Hvordan å holde søppel ut av din tilgangsdatabase - dummies

En del av Access 2010 All-In-One for Dummies Cheat Sheet < Hvis dataene som går inn i databasen din via tabeller og skjemaer, er søppel, vil eventuelle utdata eller analyser du gjør med spørringer og rapporter også gi deg søppel. Heldigvis tilbyr Access mange verktøy for å sikre at dataene som går i hvert felt, er dataene som skal gå i feltet. Du finner mange av verktøyene for å holde søppel ut i tabelldesign-visning:

Datatype

• : Bruk riktig datatype for å forhindre at data av feil type skrives inn. Feltstørrelse: Begrenser antall tegn. Hvis du for eksempel vet at et felt aldri skal overstige fire tegn, må du sette feltstørrelsen til 4 tegn.

• Format: Gjør dataene riktige. Du kan for eksempel endre tekst til alle kapsler eller små bokstaver. Inndatamaskere, for eksempel, arbeider med formateringsfeltegenskapen.

• Inngangsmask

• : En inngangsmaske begrenser informasjonen som er tillatt i et felt ved å angi hvilke tegn du kan skrive inn. Bruk en inngangsmaske når du vet hvilken form dataene skal ta - for eksempel hvis et bestillingsnummer har to bokstaver etterfulgt av fire sifre. Telefonnumre og postnummer er andre eksempler på felt der innmaskingsmasker er nyttige. Standardverdi

• : Definerer en verdi som vises som standard hvis ingen annen verdi er angitt. Standardverdien vises i feltet til en annen verdi er angitt.

  Felt- eller postgyldighetsregel

• : En regel som data må passere før den er skrevet inn. Denne egenskapen fungerer med egenskapen Regel valideringstekst. Påkrevd

• : Angir at feltet må ha en verdi for at du skal kunne lagre posten. Når ingen verdi er oppgitt, oppretter ikke Access en ny post når Tab eller Enter er trykket, og Ny post-knappen er nedtonet. Tillat null lengde

• : Angir om en nulllengdeoppføring som "" (sitater uten mellomrom mellom dem) er tillatt (kun for tekst, memo og hyperkobling). Et felt med nulllengde lar deg skille mellom informasjon som ikke eksisterer, og null verdi (tom) som er ukjent eller ikke er angitt. Når dette alternativet er angitt, tillater det en nulllengdesnor i et obligatorisk felt. Du vil kanskje bruke en inngangsmaske for å gjøre et nulllengdefelt se annerledes ut enn en nullverdi når begge er tillatt. Indeksert: Når du velger å indeksere et felt, kan du angi at det ikke skal gis dupliserte verdier i feltet. Denne egenskapen er også tilgjengelig fra dataarkvisning - det er en avkrysningsboks på fanebladet Dataark av båndet.

• Oppslagsfelt

• : Tillat brukeren å velge en verdi for et felt som er lagret i et annet felt. Dette eliminerer mange feilstavinger og standardiserer alternativene for feltet. Bruk Søkeveiviseren til å opprette et oppslagsfelt.