Video: DISC som refleksjon rundt rollen som teamleder 2024
Å være en online fellesskapsadministrator betyr å være en effektiv kommunikator. Selv om det kan være ganger du frykter å sjekke e-post, vet du at det er en viktig en viktig del av jobben din.
Du skal håndtere mye e-post. Når ordet kommer ut at du er en av de fellesskapsmedlemmene som kommer med spørsmål og bekymringer, kommer innboksen din til å bli oversvømmet. Selv om noen dager, er e-post minimal, kan du forvente flere dager når innboksen din virker nesten bunnløs.
For å gjøre saken verre, vil medarbeiderne videresende e-postmeldinger som de føler faller under avdelingens jurisdiksjon, så vær forberedt på å få mange henvendelser, klager og ting som ikke har noe å gjøre med deg i det hele tatt. Også, du kommer til å oppdage at de samme spørsmålene blir spurt om og om igjen.
Men uansett hvor trøtt du er, og selv om du er klar til å trekke håret ut etter å ha mottatt det samme spørsmålet 100 ganger i løpet av den siste timen, må du svare på alle med samme positive, profesjonelle og høflige tone.
Du kan være tilbøyelig til å lage et formularbrev for å gi det samme aksjesvaret på vanlige spørsmål, men vurder på nytt. Formularbokstaver er upersonlige og gjør at fellesskapsmedlemmene føler at de betyr så lite for deg at du ikke kan bli plaget til å lage et kort, personlig svar. Med unntak av massemelding, bør du unngå å bruke et formularbrev hvis det er mulig.
Sett en gang hver dag for å håndtere medlemsforespørsler, klager og kommentarer. Les alt for å avgjøre om det skal gå til en annen person, motta et svar med en gang, eller få ytterligere undersøkelser. Alt som ikke er avsluttet med en gang, krever oppfølging. Pass på at du noterer alle uløste korrespondanse slik at den ikke ender med å falle gjennom sprekker.
For å kutte ned på mengden e-post du mottar, vil du kanskje legge inn vanlige spørsmål på Facebook-siden din, bloggen eller forumet. Legg inn en kobling til vanlige spørsmålene dine på bloggen eller nettsiden din Kontakt oss, slik at medlemmene vet å lese vanlige spørsmål før du skriver til deg med spørsmål du allerede har besvart.
