Lage en regel i Lotus Notes 6 - dummies

A regel forteller om hva du skal gjøre med visse innkommende meldinger. For eksempel kan du ha en regel som alltid plasserer meldinger med et bestemt ord i emnefeltet i en bestemt mappe, eller en regel som flytter e-post fra en bestemt person direkte til papirkurven, eller kanskje en regel som umiddelbart endrer seg Betydningen av enhver melding du mottar fra sjefen din til Høy. Se reglene dine ved å klikke på ordet Regler i navigasjonsruten.

For å opprette en ny regel, klikker du først på mappen Regler i navigasjonsruten i posten din. Deretter klikker du på Handlingslinjens nye regelknapp. Figur 1 viser dialogboksen (ganske stor) Ny regel som vises.

Figur 1: Lag en ny regel her.

Som du ser fra figur 1, er dialogboksen Ny regel delt inn i tre seksjoner. Denne regelen bestemmer om regelen er aktivert. Angi betingelser bestemmer hvilke meldinger regelen skal handle, og Angi handlinger bestemmer hva regelen skal gjøre med meldingene den velger.

Enhver ny regel du lager, er aktivert som standard. Du kan imidlertid ha en regel som du vil deaktivere midlertidig. for eksempel, kanskje du ikke vil ha innkommende e-postmeldinger sendt til den mappen, for øyeblikket. Øverst i dialogboksen bruker du denne knappen til å bestemme om regelen skal håndheves. Velg På-knappen i feltet (standard), og regelen gjør hva du fortalte det å gjøre. På den annen side, hvis du velger Off-knappen, er regelen din suspendert til du aktiverer den på nytt.

Opprette en tilstands tilstand

Feltene i delen Spesifiser betingelser i dialogboksen Ny regel bestemmer meldingene som regelen gjelder for. Den grunnleggende ideen er å bruke disse feltene til å sette opp et kriterium og deretter å bruke Add-knappen for å lagre tilstanden. Noen regler kan bare ha én betingelse, for eksempel Emne inneholder Voksen . Andre kan være mer kompliserte, med mer enn én tilstand. For eksempel kan du ha en regel som ser etter innkommende melding med ordene Salgsoppdateringer i emnelinjen som ble sendt av en fyr som heter Rob Fichtel.

Når du definerer det andre rullegardinfeltet i delen Spesifiser betingelser i dialogboksen, kan du velge mellom 13 forskjellige steder å se:

• avsender: Velg meldinger etter navnet på personen som sendte meldingen. Du kan for eksempel opprette en regel som automatisk ser etter meldinger fra sjefen din.
• emne: Velg meldinger basert på hva som er i emnet i meldingen, for eksempel Salgsoppdatering .
• body: Finn meldinger med et bestemt ord eller uttrykk hvor som helst i meldingsdelen.
• betydning: Velg meldinger basert på betydningen av avsenderen valgte for den (Høy / Middels / Lav).
• leveringsprioritet: Velg meldinger basert på leveringsprioriteten som forfatteren har tildelt meldingen.
• til: Velg meldinger etter navn på personen eller personene i meldingen Til-feltet.
• cc: Velg meldinger etter navn på personen eller personene i meldingsens cc-felt.
• bcc: Velg meldinger etter navn på personen eller personene i meldingsbcc-feltet.
• til eller cc: Velg meldinger etter navn på personen eller personene i meldingsfeltet Til eller cc.
• kropp eller emne: Angi et kriterium som Notes vil se etter i både emne og kropp av meldinger.
• Internett-domene: Angi meldinger fra et bestemt selskap, for eksempel ibm. com eller ditt kundeselskap. com.
• størrelse: Angi meldinger av en bestemt størrelse.
• Alle dokumenter: Bruk regelen din til alle nye meldinger.

Når du forteller Notes hvor du skal se, bruker du det tredje rullegardinfeltet i delen Spesifiser betingelser i dialogboksen for å fortelle Notater hvilken type sammenligning du er interessert i:

• inneholder: Begrepet du skriver inn i det tredje feltet kan forekomme hvor som helst i feltet du velger i det første feltet.
• inneholder ikke: Uansett hva du valgte i det første feltet, kan du ikke inkludere det du skriver inn i det tredje feltet.
• er: Uansett hva du valgte i det første feltet må være nøyaktig lik det du skriver inn i det tredje feltet.
• er ikke: Uansett hva du valgte i det første feltet, kan det ikke være det du skriver inn i det tredje feltet.

Endelig bruk det tredje feltet i delen Spesifiser betingelser for å fortelle Notater hva du leter etter. Skriv bare søkeordet - en persons navn, ordet du vil finne i meldingslegemet, Internett-domenenavnet og så videre - i det tredje feltet.

Når du har definert de tre delene av tilstanden, klikker du på Legg til for å lagre tilstanden. Hvis du gir deg mening etter å ha lagret en tilstand, kan du bruke Fjern og fjern alle knappene for å redigere eventuelle feil. Du må velge tilstanden i feltet Når meldinger kommer som oppfyller disse betingelsene, og klikk på Fjern-knappen for å fjerne det.

Noen ganger kan det hende du vil ha en regel med mer enn én betingelse. Kanskje regelen er ment å finne meldinger fra en bestemt kunde, og det har også ordene ny ordre i emnelinjen. En regel kan ha så mange forhold som du vil ha; bare fortsett å bruke den add-knappen hvis du trenger mer enn en.

Når du angir flere betingelser for en regel, vil du kanskje fortelle at Notes kun skal fungere hvis hvert -kriteriet er oppfylt. Andre ganger kan det hende at notater skal fungere hvis noen av de angitte kriteriene er oppfylt. For eksempel, i Figur 1, er Notes satt opp for å slette hver melding hvis kropp eller emne inneholder ordet Voksen . Ordet Voksen behøver ikke å vises på begge steder for å aktivere regelen.Hvis du foretrekker det, kan du sette opp Notater slik at ordet Voksen må vises i emnet kropp og for å aktivere regelen. Du kontrollerer denne funksjonen ved å velge AND eller OR i det første rullegardinfeltet. Dette rullegardinfeltet vises bare etter at du har klikket på Legg til for å legge til minst én betingelse for regelen.

Definere regelenes handling

Når du forteller Notater om hvilke meldinger en regel vil virke, bruker du Angi handlinger i dialogboksen for å finne ut hva Notater skal gjøre med disse meldingene. Dette er delen av dialogboksen hvor du forteller Notes at du vil at disse bestemte meldingene skal flyttes til en bestemt mappe, slettet og så videre.

Denne delen av dialogboksen har to felt. Den første - en rullegardinliste - forteller Notater hva du vil gjøre med disse meldingene. Det andre feltet forteller Notater hvor du skal sette dem.

I det første feltet kan du velge mellom seks ting med en melding som oppfyller betingelsene som du opprettet øverst i dialogboksen Ny regel:

• Flytt til mappe: Fortell Notater til Flytt de samsvarende meldingene til en bestemt mappe, navnet du skriver inn i det andre feltet, eller bruk Select-knappen for å velge, begge vises når du velger dette alternativet.
• Kopier til mappe: Fortell Notater for å flytte de samsvarende meldingene til en bestemt mappe, navnet du skriver inn i det andre feltet eller bruk Select-knappen for å velge, begge vises når du velger dette alternativet. Dette er forskjellig fra å flytte til en mappe ved at meldingen forblir i innboksen.
• send kopi til: Videresend meldingen automatisk til noen andre.
• angi utløpsdato: Merk datoen da meldingen utløper.
• endre betydning for: Merk meldingenes betydning som Høy, Middels eller Lav - uansett hvordan avsenderen angir meldingenes betydning.
• slett: Fjern meldingen.

Når du bruker denne rullegardinlisten for å bestemme hva som skal skje med meldingene, bruk feltet til høyre for å skrive inn navnet på mappen eller navnet på personen meldingen skal videresendes til, og så på. Feltet til høyre vises eller avhenger ikke av hva du har valgt i rullegardinlisten.

Når du har definert regelens tilstand og handling, klikker du OK-knappen nederst i dialogboksen Ny regel for å lagre den. Din nye regel vises i Regelvisning i e-posten din.

Som regel kan en regel ha mer enn én handling. For eksempel kan du sette opp en regel som ser etter meldinger fra en bestemt kunde og sender automatisk denne meldingen til assistenten din etter at du også har sendt meldingen i en spesiell mappe.