Endre eksisterende søk i Access 2007 skjemaer og rapporter - dummies

Som du arbeide med spørsmål i Access 2007, kan du oppdage at spørringene du oppretter kan bruke litt finjustering. Kanskje du vil samle opp resultatene, slik at du ikke trenger å vade gjennom så mange poster, eller kanskje du har oppdaget at det virkelig er vondt å slå gjennom en hel masse usorterte data. Uansett årsak, å kunne endre eksisterende søk, i stedet for å starte fra bunnen av, kan være en sanntidspakke.

Når du eksperimenterer med å endre forespørsler, må du være oppmerksom på advarselsmeldinger som Tilgang vises når du forsøker å kjøre den endrede spørringen. Husk at velg spørringer og kryssord spørringer er alltid trygge fordi de ikke endrer noen av dataene dine, men de andre typer spørsmål kan endre data.

Slette en spørring

Noen ganger er det enkleste, sikreste og smarteste å gjøre med et spørsmål, å bli kvitt det helt og begynne igjen. Hvis noe har gått galt og du ikke er sikker på hva det er, gå videre og slett spørringen. Bare marker det på listen over spørsmål og trykk Slett.

Endre en eksisterende forespørsel

Uansett hvilken metode du brukte til å lage en spørring, har du egentlig bare ett alternativ for å endre et eksisterende spørsmål. Dette alternativet er å åpne spørringen i designvisning og gjøre endringene i spørringsredigeringsprogrammet. Tilgang tilbyr ikke noen veivisere for å hjelpe deg med å endre eksisterende søk.

For å åpne et eksisterende spørsmål i designvisning, velg spørringen i databasevinduet, høyreklikk den og velg Designvisning. Når du åpner en spørring på denne måten, ser spørringseditoren ut akkurat slik den gjør når du lager en spørring i designvisning. Det vil si at det ikke er separate skaper og redigerer moduser for å forvirre deg.

I noen tilfeller kan du oppdage at felt du har lagt til i en forespørsel, ikke vises i spørringseditoren når du redigerer spørringen. Årsaken til de mystiske forsvunnende feltene kan ikke tilskrives romvesener eller spøkelser; Det er rett og slett at Access dråper eventuelle ubrukte felt når du lagrer et spørsmål. Hvis du hadde felt i spørringen som ikke hadde noe formål i spørringen, er disse feltene borte når du åpner spørringen igjen.

Når du har åpnet spørringen i designvisning, kan du klikke på knappen Vis tabell på båndet. Dialogboksen Vis tabell vises slik at du kan legge til flere tabeller på spørringen. Du kan også legge til flere felt i spørringen ved å bruke de samme metodene du bruker når du først lager et søk i designvisning. På samme måte kan du legge til eller endre noen av spørrekriteriene på nøyaktig samme måte som du gjør når du oppretter en forespørsel.

Omarrangere og slette felt i en spørring

Den ene spørringsredigeringsoppgaven som du kanskje finner litt forvirrende først, omorganiserer feltene i spørringen. Du kan endre rekkefølgen på feltene ved

• Dra og slippe nye felt: For å dra og slippe et felt, må du dra den svært små grå linjen som ligger like over feltraden. Når du drar og slipper et felt på kolonnen til et eksisterende felt, skifter det eksisterende feltet og alle felt til høyre til høyre slik at det nye feltet settes inn for det eksisterende feltet.
• Klikk på feltet Felt i en kolonne og velg et annet felt for kolonnen.
• Slette eksisterende felt: For å slette et felt, plasser musepekeren øverst i feltets kolonne rett over feltraden, og klikk deretter når pekeren blir en solid svart nedpil. Velg riktig Slett-knapp fra båndet eller trykk på Delete-tasten for å fjerne feltet. De resterende feltene til høyre skifter til venstre for å fylle den tomme kolonnen.