
• Høy: Velge dette sender meldingen din akkurat nå - gå til side, komme gjennom!

Hvis du inkluderer et stort vedlegg i en melding, bør du vurdere å markere den som Lav prioritet. Meldingen vil ikke bli levert før du sover raskt, men det kan koste bedriften mindre penger å sende det sent på kvelden. Kanskje dette er en måte å tjene den ansattes av månedsprisen på!

Signere en melding

Du signerer meldinger av samme grunn som du signerer sjekker eller offisielle dokumenter: for å vise at de virkelig er fra deg. Du trenger ikke å signere et møte-meg-for-kaffe-notat, men når du sender en melding med viktig eller sensitiv informasjon, vil du kanskje at notater 6 skal bevise at meldingen virkelig kom fra deg.

Nå kan du selvsagt ikke skrape signaturen din på skjermen nederst i et notat. (Vel, faktisk, kan du, men sjefen din ville ikke sannsynligvis sette pris på det.) Du signerer en melding ved å merke avkryssingsboksen under Sikkerhetsalternativer i dialogboksen Leveringsalternativer.

Signaturen du bruker i notat 6, er enda vanskeligere å smi enn din egen John Hancock fordi det er en spesiell numerisk datakode lagt til meldingen når du sender den og sjekket av mottakerens datamaskin når meldingen åpnes. Notatet har ikke en faktisk signatur på den, men denne typen melding vises nederst på skjermen:

Signert av Alan Dunkel / Primus på 07-1-02 8: 30: 46, ifølge Primus.

Kryptere en melding

Visst nok, verden kryper med travle, dårlige og spioner.Hvis du bruker et modem, sender du meldingene dine over telefonlinjer der en person som ikke har det bra, kan være i stand til å fange opp og lese dem. (Det er virkelig veldig usannsynlig at dette vil skje, men hei, du vet aldri.) Dette er ikke en stor avtale for uformelle meldinger, men hvis du sender en melding som inneholder informasjon som konfidensiell bedriftsinformasjon, ansattes ytelsesvurderinger, eller bare virkelig, veldig god sladder at du ikke vil at noen andre skal lese, kan du kryptere den.

Når du bruker Notes-kryptering-sikkerhetsalternativet, er du 100 prosent sikker på at bare den tiltenkte mottakeren vil kunne lese den.

Hvis du vil kryptere en melding, velger du krypteringsboksen Krypter i delen Sikkerhetsalternativer i dialogboksen Leveringsalternativer. Klikk på OK for å lukke dialogboksen når du er ferdig.

Når du sender en kryptert melding, gjør Notes kryptering for deg - bak kulissene. Når mottakerne åpner meldingen, ser de innholdet akkurat som du skrev det. Med andre ord, leseren til en kryptert melding trenger ikke å gjøre noe spesielt for å dekryptere en kryptert melding. Bare de tiltenkte mottakere med de riktige bruker-IDene kan lese den krypterte delen av meldingen. Den eneste som vil se den faktiske jumbled-up-versjonen, er den fattige spion som avskjærer meldingen i transitt.

Hvis du sender e-post til en person som bruker et annet e-postprogram, eller hvis du sender meldingen din via Internett, må du først sjekke med firmaets Notes-administrator for å se om du vil kunne å kryptere den.

Be om returkvittering for en melding

Hvis du bruker dialogboksen Leveringsalternativer for å be om returkvittering for en melding, vil nettverket automatisk varsle deg når mottakeren leser meldingen. Dette er forskjellig fra å be om en leveringsbekreftelsesrapport, som bare forteller deg når meldingen kom i mottakerens postdatabase. Du vil vanligvis be om en kvitteringsrapport (bare aktiver avkrysningsruten for kvittering) for å forhindre at "jeg har aldri sett meldingen din" unnskyld og be om en leveringsbekreftelsesrapport for å eliminere "Jeg har aldri fått meldingen din; nettverket må ha mistet det "unnskyldning.

Hvis du sender en melding til noen som ikke bruker Notes, eller hvis meldingen din går via Internett, kan du kanskje ikke motta kvitteringsrapporter fra dem.

Forhindre kopiering av en melding

Et annet Notes-sikkerhetsalternativ til din disposisjon er å forhindre kopiering. Når du merker avkryssingsboksen Forhindre kopiering, kan du være sikker på at personen som mottar meldingen, ikke vil kunne videresende den til noen andre. Faktisk kan de ikke engang kopiere (Rediger -> Kopier) notatet ditt til utklippstavlen, hvis de har tenkt på en liten ulovlig liming (Rediger -> Lim inn). Å velge alternativet Forhindre kopiering sikrer at det du sender til en person ikke blir spammet over hele bedriften.

Når du er ferdig med å velge leveringsalternativer, klikker du OK for å komme tilbake til dokumentet. I de fleste tilfeller, etter at du har gjort deg oppmerksom på disse alternativene, klikker du deretter Send og File-knappen.

Hvis hodet ditt spinner fra alle disse leveringsalternativene, ikke la det få deg ned. Du må bare bruke dem under spesielle forhold. Faktisk vil du for de fleste meldinger blåse rett ved leveringsalternativene uten å åpne dialogboksen Leveringsalternativer og uten en annen tanke. Hva en lettelse!

Hvis du finner ut at du alltid besøker dialogboksen Leveringsalternativer for å signere og kryptere meldingene dine, kan du merke av for Save these Security Options som standard. På den måten vil eventuelle nye meldinger du lager, ha de samme sikkerhetsinnstillingene. Selvfølgelig kan du alltid ombestemme deg ved å gå tilbake til dialogboksen Leveringsalternativer for å endre en standardinnstilling eller for å endre standard sikkerhetsinnstillinger.