Hvordan du starter rapportveiviseren i tilgang 2016 - dummies

Rapportveiviseren krever noen flere avgjørelser fra deg enn rapportverktøyet, men det er mer fleksibelt enn det øyeblikkelige Rapportverktøyet. Her går det:

1. I databasevinduet klikker du på båndets Opprett-fan og klikker deretter på rapportveiviseren. (Det er der i kategorien Rapporter.)

   Dialogboksen Rapportveiviser vises, og viser alle feltene i den aktive tabellen. Du finner også en rullegardinliste hvor du kan velge andre tabeller og spørringer og to kolonner av utvalgte og tilgjengelige felt, som du bruker til å bestemme hvilke felt fra de valgte tabellene som skal brukes i rapporten.

   

2. Bruk rullegardinlisten Tabeller / spørringer for å velge tabellen du vil starte med.

   Feltene fra tabellen du velger, vises i feltet Tilgjengelige felt.

   

3. Legg til felt i rapporten ved å dobbeltklikke dem i feltet Tilgjengelige felt.

   Ved å dobbeltklikke, legger du til feltene i feltet Utvalgte felt, og de blir en del av rapporten. Du kan også klikke et felt en gang og deretter klikke på knappen med et> symbol på det.

   

4. Gjenta trinn 2 og 3 for hver tabell og / eller spørring i databasen som du vil inkludere i rapporten. Klikk på Neste for å gå videre til neste side av rapportveiviseren. klikk deretter på Neste igjen.

   Hvis du til enhver tid vil legge til alle feltene i et gitt tabell eller spørring, klikker du bare på >> -knappen for å legge til alle tilgjengelige felt i listen Valgte felt.

   Ved å klikke på Next bypasses to ganger gruppering av spørsmål, som for en enkel rapport ofte er unødvendige.

   

5. Velg en sorteringsrekkefølge for rapporten din - vanligvis sortering på feltet som folk vil bruke til å slå opp informasjon i rapporten. Klikk på Neste.

   Hvis rapporten for eksempel dokumenterer en liste over ansatte, kan etternavn være et godt valg. En rapport om produktsalg vil være nyttig i produktnummer eller produktnavn. Du kan sortere etter mer enn ett felt, velge opptil fire felt å sortere etter og enten Stigende eller Nedadgående for sorteringsrekkefølgen på hvert felt.

   

6. Neste, hvis du har valgt felt fra flere enn ett bord, blir du bedt om å velge hvordan du vil se dem.

   Dette viser i hovedsak hvilket bord som er den dominerende eller hovedtabellen for rapporten. Når det gjelder demoen her, velg Hendelser, som er standard fordi det er tabellen der du valgte de første rapportfeltene.

   

7. Et annet trinn som vises hvis du har tatt med felt fra flere enn ett bord, vises nedenfor.

   I dette trinnet velger du hvordan du vil gruppere rapportens poster.EventType er valgt her, slik at alle samlingsbegivenhetene er sammen, deretter Utdanning, og deretter Fundraising, i den rekkefølgen. Hvis du vil bruke grupperingen, klikker du på feltnavnet i boksen til venstre, og deretter klikker du pilpilen til høyre. Dette plasserer det valgte feltet i blått, over resten av feltene som er inkludert i rapporten.

   

8. Velg en Layout og en Orientering fra de to settene for radioknapper og klikk på Neste.

   Layoutalternativer (Tabell eller Columnar) er enkle - du vil enten se rapporten som en liste (Tabell) eller i seksjoner (Columnar), der hver post vises i en egen del. Justert ligner på Tabular, men grupperer feltene i en slags stablet jumble.

   Orienteringsbeslutninger (Portrett eller Landskap) er generelt lettere hvis du ser på rapporten i hodet ditt - er det flere felter enn det som passer over et ark med 8. 5-tommers bred papir? Hvis ja, velg Landskap for å gi deg 11 tommer papir (eller 10 tommer, for å tillate den minste mulige marginen) over hvilke feltene dine vil vises.

   

9. Klikk på Neste.

   Et standardnavn for rapporten din vises nå i dette neste trinnet i veiviseren.

   

10. Gi rapporten et navn.

    Skriv inn et navn i den lange boksen øverst i dialogboksen. På dette tidspunktet må du også bestemme hvordan du skal gjøre ferdig med det - med en forhåndsvisning av rapporten, eller ved å hoppe rett inn i designvisning for å gjøre flere endringer i rapportens utseende og innhold. For nå, velg Forhåndsvisning av rapporten, som er standard.

    Når du klikker på Fullfør, vises rapporten i et forhåndsvisningsvindu, hvor du kan skrive ut det eller lagre det for senere bruk. (Trykk Ctrl + S, eller klikk på Lagre-knappen og gi rapporten et navn, når du blir bedt om det, for å ta vare på lagringsvirksomheten.)

    Når du har lagret det - eller hvis du ikke trenger å lagre det eller Fortsett å se det - du kan lukke det ved å høyreklikke på rapportens faneblad og velge Lukk fra hurtigmenyen. Hvis du gjør flere endringer og ikke har valgt å lagre, blir du spurt om du vil lukke uten å lagre.

    Selvfølgelig vil du sannsynligvis foreta endringer i rapporten, for eksempel endring av kolonnebredder hvor informasjonen blir avbrutt, for eksempel feltnavn (se FundsNeeded og FundsRaised-etikettene) og deres data (se EventDate-etiketten og data), som vist nedenfor. Dette gjøres i enten Design eller Layoutvisning, og for å bytte til enten visning, høyreklikk rapportens faneblad og velg visningen du vil arbeide inn fra popup-vinduet.