10 Tips for å øke produktiviteten med Office 365 - dummies

Office 365 som en skyteknologi gir enhver organisasjon fordelene ved et sofistikert datasenter uten det problemfri og kostnadene ved å opprettholde en. Her finner du "klare til å søke" tips og triks for å øke produktiviteten og effektiviteten i organisasjonen eller din praksis.

Selvbetjening fra Service Helse Dashboard

Hvis du er den utpekte administrasjonen for organisasjonen din, vil du mest sannsynlig få forespørsler om problemer brukerne opplever i Office 365. Før du bruker mye tid på feilsøking et problem, sjekk ut Service Health Dashboard i Office 365 først for å finne ut om problemet er fra slutten.

Et nytt utseende på Office 365-portalen er fortsatt i forhåndsvisning, men planlagt å bli utdelt snart. I den kan du administrere Office 365-leietakeren din: administrere brukere, opprette grupper, oppdatere abonnement, gjennomgå fakturering, kontakt support, konfigurere innstillinger, kjøre rapporter og se helsen til tjenesten (se følgende figur).

Preview-versjon av det nye Office 365-administrasjonspanelet.

Hvis noen av de spore tjenestene i Service Health Dashboard ikke er grønn, ser du nyttig informasjon om bakgrunnen for problemet, hvem påvirkes, hva Microsoft gjør om det, og hva de neste trinnene er.

Å ha innsikt i hvilken tjeneste som er opp eller ned, vil spare deg mye tid og til og med en telefonsamtale for å støtte hvis du allerede vet at noen jobber med den.

Ligner IT-fyren

På et eller annet tidspunkt ønsker vi alle i hemmelighet at vi hadde de fantastiske kreftene til IT Guy. Dette er personen som kan låse opp datamaskinen din, tilbakestille passordet ditt og gi deg tilgang til privilegert innhold i organisasjonen din.

Så hva skjer hvis du mister telefonen med konfidensiell datainformasjon og IT Guy er ikke tilgjengelig? Vel da kan du opptre som IT-fyren.

Du kan enkelt tørke data fra den trådløse enheten og til og med slette enheten fra kontoen din for å forhindre sikkerhets- og / eller personvernbrudd.

Tørk data raskt eller slett enheten fra din Exchange Online-konto ved å følge disse trinnene:

Logg på Office 365-portalen.
Fra app launcher, klikk på Mail tile.
Til høyre for Office 365 navigeringslinje, klikk på Innstillinger-ikonet.
Klikk på Mail fra Innstillinger-panelet til høyre.
Klikk Generelt i venstre rute.
Klikk på Mobil enheter, og velg deretter den mobile enheten som er synkronisert med kontoen din.
Klikk på Wipe Device-ikonet (se følgende figur).

Du vil kanskje også fjerne mobilenheten helt fra kontoen din ved å klikke på Fjern-ikonet (ser ut som et minustegn).

Tørk en enhet eksternt.

Del arbeidsbelastningen

Det er ikke uvanlig at IT-ansatte til slutt bruker mye tid på å ta vare på Help Desk-typer oppgaver og ikke har mye tid til å være proaktiv og strategisk.

I Office 365 kan IT-ansatte gi brukerne mulighet til å administrere SharePoint-nettstedstillatelser og til og med tillate brukere å invitere eksterne brukere. Kontroller innstillingene i SharePoint administrasjonssenter og velg en av de to eksterne delingsalternativene (vist) som oppfyller organisasjonens behov for å begynne å dele denne arbeidsbelastningen med andre i organisasjonen din.

Eksterne delingsalternativer i SharePoint Online.

Bruk Planleggingsassistenten

Det er ikke noe mer galning enn å prøve å sette opp et møte med en gruppe mennesker og ikke vite tilgjengeligheten. I Office 365 lagrer gratis / opptatt informasjon i Exchange Online dagen. Denne funksjonaliteten lar deg vite om personen er ledig, opptatt, jobber andre steder, ute av kontoret, eller har et foreløpig møte på kalenderen. Det fungerer ikke bare for folk, men også for ressurser, for eksempel konferanserom.

Du ser en persons gratis / opptatt informasjon når du oppretter et møte og bruker Planleggingsassistenten. Slik gjør du:

Opprett en møteinvitasjon i Outlook.
Legg til folk du vil invitere til møtet.
Klikk på Planleggingsassistent fra båndet.
Hvis tiden du valgte ser ut blokkert for alle dine inviterte, finner du en tid som fungerer best for alle, og deretter klikker du Send-knappen.

Del kalenderen din

En kul funksjon i Outlook Online er at kalenderen er like robust som skrivebordsprogrammet. Du kan bruke farger til avtalene dine for en oversikt over dagen, uken eller måneden, send en møteforespørsel, sett opp varsler og varsler, og mye mer.

Du kan dele kalenderen din til personer utenfor organisasjonen din for å gjøre det enkelt for dem å vite din tilgjengelighet. Du kan velge å gi dem fullstendig informasjon for kalenderen din, begrenset, eller bare vis tilgjengelighet.

Følg disse trinnene for å dele kalenderen din fra Outlook Online:

Klikk på Kalender-ikonet fra appstarteren.
Klikk på Del på toppen av navigasjonen, og klikk deretter Kalender.
Skriv inn e-postadressen eller adressene til personene du vil dele kalenderen med, og velg deretter detaljene du vil dele.
Klikk på Send.

Gjør et ansikts minne

Hvis du jobber for en stor organisasjon, kan du ende opp med å jobbe med flere personer med samme navn. Hvis du søker i innboksen din for en e-post fra noen som deler samme navn med andre personer du jobber med, må du sørge for at du velger den riktige personen. Du kan raskt begrense søkeresultatene dine ved å se på bildet som vises ved siden av kontaktens navn direkte fra søkeresultatene. Ryddig, ja?

Unclutter with Clutter

Filtrer lavprioriterte e-postmeldinger fra postkassen din ved hjelp av Clutter, slik at du kan fokusere på meldingene som betyr mest.Office 365 holder oversikt over e-postadferd og lærer av det, slik at det vet hvilke e-poster som betyr noe eller ikke har betydning for deg. E-postene som ender opp i Clutter-mappen, er fortsatt til vurdering; de blir ikke slettet. Du kan også "undervise" systemet dine preferanser ved å flytte en e-post tilbake til innboksen hvis den endte opp i Clutter-mappen.

Den store delen om dette? Du trenger ikke å gjøre noe! Clutter er på automatisk slik at du kan flytte rett til neste tips.

Synkroniser filene dine

Uansett hvilken tilkobling du er, vil du uunngåelig komme inn i en situasjon der du ikke har tilgang til Internett. Bare fordi du ikke har tilgang betyr ikke at effektiviteten din må gå ned.

Du kan fortsette å jobbe på OneDrive for Business eller SharePoint Online-dokumentene uten nett og synkronisere dem tilbake til serveren når du har en Internett-tilkobling. OneDrive for Business-appen skal installeres som en del av Office Pro Plus. Hvis du ikke ser det, klikker du på OneDrive fra appstarteren i Office 365, klikker på Synkronisering fra toppnavigasjonen, og følger deretter instruksjonene. Den samme knappen er tilgjengelig i SharePoint Online-dokumentbiblioteker.

Drep e-posttreet

Her er situasjonen: Du har en rapport på tre dager, og du trenger innspill fra John, Jane, Mary og Peter. Du sender e-post til alle som ber om innspill. John og Jane svarer med deres innspill. Mary så ikke e-posten din. Peter svarer og kopierer Beth. Beth svarer, men bcc er David. David svarer på alle, men glemmer å inkludere Beth. Du har endelig alle innspillingene, og du er i ferd med å fullføre rapporten, men Maria, i siste liten, svarer på alle, men ser ikke på innspill fra Beth og David. Så nå må du legge til tilbakemelding og sende den nye versjonen på nytt for alle å vurdere.

Denne historien kan fortsette og fortsette til håret ditt blir grå uten frustrasjon, men det er en bedre måte å gjøre dette på: Drep e-posttreet. Bruk Yammer i stedet.

Med Yammer, vil alle se alles tilbakemelding. Hvis noen nye kommer sammen, vil den personen se alles tilbakemelding. Så der. Ingen flere e-post trær.

Bli moderne med vedleggene dine

I den gamle verden ville du jobbe med et dokument, lagre det i et dokumentbibliotek, tildele de riktige tillatelsene til biblioteket, ta tak i lenken for dokumentet, slå opp Outlook, start en epost, send deretter lenken til dokumentet til kollegaene dine, slik at de kan medforfattere deg.

I den nye verden er moderne vedlegg saken. Slik fungerer det: Du er i brann. Du har fire dokumenter du nettopp har fullført og lagret i SharePoint eller OneDrive. Du går til Outlook, oppretter en ny e-post, og legger til mottakerne. Når du klikker på Vedlegg fil-knappen, ser du en liste over de nyeste dokumentene du jobbet med. Fra listen kan du velge dokumentet du vil dele. Da husker du at en av mottakerne ikke har tilgang til biblioteket. Ikke noe problem. Du kan gi tilgang til filen rett fra Outlook til mottakeren uten å gå til OneDrive eller SharePoint først.Hvordan er det for moderne?