Video: Quickbooks Super Condense 2024
QuickBooks 2015 Condense-funksjonen gjør et par ting. Først oppretter det en arkivkopi av datafilen, og den behandler den datafilen slik at den blir mindre. sjekk ut forklaringen nedenfor:
-
Kommandoen QuickBooks Condense oppretter en permanent kopi av QuickBooks-datafilen. (Dette kalles en arkivkopi av filen.) En arkivkopi av firmafilen utgjør et øyeblikksbilde av firmafilen som det eksisterer på et bestemt tidspunkt.
Hvis noen senere har et spørsmål - kanskje din regnskapsfører eller en føderal eller statsrevisor - kan du bruk arkivkopien av datafilen til å vise hva firmafilen så ut på et bestemt tidspunkt.
-
Filen Condense-prosessen gjør datafilen mindre ved å oppsummere mange gamle lukkede, detaljerte transaksjoner ved hjelp av store monsterjournalposter. < Fordi denne kondensering og arkivering kan være litt forvirrende, er det et raskt sammendrag av exa ctly hva skjer når du kondenserer QuickBooks firmafilen. Her er hva QuickBooks vanligvis gjør under prosessen:
-
: Når du kondenserer QuickBooks-firmafilen, lagrer QuickBooks en arkivkopi av filen. Fjerner gamle lukkede transaksjoner
-
: Som en del av Condense-prosessen gir QuickBooks deg muligheten til å fjerne gamle, lukkede transaksjoner fra den nåværende, aktive versjonen av QuickBooks-firmafilen. Husk at arkivering oppretter en arkivkopi av QuickBooks-firmafilen. Du har imidlertid fortsatt den aktive versjonen av QuickBooks-firmafilen. Det er denne nåværende, fungerende versjonen av QuickBooks-firmafilen som blir ryddet opp, eller kondensert, ved fjerning av gamle, lukkede transaksjoner.
Transaksjoner er transaksjoner som QuickBooks ikke lenger trenger å spore i detalj. For eksempel er en gammel kundefaktura - etter at den er betalt - en lukket transaksjon. En gammel sjekk skrevet til noen leverandør - etter at banken har ryddet - er en lukket transaksjon. Oppsummerer gamle, lukkede transaksjoner
-
: Fordi de gamle, lukkede transaksjonene fjernes fra QuickBooks-datafilen, oppretter kondensering vanligvis oppsummerte månedlige journaloppføringer for de gamle, lukkede transaksjonene, og plasserer disse sammendragstransaksjonene i gjeldende arbeidsversjon i QuickBooks datafil. Disse oppsummerte månedlige journaloppføringene tillater deg å fortsette å utarbeide månedlige regnskap. For eksempel, selv om arkivering fjerner alle de gamle, lukkede transaksjonene fra for eksempel januar 2010, kan du fremdeles produsere månedlige regnskap for januar 2010 i 2013.For å produsere månedlige regnskap for januar 2010 bruker QuickBooks sammendrag månedlige journaloppføringer.
Rydder revisjonssporet:
-
En nesten skjult effekt av opprydding av QuickBooks-datafilene gjelder revisjonssporet. Hvis du rydder opp en firmafil og viser at firmafilen skal være kondensert, rydder QuickBooks revisjonssporet før "fjernet lukket transaksjon på eller før" dato. Med andre ord, for tiden som QuickBooks fjerner gamle, lukkede transaksjoner, fjerner den også revisjonssporet for disse transaksjonene.
Prosessen
Kondensfil betyr vanligvis å lage en kopi av QuickBooks-datafilen som du lagrer og legger bort et sted og lager en nedskalert versjon av arbeidsfilen. Kommandoen som du bruker til å kondensere QuickBooks-firmafilen, tillater deg også å lage nesten tomme firmafiler. De fleste ville aldri trenger å bruke dette alternativet. Det er bare én kategori av QuickBooks-brukere som kanskje vil lage nesten tomme firmafiler. CPAer og konsulenter (som ønsker å gjenbruke en firmafil for en annen forretningsenhet eller klient), vil kanskje bruke denne kommandoen til å lage bedriftsdatafiler som har mange av lister som allerede er opprettet.
