Hvordan du importerer data til tilgang 2016 - dummies

Hvis du vil at databasen der du legger dataene til erstatter kilden i Access 2016, så import. Dette er alternativet for deg hvis du oppretter en Access-database for å erstatte et gammelt regneark som ikke lenger oppfyller dine behov. Importer også hvis kildedataene leveres av en ekstern leverandør i et annet format enn et tilgangsformat.

For eksempel, anta at du mottar kontantregistreringssalgsdata fra en ekstern leverandør på månedlig basis i regnearkformat. Tilgang er et godt verktøy for rapportering, slik at du kan importere dataene til tilgang og bruke rapporteringsverktøyene til å generere rapportene dine.

Her finner du trinnene for å importere eller koble datakilder til din Access-database:

1 Åpne tilgangsdatabasen som holder de importerte dataene.

Du bør se fanen Eksterne data.

2 Klikk på kategorien Ekstern data på båndet.

Kategorien Import og Link vises på båndet.

Hver knapp er koblet til en veiviser som går deg gjennom prosessen:

Vanlige filformater som Excel eller Tekst (merket som tekstfil) har sine egne spesifikke knapper.

Du kan finne de mindre vanlige filformatene ved hjelp av knappen Mer.

3 Klikk på knappen som passer til filformatet.

En ekstern data-dialogboks som er spesifikk for det valgte filformatet, vises på skjermen.

4Bruk Bla gjennom-knappen for å velge datakilden du vil importere eller lenke til Access.

Vanligvis er dette en fil. Det kan også være et SharePoint-nettsted eller en Outlook-mappe.

Hvis du skriver filnavn ikke er noe, klikker du Bla gjennom-knappen for å finne filen.

5Velg metoden for datalagring.

Her forteller du Adgang om du vil importere eller koble dataene. Du kan lenke til alle filformater bortsett fra XML.

6Følg resten av trinnene i dialogboksen Få ekstern data.

Fra dette punktet er trinnene avhengig av hvilket dataformat du importerer. Følg instruksjonene nøye. Det verste som kan skje er at du får et importert (eller sammenhengende) bord fullt av gibberish. Hvis du gjør det, må du kontrollere formatet til kildefilen.

For eksempel hvis kilden er en tekstfil og du blir gibberish, må du kanskje bekrefte at tekstfilen ble lagret som en avgrenset fil (med et tegn - for eksempel et komma - plassert mellom feltene). Det er også mulig at kildefilen ikke er i riktig format (for eksempel kan du tro at det er et Excel-regneark, men det er det ikke).

Hvis du forventer å importere eller koble til denne typen fil ofte, klikker du på Lagre importerte trinn.(Avkrysningsboksen vil bli plassert på den siste skjermen i veiviseren.) Etter at du har merket av for boksen, blir du bedt om å få et navn for importen din.

7Flikken for Ekstern data importerer på båndet inneholder en knapp som heter Lagret import. Du kan bruke denne knappen til å ringe opp lagret import og kjøre dem så ofte du vil.

Datakilder må forbli i deres opprinnelige steder med de opprinnelige navnene for å gjenopprette en lagret import.