Hvordan bruker du tabellanalysator i tilgang 2016 - dummies

Lyder dette ikke bra? Access Table Analyzer lover å ta en rotete flatfil-tabell (for eksempel et importert regneark) - med alle de repeterende dataene - og konvertere det til et effektivt sett med relasjonelle tabeller. Men som sagt sier løftene er løftene brutt. Med mindre din flatfil følger noen strenge regler, vil Table Analyzer ikke helt få det riktig.

A flat-file -databasen er en der alle dataene er i en fil. Tilgang er en relasjonsdatabase som gjør det mulig å lagre data i flere tabeller for mer effektivitet.

Noen ganger får du et perfekt sett med relasjonelle tabeller, og noen ganger foreslår Table Analyzer ikke et nytt bord når det skal eller foreslår et nytt bord når det ikke skal. Prøv det og se hva som skjer. Beste tilfelle, det fungerer riktig, og du har akkurat reddet deg selv en båtmengde tid. Verste fallet, det virker ikke riktig, og du kastet bort noen få minutter av tiden din. Mesteparten av tiden får du noe av verdi som kanskje trenger tilpasning. I hvert fall reddet du en del båtlast av tid!

Analysatoren fungerer best med en flat-fill-tabell som inneholder mye duplikatinformasjon. For eksempel, tenk en flat-fill-tabell for en bokhandel. Hver post i tabellen inneholder kunde- og bokdata. Hvis den samme kunden kjøper seks bøker, inneholder tabellen seks separate poster med kundens navn, adresse og annen informasjon duplisert i hver enkelt. Multipliser det med 1 000 kunder, og du har nettopp den typen flat-fil rot som Analyzer elsker å løse.

Slik tenker du på Tabellanalysatorveiviseren:

1. Åpne databasen din og velg tabellen du vil evaluere fra navigasjonsruten.

2. Klikk kategorien Databaseverktøy.

   Analysegruppen av knapper vises på båndet.

   

   Analysegruppen på båndet.

3. Klikk på Analysér tabell-knappen fra Analysegruppen.

   Dialogboksen Tabellanalysatorveiviseren vises.

   

   Her kommer tabellanalysatoren.

4. Les de to første skjermene hvis du vil (de er strengt pedagogiske); klikk Neste etter hver.

   En annen tabellanalysatorveiviser vises.

   

   Velg en tabell for å analysere.

5. Navnet på tabellen du valgte i navigasjonsruten skal velges i tabelllisten. Hvis ikke, klikker du navnet på tabellen du vil konvertere.

6. Klikk på Neste.

   I dialogboksen som vises, spør wizard om du bare vil la veiviseren gjøre sin ting (veiviseren bestemmer hvordan flatfilstabellen skal ordnes i flere tabeller) eller hvis du vil bestemme hvilke felt gå til hvilke bord.

7. Klikk på Ja-alternativet (hvis det ikke allerede er valgt) for å gi veiviseren full effekt når du bestemmer skjebnen til bordet ditt, og klikk deretter Neste.

   Hvis veiviseren anbefaler at du ikke deler bordet ditt, klikker du på Avbryt-knappen og klapper deg selv på baksiden for en godt utført jobb. Denne meldingen betyr at veiviseren mener at bordet ditt er bra, akkurat som det er.

   Hvis veiviseren deler opp ditt bord, analyserer det bordet ditt og viser deg funnene sine.

   

   Tabellanalysatoren tar sin beslutning.

8. Kontroller at informasjonen fra flatfilstabellen er riktig gruppert i nye tabeller:

   • Hvis informasjonen er riktig gruppert, navn tabellene ved å dobbeltklikke på hver tabellens tittellinje og skrive et nytt navn i den resulterende dialogboksen.

   • Hvis informasjonen ikke er gruppert riktig, , bruk musen til å dra og slippe felt fra tabell til tabell - og dobbeltklikk deretter på hver tabellens tittellinje for å gi nytt navn til tabellene.

   • Hvis du vil opprette et nytt bord, drar du et felt inn i hvilket som helst åpent mellomrom mellom eller rundt de eksisterende tabellene. Veiviseren vil opprette et nytt tabellvindu som inneholder feltet. Dobbeltklikk på den nye tabellens tittellinje for å gi nytt navn til tabellen.

9. Når du er ferdig med å ordne og navngi tabellene dine, klikker du Neste.

   Veiviseren velger automatisk et nøkkelfelt for hver tabell som den mener trenger et nøkkelfelt. Hvis veiviseren velger feil felt som et felt, kan du rette feilen.

10. Hvis veiviseren ikke angir et nøkkelfelt på riktig måte, kan du

    • Angi et eksisterende felt som et nøkkelfelt ved å velge feltet og klikke på Set Unique Identifier-knappen (ser ut som en nøkkel).

    • Endre en nøkkelfeltbetegnelse ved å velge riktig nøkkelfelt og deretter klikke på Set Unique Identifier-knappen (ser ut som en nøkkel).

    • Legg til et nøkkelfelt ved å klikke på knappen Legg til generert nøkkel (inneholder et plustegn og en nøkkel).

11. Klikk på Neste for siste trinn i prosessen.

    Veiviseren tilbyr å lage et spørsmål som ser ut og virker som ditt opprinnelige bord. Hvis du har rapporter og skjemaer som fungerer med den flate filen, fungerer de med den nye spørringen.

    På dette punktet i prosessen ser du kanskje ikke den siste skjermen av veiviseren som beskrevet i trinn 12; veiviseren kan fortelle deg at noen av dataene dine kanskje er feil, og at du bør rette opp det. Hvis du for eksempel har et landfelt i bordet ditt og det er to oppføringer som USA og UAS, vil veiviseren spørre deg om - eller foreslå - en korreksjon for feilen. Du bør definitivt rette opp denne typen feil.

    Uheldigvis er veiviseren ofte ikke veldig god til å identifisere slike feil. (Det kan tyde på at du for eksempel bytter Belgia til Brasil.) Ta en rask titt på dataene for faktiske feil og fortsett - fordi de foreslåtte "rettelsene" ofte er feil!

12. Velg Ja for å få veiviseren til å opprette spørringen eller Nei for å hoppe over spørringsoppretting.

    Hvis du velger Ja, opprettes et søk som går mot de nye tabellene. Spørringen ser ut og virker som den opprinnelige tabellen.Den opprinnelige tabellen omdøpes med en _OLD slått på slutten, og eventuelle rapporter og skjemaer bruker spørringen (i stedet for den opprinnelige tabellen) automatisk. Å velge Nei genererer de nye tabellene, men etterlater den opprinnelige tabellen med sitt opprinnelige navn.

13. Klikk Fullfør for å avslutte veiviseren.

    Veiviseren fullfører prosessen med å dele flatfilstabellen i et sett med relasjonstabeller.

Tabellanalysatoren er usannsynlig å dele en flatfildatabase riktig til en riktig utformet relasjonsdatabase - spesielt hvis den flate filen er komplisert. Du er mye bedre å bringe databasen til et kvalifisert menneske og la henne ordentlig redesigne det som en relasjonsdatabase - eller finne ut hvordan du gjør det selv!