Hvordan å sortere data i tilgang 2016 - dummies

Svært få tilgangsdatabaser er organisert i fine, praktiske alfabetiske lister. Du skriver ikke inn dine poster i alfabetisk rekkefølge; du skriver dem inn i den rekkefølgen de kommer til deg. Så hva gjør du når du trenger en liste over produkter i produktnummer rekkefølge eller en liste over adresser i postnummerbestilling akkurat nå?

Sortering etter et enkelt felt

Løsningen ligger i sorteringskommandoene, som er utrolig enkle å bruke. Sorteringskommandoene er på kategorien Ribbon's Home, i Sorter & Filter-delen. De to knappene (Stigende og Nedadgående) gjør jobben ganske bra:

• Sorter stigende sorterer dine poster fra topp til bunn:

  • Poster som begynner med A er i begynnelsen, og poster som begynner med Z er på slutten.

  • Hvis feltet inneholder numeriske data (enten de er ekte tal eller Kort tekstfelt som lagrer postnummer eller Valuta-felter som lagrer priser), plasserer en stigende rekkefølge dem i rekkefølge fra laveste nummer til høyeste.

• Sortering av sortering sorterer dine poster fra bunn til topp:

  • Poster som begynner med Z er øverst, og poster som begynner med A er nederst på listen.

  • Hvis feltet inneholder numeriske data, setter en synkende rekkefølge oppføringene i rekkefølge fra høyeste tall til laveste.

Hvis du, etter sortering i Stigende eller Nedadgående rekkefølge, vil sette ting tilbake slik de var - i rekkefølgen like før du klikker på en av disse knappene - klikker du på Fjern sorter-knappen, som ligger like under Stigende og Nedadgående knappene i Sorter & Filter-gruppen.

Sortering på mer enn ett felt

Hva om du vil sortere etter flere felt - for eksempel med postnummer, og deretter innenfor den typen, vil du ha alle med samme postnummer å vises i etternavn rekkefølge? Eller kanskje du vil sortere alle kundene dine ved hjelp av et Status-felt og deretter innenfor hver gruppe kunder som lager, for å sortere etter gjeldende saldo? Du må bruke følgende trinn for å hekke en sortering inne i en annen.

Du kan sortere etter mer enn en kolonne av gangen slik:

1. Klikk på overskriften til den første kolonnen for å sortere etter.

   Hele kolonnen er uthevet.

2. Hold nede Skift-tasten og klikk på overskriften til den siste kolonnen for å sortere etter.

   Alle kolonnene fra den første til den siste er uthevet.

3. Velg enten Sorter stigende eller Sorter synkende.

   Sorten utføres alltid fra venstre til høyre.

   Med andre ord kan du ikke sortere etter innholdet i den fjerde kolonnen og innenfor det ved innholdet i den tredje kolonnen.

Sortering har sin egen særegenhet når man arbeider med tall i et tekstfelt.Når du sorterer et felt som har tall innblandet i mellomrom og bokstaver (for eksempel gateadresser), rangerer tilgang tallene som om de var bokstaver, ikke tall. Denne oppførelsen betyr at Access setter (si) "1065 W. Orange Street" før "129 Mulberry Street. "(Takket være den særegne måten at datamaskinen din sorterer informasjon, kommer 0 i den andre posisjonen 1065 foran 2 i den andre posisjonen på 129.)