Innholdsfortegnelse:
Video: A Matter of Logic / Bring on the Angels / The Stronger 2024
For å opprette et nytt møte, åpner du først kalenderen din og klikker deretter på Planlegg en møte-knapp på handlingslinjen. Et tomt møteskjema vises. I figur 1 kan du se et eksempel på møteskjema.
Figur 1: Opprette et nytt møte.
De fleste feltene på en møteformular er de samme som på en avtaleformular. Du må fylle ut det grunnleggende, for eksempel et emne, når, varighet og plassering. Deretter fortsetter du å vurdere hvem du skal invitere.
Invitere inviterte
I det enkleste tilfellet skriver du ganske enkelt navnene til de menneskene du vil komme til møtet ditt. Bare fyll ut feltene Inviteres-delen (nederst til venstre), samt dato, klokkeslett og stedsseksjoner i det nye møtedokumentet. Som du kan se i Figur 1, kan du invitere tre typer personer: Påkrevd, Valgfritt og FYI.
- Påkrevd: Enhver hvis navn du lister i dette feltet anses av Notater å være en obligatorisk deltaker i møtet ditt. Dette er spesielt viktig når du spør Notater for å finne de beste tider for et møte ved hjelp av Planleggeren.
- Valgfritt: Når det gjelder Notes, er disse folkene akkurat som Required People. Notater konsulterer deres tidsplaner hvis du spør Notater for å finne de beste tidspunktene for møtet ditt. Hvis en person er oppført som en valgfri inviterte i en møteinnbud, er hans oppmøte ikke nødvendigvis obligatorisk.
- FYI: Bruk dette feltet hvis du vil sende et møte varsel - annerledes enn en invitasjon - til noen. Anta at du må planlegge et møte med dine lagmedlemmer. Du kan legge inn hvert lagmedlems navn i Obligatorisk felt, men legg sjefs navn i FYI-feltet. På den måten får kollegaene dine en invitasjon til møtet, men lederen får bare en møteopplysninger i stedet. På den måten vet sjefen din at du har møtet, og at du sendte invitasjonene, men også at hun ikke forventes å delta.
Folket i de obligatoriske og valgfrie feltene ser ikke navnene på noen som du lister i FYI-feltet i en møteinvitasjon.
Klikk på knappene som ser ut som en liten telefonbok til høyre for feltene Required, Optional og FYI for å velge navn fra den offentlige katalogen.
Den enkleste måten å opprette en ny møte invitasjon er følgende:
1. Skriv inn et emne i feltet Emne.
2. I feltet Når velger du start- og sluttdato og -tid for møtet.
3. I stedet for Hvor skal du angi plasseringen.
4. Skriv inn navnene på personene du vil invitere i feltet Inviteres.
5. Klikk på Lagre og send invitasjoner på handlingslinjen.
Alle dine inviterte mottar en melding i innboksen deres og ber dem om å komme til møtet ditt.
Det eneste problemet med denne tilnærmingen - selv om det er sikkert direkte - er at det vanligvis starter en volley av e-postmeldinger frem og tilbake mellom deg og dine gjester. Du vet, "Jeg kan ikke klare det klokka 9:30, men hva med 10, i stedet? "Variasjon. Avhengig av antall personer du inviterer til et bestemt møte, kan du faktisk tilbringe litt tid etter at du har sendt invitasjonen, og prøver å koordinere dem da de alle kommer tilbake til deg med disse "Ja, jeg kan" eller "Nei, Jeg kan ikke "svar.
Du kan lett skjørt dette dilemmaet. I stedet for å bruke den enkle prosessen som er nevnt ovenfor, spør Notes Scheduler å først gjennomgå hver inviterendes kalender for å finne en vanlig tid når alle er tilgjengelige. Bevæpnet med denne informasjonen, kan du sette en møtetid praktisk for (forhåpentligvis) alle. Din invitasjon kommer inn i dine innbokser for gjester allerede forhåndsinstallert med en dato og klokkeslett som du vet (hehe hehe) når de er gratis. Noen av dine gjester kan fortsatt avvise, selvfølgelig, men du reduserer sjansen for at det skjer ganske dramatisk fordi du unngår de fleste tidsplanskonflikter foran.
Bruke Scheduler
For å ha Notes foreslår en optimal tid for et møte basert på når Deltagede og Valgfrie møtedeltagere er tilgjengelige, hold av å klikke på Save and Send Invitations-knappen ennå. Fyll ut møtelisten din som vanlig, og klikk deretter knappen Klikk for å se Invitert, Rom og Ressurs tilgjengelighet, som du finner i Scheduler-delen (bunnen) på møtedokumentet. (Se Figur 1.)
Figur 2 viser en prøve Møte invitasjon med Planleggeren åpnet.
Figur 2: Bruk planleggeren til å finne ut når gjestene er tilgjengelige for å møte.
Når du bruker Scheduler til å ha Notes å finne møttider for deg, har du to måter å se etter beste tidspunkt eller etter tidsplan detaljer. Først, velg Sammendrag radioknapp (under Vis overskrift, venstre side) for å sikre den visningen. Denne visningen er sannsynligvis den enkleste å bruke, fordi du raskt kan se et blås-for-slag-sett av tidsforslag hvor alle de du inviterer inn er tilgjengelige.
For å bruke en av tiderne som Notes antyder, velg bare en tid som er praktisk for alle fra rullegardinlisten Foreslåtte tider for valgt dag, og klikk deretter Bruk valgt tid-knappen under den. Notater vil deretter justere tidspunktene for møte invitasjonen. Du kan se feltene i Whensection øverst på møtet skjema endres tilsvarende når du klikker en oppføring i denne listen.
Du kan også klikke på noen av datoene i den lille måneden kalenderen (nederst til høyre på skjemaet) for å se en annen dag og se når vennene dine er tilgjengelige på den dagen.
Sjekk ut den lille pilen ved siden av de foreslåtte tider for valgt dagslisteoverskrift. Klikk på denne pilen for å vise flere tidsplaner for tilgjengelighet.Fra rullegardinlisten som vises, kan du velge å søke etter kompatibel ledig tid i en bestemt dag, uke eller måned. Dette er spesielt nyttig hvis folk du inviterer ikke har noen tilgjengelighet på den opprinnelige datoen du valgte.
Hvis du har problemer med å finne en tid som fungerer for alle inviterne, klikker du på Sjekk om alt nødvendig er tilgjengelig, og bruk deretter rullegardinlisten for å velge en tid for en mindre gruppe mennesker. Dette er nyttig når du prøver å planlegge et møte med et større antall - større enn 20 personer.
En annen, mer visuell måte å finne på når invitasjonene dine er tilgjengelige, er å vise dem etter tidsplandetaljer. Velg Detaljer-knappen (under Vis overskrift) for å se et bord som viser tidspunktene hvor hver av gjestene er tilgjengelige. Du kan se en slik visning i figur 3. En fordel med denne planleggingsbordet er at du kan se, per person, ledig tid om tilgjengelighet i løpet av to uker.
Figur 3: Se individuelle tidsplandetaljer for å finne fritid.
Dra den store, gjennomsiktige vertikale linjen til du finner en tid da alle er tilgjengelige. (Det blir grønn når dette skjer.) De hvite blokkene i tabellen representerer tidene som er åpne og tilgjengelige, og de fargede blokkene representerer tidspunktene hvor den oppgitte deltakeren ellers er opptatt. Hvis alle inviterne ikke er tilgjengelige, blir den vertikale linjen rød for å fortelle deg at hele possen ikke kan delta. (En nøkkel nederst på skjermen minner deg om hvilken status hver farge indikerer.)
Uansett hvilken metode du velger å finne en tid når du alle kan møte, må du klikke på Lagre og sende invitasjoner-knappen på handlingen bar når du er ferdig.
