Eksporterer Access 2007-tabeller til andre filformater - dummies

Mens hvert Microsoft Access 2007-objekt kan eksporteres, eksporterer dataene i en tabell eller spørring til et annet program - for eksempel et regneark - det vanligste eksportoppgave. Eksportere et bord eller en forespørsel innebærer omorganisering av dataene den inneholder i et annet format. Som med import kan Access oversette dataene til en rekke filformater avhengig av dine behov.

Eksporterformater

Fanen Ekstern data på båndet viser alle filformater som objektet kan eksporteres til. (Få tilgang til eksport til de samme formatene som den importerer. Få tilgang til eksport til PDF - Adobe Acrobat-filer - og Microsoft Word.)

Hovedproblemet for å holde øye med når du eksporterer, er datatap. En fantastisk tilgangstabell oversetter ikke alltid til et fabelaktig Paradox-bord. Ikke alle databaser deler de samme reglene for

• Datatyper: Spesielle tilgangsdata typer som AutoNumber, Yes / No, Memo og OLE, er nesten sikker på å forårsake problemer i andre programmer. Det kan hende du trenger noen kreativ problemløsing for å få dataene til å fungere akkurat som du vil at det skal fungere.

• Feltnavn: Hvert databaseprogram har sitt eget sett med regler som styrer feltnavn som lengden på og spesialtegnene (som et dollar eller prosent tegn) tillatt i feltnavnet.
For å unngå feltnavnproblemer under eksport, behold feltnavnene dine korte og bruk bare bokstaver og tall mens du navngir Access-feltene dine. Hvis tilgangstabellens feltnavn bryter reglene for programmet du eksporterer til, vil eksporten ikke fungere skikkelig.

Vær klar til å bruke tid på å justere eksporten slik at den fungerer akkurat slik du vil. Hvis du har et problem under eksporten, kan du se dokumentasjonen til programvaren hvis filformat du eksporterer til for feltnavn og datatype regler .

Eksportere tabell eller spørringsdata

Fremgangsmåten for å eksportere en tabell eller spørring er enkel:

1. Når databasen er åpen, klikker du på tabellen eller spørringen du vil eksportere.

Tabellnavnet er uthevet.

2. Klikk på fanen Eksterne data på båndet.

Eksporter-verktøygruppen vises på båndet:

• Vanlige eksportoppgaver har egne knapper.

• De sjeldent brukte formatene er klumpet på Mer-knappen.

3. Klikk verktøyet som samsvarer med programmet du vil eksportere dataene til.

En eksportdialogboks tilpasset ditt valgte format vises.

4. Følg trinnene i dialogboksen Eksporter for å fullføre eksporten.

Eksporter-dialogboksen viser valgene for eksportfilformatet:

• Hvert valg vil be om et filnavn (inkludert en bane) for dine eksporterte data.

• Noen eksportprosesser spør også om du vil åpne den nye filen etter at eksporten er fullført. Dette kan forhindre et frustrerende søk etter at du har lagret filen.

5. Merk av for Save Export Steps hvis du vet at du vil gjøre denne eksporten igjen.

Båndet inneholder en knapp som heter Saved Exports. Bruk dette til å enkelt eksportere et bord eller spørre etter rutine.