Tilgang 2010 Alt-i-ett for dummier Cheat Sheet - dummies

Av Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman 2010 gjør det enkelt å administrere dataene dine, kombinere et visuelt grensesnitt med kraften i en relasjonsdatabase. Lær hvordan du organiserer data i tabeller, designformer og rapporter for redigering og presentasjon av informasjon, og opprett søk for å velge og kombinere informasjon. De neste trinnene er å skrive makroer og VBA-skript for å gjøre databasen smart og publisere data på nettet ved hjelp av SharePoint.

Hvordan lage en relasjonsdatabase i Access 2010

Når du bruker et databaseprogram som Access 2010, kan du ikke bare begynne å skrive inn data. I stedet må du opprette en relasjonsdatabasedesign, og dele informasjonen din inn i en eller flere tabeller, som hver består av felt (som er som kolonnene i et regneark). Tabeller er koblet ved hjelp av relasjonsforbindelser, hvor et felt i ett bord samsvarer med (gjelder) et felt i et annet. Her er den generelle ideen.

Identifiser dataene dine

. Lag en liste over de mulige feltene (opplysninger), inkludert tekst, numerisk, dato, sann / falsk og andre typer data.

Eliminere overflødige felt.
Ikke lagre den samme informasjonen på mer enn ett sted. Hvis du kan regne ut ett felt fra et annet, lagrer du bare ett. (For eksempel, lagre fødselsdato eller alder, men ikke begge deler.)

Organiser feltene i tabeller.
Grupper feltene dine i henhold til hva de beskriver, slik at hver gruppe blir et bord. For eksempel kan en ordreoppføringsdatabase for en butikk ha ett bord for kunder, en for produkter og en for ordrer.
Legg til tabeller for koder og forkortelser.
Planlegg å inkludere en tabell med statlige navn og to bokstaver, og en tabell hver annen kode eller forkortelse du planlegger å bruke i databasen. Du bruker disse tabellene til å lage dropdownlister over verdier du kan velge mellom når du legger inn poster.

Velg en primærnøkkel for hver tabell.
Primærnøkkelen er feltet som unikt identifiserer hver post i tabellen. Du kan fortelle Tilgang til å tildele et unikt ID-nummer til hver plate ved hjelp av et AutoNumber-felt.

Link tabellene.
Se hvilke tabeller som inneholder felt som samsvarer med felt i andre tabeller. I en ordreoppføringsdatabase må ordre-tabellen inneholde et felt for å identifisere kunden som har bestilt bestillingen - et felt som samsvarer med primærnøkkelfeltet i Kundebordet. De fleste relasjoner er en til mange, hvor en plate i ett bord kan matche mer enn én (eller nei) poster i et annet bord.

Tips for å velge felttyper i tilgang 2010

Når du designer en database i Access 2010, bestemmer du hvilken type hvert felt skal være. Her er tips for når du skal bruke hvilken type felt.

Feltype

Hva den holder	Tekst
Tekst opptil 255 tegn lang (inkludert mellomrom og	tegnsetting). Bruk et tekstfelt, ikke et nummerfelt, for koder - som telefonnumre, postnumre og andre postnumre - selv om de ser ut som tall. Memo
Som et tekstfelt, men flere av dem - opptil 65, 536	tegn. Et memo-felt kan inneholde rik (formatert) tekst, og du kan sette den til Bare legg til, slik at den kan samle tekstnotater, uten at brukeren kan slette det som allerede er der. Nummer
Bare tall. Du kan bruke + eller - før nummeret, og et	desimalpunkt. Hvis du planlegger matematikk med et felt, bruk et tall eller valutafelt. Valuta
Tall med et valutategn foran dem ($, & yen;, og så	på). AutoNumber
Numre unike for hver plate og tilordnet av Access når du legger til	poster, starter ved 1. Bruk et AutoNumber-felt som primærnøkkel -feltet for de fleste tabeller. Dato / Tid
Datoer, tider eller begge deler.	OLE Objekt
Objektforbindelse og innlemming. Ikke bruk den når du oppretter	en ny database; Bruk den nye vedleggstypen i stedet fordi den lagrer data mer effektivt. Hyperlink
Denne tekststrengen er formatert som en hyperkobling. (Hvis du klikker på koblingen	, tar den deg til siden.) Dette er spesielt nyttig hvis det er relatert informasjon på nettet. Ja / Nei
Ja eller nei (en bestemt tilstand er eller ikke er i	effekt) - eller andre toordssett, for eksempel True / False, On / Off eller Male / Hunn. Bruk et Ja / Nei-felt hvis du vil vise feltet som en boks på skjemaer. Vedlegg
Du kan lagre en eller flere hele filer - bilder, lyd,	Word-dokumenter, til og med video - i ett vedlegg -felt. Beregnet
Du skriver inn en formel som Access bruker til å beregne verdien av	dette feltet basert på andre felt i tabellen. Bruk et Beregnet -felt når en beregnet verdi vil bli brukt i mange spørringer, skjemaer, og rapporter. Tastaturgenveier til Handy Access 2010

Disse hurtigtastene er spesielt nyttige i Access 2010. Noen tastetrykk kan fungere hvor som helst i Access 2010, mens andre bare fungerer i bestemte visninger, som nevnt.

Nøkkel eller kombinasjon

Handling	F1
Viser hjelpevinduet.	Ctrl + F1
Skjuler eller viser båndet.	F5
Går til posten med rekordnummeret du skriver.	F6
Flytter fokuset til et annet område i vinduet.	F7
Kontrollerer stavemåten i det valgte objektet.	F11
Skjuler eller viser navigasjonsruten.	Slett
Sletter det valgte objektet.	Alt + Enter
I designvisning viser egenskapene til det valgte	objektet. Ctrl + C
Kopierer den valgte teksten eller objekter til utklippstavlen.	Ctrl + F
Finnes tekst (med mulighet for å erstatte den) i åpent bord,	spørring eller skjema. Ctrl + N
Starter en ny database.	Ctrl + O
Åpner en database.	Ctrl + P
Skriver ut det valgte objektet.	Ctrl + S
Lagrer det valgte objektet.	Ctrl + V
Limer innholdet i utklippstavlen til det aktive vinduet.	Ctrl + X
Sletter den valgte teksten eller objektet og lagrer den i	utklippstavlen. Ctrl + Z
Vinner den siste handlingen som kan bli fortryllet (vår all-time	favoritt!). Ctrl +;
Typer dagens dato.	Ctrl + "
Dupliserer oppføringen fra samme felt i forrige	-post. Esc
Avbryter det du skriver.	Hemmeligheter for Access 2010 Database Design

Her er de fem budene i database design, enten du bruker Access 2010 eller et annet databaseprogram. En velfungerende database gjør dataene enklere.

Lagre informasjon der den tilhører, ikke hvor den vises.

Hvor du lagrer informasjon, har ingenting å gjøre med hvor det vises. I et regneark skriver du informasjon der du vil at den skal vises når du skriver ut regnearket, men databaser fungerer annerledes. I en database lagrer du informasjon i tabeller basert på strukturen av informasjonen. Et stykke informasjon kan vises i mange forskjellige rapporter, men du lagrer det i bare ett felt i ett bord. Lagre informasjon som den egentlig eksisterer, ikke som du vil at den skal vises i en bestemt rapport.
Dette er en følge av den første regelen. Hvis du vil at boktitler skal vises i alle store bokstaver (hovedbokstaver) i innkjøpsordrene, kan Access kapitalisere titlene for deg. Oppbevar boktitlene med riktig kapitalisering, slik at du ikke står fast med dem i alle caps på hver rapport. Tilgang har mange innebygde funksjoner som kan justere måten teksten, tallene og datoene er formatert på. Garbage in, garbage out (GIGO).
Hvis du ikke bry deg om å lage en god, fornuftig design for databasen din - og hvis du ikke er forsiktig med å skrive inn riktig, ren data - blir databasen din full av søppel. En velfungerende database er enklere å vedlikeholde enn en dårlig utformet, fordi hvert stykke informasjon kun lagres én gang, i et tydelig navngitt felt i et tydelig navngitt bord, med de riktige valideringsreglene på plass. Ja, det høres ut som mye arbeid, men å rydde opp en database med 10 000 feil poster er (forkjenning av underdrivelsen) enda mer arbeid.

Skille dataene dine fra programmene dine.
Hvis du lager en database som skal deles med (eller distribueres til) andre, lagrer du alle tabellene i en database ( baksiden ) og alle andre objekter i en annen database ( forkant ) . Deretter kan du koble disse to databasene sammen for å få alt til å fungere. Å skille tabellene fra alt annet strømlinjeformer hele rigmarolen for å oppdatere spørringer, skjemaer, rapporter eller andre ting senere uten å forstyrre dataene i tabellene. Sikkerhetskopier tidlig og ofte.
Ok, dette tipset handler ikke om design, men det er for viktig å utelate: Lag en sikkerhetskopi av databasen hver dag. Med hell har kontoret ditt allerede et system med vanlige (trolig nattlige) sikkerhetskopier som inneholder databasen.Hvis ikke, ta en sikkerhetskopi av databasen din med jevne mellomrom, og absolutt før du gjør store endringer. Hold flere sikkerhetskopier, ikke bare den nyeste, hvis det tar litt tid å oppdage et problem. Slik holder du søppel ut av din tilgangsdatabase

Hvis dataene som går inn i databasen din via tabeller og skjemaer, er søppel, vil eventuelle utdata eller analyser du gjør med spørringer og rapporter også gi deg søppel. Heldigvis tilbyr Access mange verktøy for å sikre at dataene som går i hvert felt, er dataene som skal gå i feltet. Du finner mange av verktøyene for å holde søppel ut i tabelldesign-visning:

Datatype

: Bruk riktig datatype for å forhindre at data av feil type skrives inn. Feltstørrelse: Begrenser antall tegn. Hvis du for eksempel vet at et felt aldri skal overstige fire tegn, må du sette feltstørrelsen til 4 tegn.
Format: Gjør dataene riktige. Du kan for eksempel endre tekst til alle kapsler eller små bokstaver. Inndatamaskere, for eksempel, arbeider med formateringsfeltegenskapen.
Inngangsmask
: En inngangsmaske begrenser informasjonen som er tillatt i et felt ved å angi hvilke tegn du kan skrive inn. Bruk en inngangsmaske når du vet hvilken form dataene skal ta - for eksempel hvis et bestillingsnummer har to bokstaver etterfulgt av fire sifre. Telefonnumre og postnummer er andre eksempler på felt der innmaskingsmasker er nyttige. Standardverdi
: Definerer en verdi som vises som standard hvis ingen annen verdi er angitt. Standardverdien vises i feltet til en annen verdi er angitt. Felt- eller registreringsreguleringsregel
: En regel som data må passere før den er skrevet inn. Denne egenskapen fungerer med egenskapen Regel valideringstekst. Påkrevd
: Angir at feltet må ha en verdi for at du skal kunne lagre posten. Når ingen verdi er oppgitt, oppretter ikke Access en ny post når Tab eller Enter er trykket, og Ny post-knappen er nedtonet. Tillat null lengde
: Angir om en nulllengdeoppføring som "" (sitater uten mellomrom mellom dem) er tillatt (kun for tekst, memo og hyperkobling). Et felt med nulllengde lar deg skille mellom informasjon som ikke eksisterer, og null verdi (tom) som er ukjent eller ikke er angitt. Når dette alternativet er angitt, tillater det en nulllengdesnor i et obligatorisk felt. Du vil kanskje bruke en inngangsmaske for å gjøre et nulllengdefelt se annerledes ut enn en nullverdi når begge er tillatt. Indeksert: Når du velger å indeksere et felt, kan du angi at det ikke skal gis dupliserte verdier i feltet. Denne egenskapen er også tilgjengelig fra dataarkvisning - det er en avkrysningsboks på fanebladet Dataark av båndet.
Oppslagsfelt
: Tillat brukeren å velge en verdi for et felt som er lagret i et annet felt. Dette eliminerer mange feilstavinger og standardiserer alternativene for feltet. Bruk Søkeveiviseren til å opprette et oppslagsfelt. Bruke VBA effektivt i Access 2010

Når du automatiserer et Access 2010-databaseapplikasjon ved hjelp av VBA, kan du gå seg vill med en tom side som du skal begynne å skrive kode på. Hvor begynner du? Her følger noen enkle retningslinjer som følger med at du skal skrive VBA-kode som et pro:

Få hjelp.

Ja, denne artikkelen viser noen måter å forbedre ved hjelp av VBA i Access, men trykk F1 når som helst for å starte Microsoft Office Access Help, der du kan lære om og se eksempler på VBA-kode. Bruk objektbrowseren.
Objektbrowser lar deg utforske de ulike egenskapene og metodene til objektene i VBA. Fra VBA Editor-vinduet, velg Vis → Objektbrowser - eller trykk bare på F2. Få mer hjelp.
Visst, de innebygde hjelpeværktøyene i Access 2010 VBA er fantastiske, men du kan også bruke din favoritt nettleser til å søke på Internett for å få hjelp til en rekke emner når du skriver VBA-kode. Du kan til og med finne eksempler som du kan stjele - eller låne - for ditt eget prosjekt. Håndter feilene dine.
Selv den mest perfekte programmereren kan ikke stoppe feilene, men han eller hun kan stoppe dem fra å bringe et program til slipehalt. Bruk VBAs innebygde feilhåndtering med feilmeldingen Gå til og Fortsett-setninger for å fange feil og endre programflyten, slik at programmene dine ikke frustrer folkene som bruker dem. Bruk funksjoner og delprosedyrer.
Bruk funksjoner og delprosedyrer til å håndtere oppgaver som skal utføres av ulike områder av programmet. Som en generell regel, hvis du finner deg selv å kopiere og lime inn kode fra et område av et program til et annet, vil du kanskje sette den koden i sin egen prosedyre. Konverter makroer til VBA-kode.
Makrodesigneren i Access 2010 lar deg klikke og velge fra lister over forhåndsdefinerte oppgaver for å automatisere applikasjonen din. Bygg en makro som gjør det du vil, og konverter deretter den makroen til VBA-koden, slik at du kan se hvordan det ville være hvis du skrev det fra bunnen av. Deling av data med andre programmer fra Access 2010

Access 2010 er et flott databaseprogram på egen hånd, men det spiller også bra med andre. Du kan vise og hente data fra en rekke forskjellige programmer. Hvis et program støtter VBA, kan du styre det fra Access. Her er en kort liste over Microsoft-applikasjoner som du kan ta kontroll over og dele data med:

Excel:

Mange Excel-brukere slutter å bli involvert i Access fordi de trenger mer struktur for å lagre dataene sine. Men noen av disse menneskene gjør det ikke, så det er fortsatt et sterkt slips mellom Access og Excel. Du kan bruke et Excel-regneark som et bord i Access, eller ta full kontroll over et Excel-program fra Access VBA. SQL Server:
SQL Server er som Access på steroider - i hvert fall fra bordet og spørringssynspunktet. Du kan flytte dataene dine fra Access til SQL Server for å forbedre hastigheten og ytelsen når du bruker store mengder data. Når dataene er i SQL Server, kan du bygge dine tilgangsskjemaer, rapporter, makroer og moduler for å bruke dataene fra SQL Server. Word:
De fleste som bruker Access har også brukt Word. Enten du skriver et brev eller gjør en liste over oppgaver å gjøre, er Word hvor mange av oss slår. Du kan også bruke Word som et rapporteringsverktøy der du kan opprette bokmerker for å plassere data fra Access, slik at du kan få noen ukjent med Access, endre de statiske dataene i rapporten. SharePoint:
SharePoint er Microsofts visjon for deling og samarbeid med data på nettet, og fra Access 2010 kan du dele data med en SharePoint Server. Du kan til og med lage skjemaer og rapporter i Tilgang og publisere dem på et SharePoint-nettsted, slik at brukere kan bruke dem fra deres nettlesere - alt uten å ha Access 2010 installert. Outlook:
Outlook er mer enn bare et e-postverktøy; Det er også et kontaktstyringssystem. Ved hjelp av Access 2010 kan du sende e-post og samle inn data direkte fra mottatte e-postmeldinger. Du kan også dele kontakt-, kalender- og oppgaveinformasjonen med tilgangsprogrammet ditt, slik at du må skrive inn disse dataene på bare ett sted.