Sikre din Access 2003-database som en MDE-fil - dummies

Hvis du lager en Access 2003-database for andre mennesker - spesielt folk som kan være en ungdomsbit, uansett om Access - kan det hende du vil å låse opp databasen din for å hindre andre brukere i å gjøre endringer som kan ødelegge den. Du kan legge til sikkerhet i form av brukernavn og passord, men et enklere alternativ er å slå databasen fra en MDB-fil til en MDE-fil.

En MDE-fil er den samme som en vanlig Access MDB-databasefil, med følgende endringer:

• Alle VBA-prosedyrer er kompilert - konvertert fra menneskelig lesbar kode (mer eller mindre lesbar, uansett) til et format som bare datamaskinen forstår. Denne endringen forhindrer en databasebruker i å lese eller endre VBA-koden.
• Ingen kan opprette skjemaer eller rapporter eller endre eksisterende (du kan ikke engang åpne dem i designvisning). Du kan heller ikke importere noen.

Husk å beholde en kopi av den opprinnelige MDB-filen din! Hvis du må gjøre endringer i VBA-koden, skjemaene eller rapportene (eller opprett nye), må du bruke MDB-filen, ikke MDE-filen. MDE-filer brukes mest for frontenddatabasen når du deler et program i to databaser (frontend og bakre ende).

Opprette en MDE-fil

Det er enkelt å lagre MDB-filen som en MDE-fil. Følg disse trinnene:

1. Kontroller at databasen er i Access 2002/2003 filformat ved å åpne databasen.

Ta en titt på tittellinjen i databasevinduet. (Trykk på F11 hvis det ikke er synlig.) Hvis tittellinjen sier "(Access 2000 filformat)", må du konvertere det til det nyeste filformatet.

2. Velg Verktøy -> Databaseverktøy -> Lag MDE-fil.

Tilgang lukker databasen for å gjøre konverteringen. Deretter ser du dialogboksen Lagre MDE som.

3. Angi mappe og filnavn for filen og klikk på Lagre-knappen.

Tilgang lager den nye MDE-filen mens du forlater den opprinnelige MDB-filen uberørt. Så åpner den nye MDE-filen.

Hvis tilgang løper inn i et problem mens du gjør MDE-filen, vises en melding med en Vis hjelp-knapp. Klikk på knappen for å finne ut hva som er galt.

Å gjøre oppdateringer senere

Før eller senere vil du lage en ny rapport eller fikse en irriterende skrivefeil i et skjema. Du må gå tilbake til MDB-filen din for å gjøre slike endringer, fordi du ikke kan gjøre endringer i en MDE-fil.

Hvis MDE-filen er en front-end-fil, uten data som er lagret i den, kan du bare gjøre endringene dine i den opprinnelige MDB-filen og lagre den som en MDE-fil. Fordi alle dataene dine ligger i back-end-databasen, er du helt klar.

Men hvis MDE-filen din inneholder tabeller fulle av verdifull informasjon, kan du ikke bare forlate den. Hvis du bruker MDE-filen til å gjøre dataoppføring og redigering, inneholder den filen dine oppdaterte tabeller. Den opprinnelige MDB-filen har redigerbare skjemaer, rapporter og VBA-kode, men har ikke den nyeste versjonen av dataene som er lagret i tabellene dine. Ikke et problem.

Følg disse trinnene for å oppdatere MDE-filen din:

1. Gi nytt navn til MDE-filen din som en sikkerhetskopifil.

Legg til for eksempel dagens dato til slutten av filnavnet (rett før.mde-delen). Du er i ferd med å lage en ny MDE-fil, men du vil ikke miste dataene i denne filen.

2. Åpne den opprinnelige MDB-filen og foreta endringer for å inneholde skjemaene, rapportene og VBA-koden du vil ha.

Hvis du planlegger drastiske endringer, må du først lage en sikkerhetskopi av MDB-en.

3. Velg Verktøy -> Databaseverktøy -> Lag MDE-fil og lagre det som en MDE-fil med navnet som MDE-filen din opprinnelig hadde.

Nå har du en oppdatert MDE-fil med nye, forbedrede skjemaer, rapporter og VBA-prosedyrer, men med gamle data. Du har også en oppdatert MDB-fil med dine nye, forbedrede skjemaer, rapporter og VBA-kode (men utdaterte tabeller).

4. Slett alle tabellene fra denne nye MDE-filen.

I databasevinduet klikker du på Tabeller-knappen i Objektlisten, klikker på hver tabell i listen som vises i høyre rute og trykker deretter på Slett-tasten for hver tabell. Du må bekrefte hver sletting ved å klikke på Ja-knappen. Slette tabeller høres farlig ut, men husk at du har alle disse tabellene lagret trygt i din gamle MDE-fil.

5. Importer tabellene fra den gamle MDE-filen til den nye.

Velg fil -> Hent ekstern data -> Importer og velg navnet du ga den gamle MDE-filen i Trinn 1.

Du ser dialogboksen Importobjekter, med faner for Tabeller, Spørringer, Skjemaer, Rapporter og andre gjenstander.

6. Klikk på Velg alt-knappen med tabellen Tabeller valgt, og klikk deretter OK.

Tilgang importerer tabellene dine fra den opprinnelige MDE til de nye MDE-filene, og erstatter de eldre dataene i tabellene.

7. Importer eventuelle forespørsler eller makroer i den gamle MDE-databasen du opprettet eller endret.

Gjenta trinn 5 og 6, men bruk fanene Spørringer og makroer i dialogboksen Importobjekter for å importere det som er endret.

Hvis du skal gjøre dette ofte, bør du vurdere å dele bordet i en forkant og en bakre ende. Med en delt database trenger du ikke å importere oppdaterte tabeller på nytt: Du kan bare legge dem i uendret backend-databasen.