Et skjema brev til velkommen nye online fellesskapsmedlemmer - dummies

Som nettbasert fellesskapsjef finner du at formularbokstaver er en praktisk måte å sende meldinger til fellesskapsmedlemmer fordi du ikke trenger å ta deg tid til å skrive en personlig e-post for hver person. Denne bekvemmeligheten er også et problem. Alle liker å føle seg spesiell, og det er ikke noe personlig om et formularbrev. Mange ser formularbokstaver i innboksen og sletter dem automatisk.

Likevel, hvis fellesskapet ditt har mange medlemmer, kan du ikke unngå å bruke formularbokstaver. Du har nok ikke nok tid til å skrive et personlig brev til alle som blir med i samfunnet, og du kan ikke nok vite nok om hver person til å skrive et personlig brev for hver enkelt.

Trikset er å lage et formularbrev som ser ut og føles personlig, men er fortsatt et forhåndskrevet notat sendt til alle som blir med. Her er noen formularer best practices:

• Bruk fornavn. Unngå å bruke for- og etternavn sammen eller ikke noe navn i det hele tatt. Hilsen "Kjære nytt medlem" eller "Kjære John Smith" er et sikkert tegn på at et medlem får et upersonlig formularbrev. Selv om medlemmene dine ikke er dumme, og de vet at de skal motta skjemabrev, er det lurt å få det til å se ut som om du skrev hvert brev bare for dem.

  Bruk et e-postprogram, for eksempel Aweber eller Constant Contact, som trekker fornavnet fra hver registreringsside, slik at hilsen til en nymedlems e-post leser "Kjære John" i stedet.

• Unngå å bruke jargong. Ingenting gjør folk av mer enn smarmy salgsjargong. Det er unattractive av et par grunner: Folk kan ikke forstå alle betingelsene, og det er tydelig at du mye mer vil selge enn å snakke. Jargong er upersonlig.

• Gi veibeskrivelse. Velkommen e-post skal også gi retning til nye medlemmer. E-posten forteller dem hva de kan forvente og hvor de skal finne alle interessene. Hvis det håndteres ordentlig, sender velkomstmeldingen nye medlemmer overalt hvor du vil at de skal gå:

  • Fellesskapets diskusjonsemner

  • Kampanjesider

  • Vanlige spørsmål

  • Kommentarpolitikk og retningslinjer

  • Brandpolitikk

  • Kontakt informasjon

  • Din Om side

  • Salg og rabatter

• Inkluder kontaktinformasjon. Dine nye fellesskapsmedlemmer setter pris på å vite at du er en tilgjengelig leder. Pass på at du inkluderer en måte å komme i kontakt med, slik at nye medlemmer kan komme seg ut med spørsmål og bekymringer.

• Bruk en signatur. Skriv e-postene dine, selv om du bare skal skanne signaturen din eller bruke skriptfont.Dine medlemmer vet at du ikke kan signere en e-post med en penn, men du kan signere den med en blomstring og gjøre det virke mer personlig.

Husk at du ikke spammer hvis du har tillatelse til å sende e-posten. Nye medlemmer må ha blitt enige om å motta denne e-posten når de er registrert for å være en del av fellesskapet, så ikke bekymre deg for mye om å være spammy, men prøv å gjøre din velkomst e-post mer enn bare en mengde lenker.