Filtrere et datablad i Access 2003 - dummies

Filtrering Et Access 2003-datablad er en måte å fokusere på bestemte poster, i stedet for alle poster i et bord. Du kan filtrere ut poster som ikke er relevante for det du prøver å gjøre for øyeblikket.

Når du filtrerer data, bruker du kriterier for å fortelle Tilgang hva du vil se. Et kriterium er en test som dataene passerer for å vises etter at filteret gjelder. For eksempel kan du spørre Tilgang for å vise deg postene med en ordningsdato 5/1/03. Et mer avansert kriterium er ordrer med en dato på eller etter 5/1/03.

Du kan bruke fem typer filtre i et bord: Filtrer etter utvalg, Filtrer etter skjema og Avansert filter / Sorter. Tabell 1 viser hvordan du bruker hvert filter.

Tabell 1: Typer dataarkfiltre

Filtertype	Når du skal bruke det
Filter etter valg	Du har en plate med en viss verdi i et felt, og du vil finne alle de andre postene som har samme verdi i feltet.
Filtrer etter skjema	Du har mer enn ett kriterium; for eksempel, vil du finne bestillinger plassert før 6/1/03 som ble betalt med kredittkort.
Filter for Input	Du vil skrive inn verdien eller verdiene du leter etter i et bestemt felt, eller du vil bruke et uttrykk som ditt kriterium.
Filter uten valg	Du kan finne en plate med en bestemt verdi i et felt, og du vil ekskludere alle poster som har samme verdi i feltet.
Avansert filter / sortering	Du vil gjøre mer enn de andre filtre tillater, for eksempel sortering og bruk av kriterier til flere felt. Avansert filter / sortering skaper en spørring med bare ett bord.

Grunnleggende om filtrering

Hvis du vil ha et håndtak på hele filtreringskonseptet, starter du med å se på deler av et datablad som relaterer seg til filtre. Figur 1 viser et dataark med filterknappene og indikatorene merket. Dette databladet har et filter påført - du kan fortelle på grunn av de filtrerte dataarkindikatorene nederst i databladet. Også knappen Apply / Remove Filter er uthevet - hvis den klikkes på nytt, blir filteret fjernet og alle postene i databladet vises.

Figur 1: Et filtrert dataark.

Du kan bruke et filter på et dataark - som inkluderer et bord, selvfølgelig, men også underdataark og dataark generert av spørringer. Du kan skrive inn og redigere data i et filtrert dataark. Bare vær oppmerksom på at filteret ikke blir brukt på noen nye poster før du setter på filteret igjen (ved å velge Records -> Apply Filter / Sort).

Du kan filtrere ved hjelp av knappene Filtrer etter utvalg eller Filtrer etter skjema, eller du kan bruke menyen.Vis Records-menyen for å se filtreringsalternativene, inkludert de som ikke har knapper (det er noen på Records-menyen, og noen i Filter-undermenyen).

• Hvis du vil bruke det siste filteret du brukte, velger du Records -> Apply Filter / Sort.
• For å fjerne et filter, klikk på Bruk filter-knappen eller velg Records -> Remove Filter / Sorter.

Et filter kjører en enkel spørring på ett bord - en god måte å begynne å analysere dataene dine på. Filtrering kan hjelpe deg med å varme opp for å skape mer komplekse søk. Hvis du er forvirret med spørringer, kan du opprette et filter for å finne ut hvordan du skriver kriterier for et spørsmål. Når du oppretter filteret, velger du Records -> Filter -> Advanced Filter / Sort for å se det i spørringsnettverket. Se på kriteriene for å se hvordan kriteriene ser ut. For å lukke søkeordet klikker du på Lukk-knappen på verktøylinjen.

Filtre vises i Egenskaper for filter på Egenskapsarket. Du kan filtrere et bord ved å skrive inn et uttrykk der, men nesten ingen gjør det fordi filteret blir brukt, og noen poster kan filtreres ut øyeblikket du åpner bordet.

Filtrering ved valg

Filtrering ved valg er den enkleste typen filter - det finner poster med tilhørende verdier i ett felt. For å filtrere ved valg, følg disse trinnene:

1. Finn en plate med verdien eller teksten du vil matche, og plasser markøren i den cellen for å matche hele verdien.

• For å finne alle produktene med prisen på 29. 99, plasser du markøren i en Pris-celle med verdien 29. 99.

• For å matche begynnelsen av verdien, velg det første tegnet og så mange deretter som du vil matche. Hvis du vil finne alle oppføringer i feltet som starter med La, merker du La i Lawn Flamingo før du filtrerer.

• For å matche en del av verdien, velg tegnene midt i en verdi du vil matche. Velg 99 for å finne alle verdier som inneholder 99, for eksempel 499.

2. Klikk på Filtrer etter valg-knappen på verktøylinjen

Tilgang filtre dataarket for å vise bare poster som har samme verdi i det aktuelle feltet.

For å se hele tabellen, klikk på Fjern filter-knappen (som er på forsiden av Bruk filter-knappen, den samme knappen på verktøylinjen skifter mellom Apply Filter-knappen og Fjern filter-knappen).

Filtrering ved utestenging

Filtrering ved utelukkelse ligner veldig på filtrering ved valg, bortsett fra at i stedet for å se bare poster som samsvarer med kriteriene dine, blir alle poster som samsvarer utelukket fra databladet.

For å filtrere ved ekskludering, velg en verdi for å ekskludere på samme måte som du velger en verdi som skal matche når du filtrerer etter valg:

• Plasser markøren hvor som helst i cellen for å ekskludere verdier som samsvarer med hele verdien. For eksempel, plasser markøren i en celle med verdien ME for å ekskludere alle adresser i delstaten Maine.
• Velg begynnelsen av verdien og så mange tegn deretter som du vil matche for å ekskludere alle poster med tilhørende begynnelsesverdier.
• Velg tegnene i midten av en verdi for å ekskludere alle poster som inneholder valget hvor som helst i feltet.

Hvis du vil filtrere ved utelukkelse etter at du har valgt de verdiene du vil ekskludere, velger du Records -> Filter -> Filter Excluding Selection. (Denne typen filter er ikke på verktøylinjen.)