Finne riktig tilgang 2013-verktøy for å holde søppel ut - dummier

Del av Access 2013 Alt-i-ett-for-dummies

Hvis dataene som går inn i databasen din via tabeller og skjemaer, er søppel, vil eventuelle utdata eller analyser du gjør med spørringer og rapporter gi deg søppel også. Heldigvis tilbyr Access mange verktøy for å sikre at dataene som går i hvert felt, er dataene som skal gå i feltet. Du finner mange av verktøyene som holder søppel ut i tabelldesign-visning:

• Datatype: Bruk riktig datatype for å forhindre at data av feil type skrives inn.

• Feltstørrelse: Denne egenskapen begrenser antall tegn. Hvis du vet at et felt aldri skal overstige fire tegn, for eksempel, angi feltstørrelse til 4.

• Format: Denne egenskapen gjør at dataene ser riktig ut. Du kan for eksempel endre tekst til alle kapsler eller alle små bokstaver.

• Inngangsmask: En inngangsmaske begrenser informasjonen som er tillatt i et felt ved å angi hvilke tegn du kan skrive inn. Bruk en inngangsmaske når du vet hvilken form dataene skal ta - hvis et ordrenummer har to bokstaver etterfulgt av fire sifre, for eksempel. Telefonnumre og postnummer er andre eksempler på felt der innmaskingsmaskene er nyttige. Inndatamaskene fungerer med formatfeltegenskapen.

• Standardverdi: Denne egenskapen definerer en verdi som vises som standard hvis ingen annen verdi er angitt. Standardverdien vises i feltet til en annen verdi er angitt.

• Felt eller post Valideringsregel: Data må passere denne regelen før den er skrevet inn. Denne egenskapen fungerer med egenskapen Regel valideringstekst.

• Påkrevd: Denne egenskapen angir at feltet må ha en verdi for å lagre posten. Når ingen verdi er oppgitt, oppretter ikke Access en ny post når Tab eller Enter er trykket, og Ny post-knappen er nedtonet.

• Tillat nulllengde: Denne egenskapen angir om en nulllengdeoppføring som "" (sitater uten mellomrom mellom dem) er tillatt (kun for tekst-, lang tekst- og hyperkoblingsfelt). Et nulllengdefelt lar deg skille mellom informasjon som ikke eksisterer og en nullverdi (tom) som er ukjent eller ikke er angitt. Når dette alternativet er angitt, tillater det en nulllengdesnor i et obligatorisk felt. Du vil kanskje bruke en inngangsmaske for å gjøre et nulllengdefelt se annerledes ut enn en nullverdi når begge er tillatt.

• Indeksert: Når du velger å indeksere et felt, kan du angi at det ikke er tillatt å kopiere to verdier i feltet. Denne egenskapen er også tilgjengelig fra databladvisning; Det er en avkrysningsboks på fanen Dataark i båndet.

• Oppslagsfelt: Denne egenskapen lar brukeren velge en verdi for et felt som er lagret i et annet felt, og eliminerer dermed mange feilstavinger og standardiserer alternativene for feltet. Bruk Søkeveiviseren til å opprette et oppslagsfelt.