Identifisere og få tilgang til rapporter i Microsoft CRM-dummies

Microsoft CRM inneholder forhåndsdefinerte rapporter og diagrammer atskilt i fire hovedkategorier - salg, service, administrasjon, og markedsføring. Hver av disse kategoriene inneholder rapporter som viser informasjon relatert til det bestemte området av Microsoft CRM. Husk at enkelte rapporter kan skjules fra bestemte brukere, avhengig av sikkerhetsroller, og noen er bare ikke tilordnet en kategori eller enhet:

• Salgsrapporter: Samle alle aktiviteter knyttet til salg, fra ledelsen gjennom det faktiske salg. Disse rapportene kan også gi statistisk informasjon om kontoer, blykilder, konkurrenter og produkter.
• Tjenesterapporter: Gi statistisk informasjon relatert til kontrakter og saker og sammendrag av kunnskapsbaseartikler. Disse rapportene gir rask analyse av hvilke produkter som krever mest støtte, og hvor dine servicerepresentanter bruker mest tid.

• Administrative rapporter: Gi oppsummert informasjon om dine Microsoft CRM-brukere. Denne delen er et logisk sted å lagre egendefinerte rapporter relatert til bedriftsinformasjon, for eksempel en liste over alle ansatte som deltar i 401 (k) -planen din.
• Markedsrapporter: Beskriv kontoer, kampanjer, hovedkildeffektivitet og andre områder av interesse for markedsavdelingen. Rapportene gir sammendrag og detaljert informasjon på tvers av kontoer, kampanjer og blykilder.

Systemadministrator, konsulent eller verdiskapende forhandler kan opprette egendefinerte rapporter og kan gjøre en rapport tilgjengelig i en eller flere kategorier, samt fra skjemaer for relaterte posttyper eller fra lister for relaterte posttyper.

Rapporter kan også tilordnes en enhet (sak, kontakt, konto, aktivitet osv.) Og kan vises fra den enheten ved å klikke på Rapporter-knappen på verktøylinjen.

Hvis sikkerhetsprofilen din forhindrer deg i å få tilgang til data i Microsoft CRM, kan du ikke se dataene i en hvilken som helst rapport du kjører. Rapporteringsfunksjonen respekterer sikkerhetsinnstillingene.

Innstillingene i sikkerhetsprofilen din bestemmer hvilke rapporter du kan se. Dette er et annet område der Microsoft CRM skiller seg ut, ved å la deg sette opp flerelags sikkerhetstilgang for dine ansatte. For eksempel kan du bare gi din Human Resources-avdeling tilgang til rapporter som inneholder konfidensiell informasjon som lønn og provisjonsrater. Eller kanskje systemadministratorene dine kan begrense tilgangen til ressurskrevende rapporter for å hindre at rapportene blir lansert ved en feil i løpet av dagen, når systemet allerede er opptatt.

Du kan få tilgang til rapporter i rapportvinduet eller for de rapportene som er knyttet til bestemte enheter som nevnt, fra enhetene.

Slik driller du ned søkeresultatene (som er nyttig for disse søkene i nålen):

1. Nederst i navigasjonsruten klikker du på arbeidsplass-knappen. Deretter øverst i ruten klikker du på Rapporter (under Mitt arbeid).

Rapportvinduet vises. Husk at du bare vil se rapporter som din sikkerhetsprofil lar deg se.

2. Fyll ut feltet Søk etter og klikk på Finn-knappen.

Dette er den første metoden vi bruker for å redusere størrelsen på listen. Ved å skrive inn tekst i søkefeltet, vises kun rapporter med den teksten hvor som helst i displayet (det vil si i rapportnavnet, rapporttypen, modifisert på eller beskrivelseskolonnen).

3. Klikk på pilen ved siden av Kategori-boksen og velg en kategori.

Dette er en annen måte å begrense rapporter oppført på, og kommer til nytte hvis du er et rapport-tungt selskap.

4. Klikk på pilen ved siden av Entity-boksen og velg en enhet.

Ved å velge en enhet kan du finne rapporter knyttet til den enheten. Du kan velge mellom kontoer, saker, kampanjesvar, markedsføringslister, sitater og mer.

5. Når du finner rapporten du leter etter, klikker du på den for å markere den.

6. Hvis du vil kjøre rapporten du bare har markert, klikker du på Flere handlinger i vinduets verktøylinje og velger Kjør rapport.

Dette åpner skjermbildet Report Viewer, der du får se et varsel om at rapporten din genererer. Så ser du selve rapporten.