Retningslinjer for valg av en sosial samarbeidsplattform - dummies

Å velge riktig programvare (eller skygtjeneste) garanterer ikke suksess for et sosialt samarbeidsnettverk, som avhenger så mye eller mer på faktorer som ledelse og samfunnsledelse. Men å velge feil plattformen begrenser du sjansen for suksess. Å gjøre det riktige valget er komplisert av det faktum at det er så mange valg, med nye produkter som fortsatt blir introdusert av de som tror de har en bedre ide om hvordan å gjøre sosialt samarbeid riktig.

Her er noen tips om hvordan du velger blant sosiale samarbeidsplattformer:

• Bestem hva som skal utelukkes. Hvis et av dine krav er at du vil ha en løsning du kan kjøre på eget utstyr, kan du med en gang krysse av Yammer, Chatter og andre produkter som utelukkende tilbys som skygtjenester. På samme måte, hvis du er seriøst interessert i bare de produktene fra store bedriftssystemleverandører, kan du utelukke en mengde oppstart.

• Størr opp dine krav. Hvis din er en global organisasjon, vil du sannsynligvis ha en leverandør som har lykkes med å møte samarbeidsbehovene fra andre globale organisasjoner. Hvis din er en liten bedrift, vil du kanskje unngå kompleksiteten til en stor bedriftsløsning. På den annen side vil en raskt voksende oppstart ønske å projisere fra det den trenger i dag til kravene om et år eller fem år fra nå, når kravene blir mer komplekse.

• Lag en kort liste. Velg fem til ti løsninger som ser ut til å være en troverdig kamp for dine behov for å undersøke videre, basert på undersøkelser på nettet og analytikere.

• Lytt til banen og se demoen. Få svar på dine sentrale spørsmål og avgjøre om programvaren ser ut som en god kamp for dine behov.

• Forkort kortlisten din. Velg produktene som er verdige til videre undersøkelse.

• Prøv programvaren . Hvis du ikke allerede har gjort det, få tilgang til en "freemium" eller prøvekonto for produktene du er mest seriøse på, slik at du kan eksperimentere med å bruke dem. Selv om du ikke er seriøs nok om et produkt enn å spørre ansatte til å opprette kontoer på det, bør du ha ditt produktvalgteam test det.

• Snakk med andre kunder. Finn ut hva de liker om det sosiale samarbeidsmiljøet. Trykk dem for detaljer om deres frustrasjoner og klager. Hva slags samarbeidsforhold gjør produktadressen og hvor finner de seg å supplere den med andre verktøy?

• Velg piloten din. Hvis din forskning så langt har pekt deg på et bestemt produkt, test det på et institutt, et lag eller en tverrfunksjonell gruppe frivillige for å få en bedre forståelse av hvordan det fungerer i praksis. Hvis du har identifisert et lite antall produkter som er nært knyttet til evalueringen din, bør du vurdere å kjøre en "bake off" -konkurranse mellom dem, og utfordre leverandørene til å bevise at deres produkt er det beste for å møte dine forretningsbehov.

• Lag kurskorrigeringer, om nødvendig. Som et vitenskapelig eksperiment er et pilotprosjekt ment å bekrefte en hypotese om hva som skal fungere for organisasjonen. Hvis resultatene var positive, gå videre til neste trinn. Hvis resultatene var negative, bør du være forberedt på å undersøke dine forutsetninger og begynne igjen.

• Flytt forbi piloten, før heller enn senere. Forstå at et småskala pilotprosjekt bare vil vise til hvor godt sosialt samarbeid vil fungere for den overordnede organisasjonen. Per definisjon vil sosiale nettverk mulighetene bli mye mer begrenset når bare et lite antall personer har kontoer. Også, hvis du ber folk om å bruke en sosial samarbeidsplattform for å samarbeide om seriøst arbeid, må du fortelle dem om du er forpliktet til det eller sannsynligvis vil gjøre endringer.

  Hvis du er seriøs om sosialt samarbeid, må du gjøre det bredt tilgjengelig. Selv om du av praktiske logistiske grunner velger å åpne opp en avdeling, forretningsenhet eller region om gangen, må målet ditt være å få hele organisasjonen på ett sosialt samarbeidsnettverk.