Slik starter du rapportveiviseren i Access 2013 - dummies

1 8

I databasevinduet klikker du på båndets Opprett-fan og klikker deretter på rapportveiviseren. (Det er der i kategorien Rapporter.)

Dialogboksen Rapportveiviser vises, og viser alle feltene i den aktive tabellen. Du finner også en rullegardinliste hvor du kan velge andre tabeller og spørringer og to kolonner av utvalgte og tilgjengelige felt, som du bruker til å bestemme hvilke felt fra de valgte tabellene som skal brukes i rapporten.

2 8

Bruk rullegardinlisten Tabeller / spørringer for å velge tabellen du vil starte med.

Feltene fra tabellen du velger, vises i feltet Tilgjengelige felt.

3 8

Legg felt til rapporten ved å dobbeltklikke på dem i feltet Tilgjengelige felt.

Ved å dobbeltklikke, legger du til feltene i feltet Utvalgte felt, og de blir en del av rapporten. Du kan også klikke et felt en gang og deretter klikke på knappen med et> symbol på det.

4 8

Gjenta trinn 2 og 3 for hver tabell og / eller spørring i databasen du vil inkludere i rapporten. Klikk på Neste for å gå videre til neste side av rapportveiviseren. klikk deretter på Neste igjen.

Hvis du til enhver tid vil legge til alle feltene i et gitt tabell eller spørring, klikker du bare på >> -knappen for å legge til alle tilgjengelige felt i listen Valgte felt.

Ved å klikke på Next to ganger omkobles gruppering problemer, som for en enkel rapport ofte er unødvendige.

5 8

Velg en sorteringsrekkefølge for rapporten din - vanligvis sortering på feltet som folk vil bruke til å slå opp informasjon i rapporten. Klikk på Neste.

Hvis rapporten for eksempel dokumenterer en liste over ansatte, kan etternavn være et godt valg. En rapport om produktsalg vil være nyttig i produktnummer eller produktnavn. Du kan sortere etter mer enn ett felt, velge opptil fire felt å sortere etter og enten Stigende eller Nedadgående for sorteringsrekkefølgen på hvert felt.

Tour alternativer for Layout og Orientering vises.

6 8

Velg en Layout og en Orientering fra de to settene for radioknapper og klikk Neste.

Layoutalternativer (Tabell eller Columnar) er enkle - du vil enten se rapporten som en liste (Tabell) eller i seksjoner (Columnar), der hver post vises i en egen del. Justert ligner på Tabular, men grupperer feltene i en slags stablet jumble.

Orienteringsbeslutninger (Portrett eller Landskap) er generelt lettere hvis du ser på rapporten i hodet ditt - er det flere felter enn det som passer over et ark med 8. 5-tommers bred papir? Hvis ja, velg Landskap for å gi deg 11 tommer papir (eller 10 tommer, for å tillate den minste mulige marginen) over hvilke feltene dine vil vises.

7 8

Klikk på Neste.

Et standardnavn for rapporten din vises nå i dette neste trinnet i veiviseren.

8 8

Gi din rapport et navn.

Skriv inn et navn i den lange boksen øverst i dialogboksen. På dette tidspunktet må du også bestemme hvordan du skal gjøre ferdig med det - med en forhåndsvisning av rapporten, eller ved å hoppe rett inn i designvisning for å gjøre flere endringer i rapportens utseende og innhold. For nå, velg Forhåndsvisning av rapporten, som er standard.

Når du klikker på Fullfør, vises rapporten i et forhåndsvisningsvindu, på hvilket tidspunkt kan du skrive det ut eller lagre det for senere bruk. (Trykk Ctrl + S, eller klikk på Lagre-knappen og gi rapporten et navn, når du blir bedt om det, for å ta vare på lagringsvirksomheten.)

Når du har lagret det - eller hvis du ikke trenger å lagre det eller Fortsett å se det - du kan lukke det ved å høyreklikke på rapportens faneblad og velge Lukk fra hurtigmenyen. Hvis du gjør flere endringer og ikke har valgt å lagre, blir du spurt om du vil lukke uten å lagre.

Tilbake Neste