Slik finner du data i Access 2016 - dummies

Når du vil spore opp en bestemt plate akkurat nå, oppretter du en forespørsel om at jobben er overkill. Heldigvis har Access 2016 en veldig enkel måte å finne et spesifikt stykke data i prosjektets tabeller og skjemaer: Finn-kommandoen.

Finn er funnet - stor overraskelse her - i Finn-delen av Hjem-fanen, ledsaget av et kikkert-ikon. Du kan også komme til Finn ved å trykke Ctrl + F for å åpne dialogboksen Finn.

Selv om kommandoen Finn er ganske enkel å bruke, kan det være enda kraftigere å kjenne noen få triks, og hvis du er en Word- eller Excel-bruker, finner du triksene nyttige i disse programmene. også - fordi kommandoen Finn er en Office-wide-funksjon.

Finne noe raskt

Bruk kommandoen Finn er en veldig enkel oppgave. Slik fungerer det:

Åpne tabellen eller skjemaet du vil søke.

Merk at kommandoen Finn fungerer i databladvisning og med tilgangsskjemaer og blir tilgjengelig så snart et bord eller skjema er åpnet.
Klikk i feltet du vil søke.

Kommandoen Finn søker i det aktuelle feltet i alle tabellene i tabellen, så vær sikker på at du klikker på det riktige feltet før du starter Finneprosessen. Tilgang bryr seg ikke hvilken rekord du klikker på; så lenge du er på en plate i riktig felt, vet Access nøyaktig hvilket felt du vil finne i.
Start kommandoen Finn.

Du kan enten klikke Finn-knappen i Finn-delen på Hjem-fanen eller trykke Ctrl + F.

Dialogboksen Finn og erstatt åpner, klar til å betjene deg.
Skriv inn teksten du leter etter i boksen Søk etter.

Ta et øyeblikk for å sjekke stavemåten din før du starter søket. Tilgang er ganske smart, men det er ikke klart nok til å finne ut at du faktisk mente rørlegger når du skrev inn plumer.

Dialogboksen Finn og erstatt.
Klikk på Finn neste for å kjøre søket.
- Hvis dataene du søker, er i det aktive feltet, sporer kommandoen Finn umiddelbart ned rekordet du vil ha.
  
  Cellen som inneholder dataene du søker er uthevet.
  
  Hva om den første posten som Access finner, ikke er den du leter etter? Anta at du vil ha den andre, tredje eller fjortende John Smith i tabellen? Ikke noe problem; Derfor har dialogboksen Finn og erstatt en Find Next-knapp. Fortsett å klikke på Finn neste til Tilgang enten virker ned til den posten du vil ha eller forteller deg at den gir opp søket.
- Hvis Finn ikke finner noe, beklager det feilen i en liten dialogboks, ledsaget av denne triste setningen:
  
  Microsoft Access ferdig med å søke i postene.Søkeobjektet ble ikke funnet.

Hvis Finn ikke fant det du lette etter, har du et par alternativer:

Du kan gi opp ved å klikke OK i den lille dialogboksen for å få det til å gå bort.
Du kan sjekke søket og prøve igjen (du må fortsatt klikke på OK for å kvitte seg med ledig dialogboks). Her er ting du må sjekke etter når du er tilbake i dialogboksen Finn og erstatt:
- Pass på at du klikket i riktig felt og stavet alt riktig i boksen Finn det.
  
  Du kan også sjekke de spesielle søkealternativene for å se om en av dem ødelegger søket.
- Hvis du endte med å endre stavemåten eller alternativene, klikker du på Finn neste igjen.

Skifting Finn inn i høyt utstyr

Noen ganger bare å skrive inn dataene du trenger i boksen Finn det, produserer ikke resultatene du trenger:

Du finner for mange poster (og ender opp med å klikke på Finn neste knapp endeløst for å komme til den ene platen du vil ha).
Rekordene som samsvarer, er ikke de du vil.

Den beste måten å redusere antall feilaktige kamper, er å legge til flere detaljer i søket ditt, noe som vil redusere antall kamper og kanskje gi deg bare den en posten du trenger å finne.

Tilgang tilbyr flere verktøy for finjustering av en Find. For å bruke dem, åpne dialogboksen Finn og erstatt ved enten

Klikk på Finn-knappen på Hjem-fanen

eller
Trykk Ctrl + F

Hvis kommandoen Finn ikke virker slik du tror det bør sjekke følgende alternativer. Odds er at minst en av disse alternativene er satt til utelukke det du leter etter.

Se på

Som standard ser Access bare etter kamper i feltet nåværende - hvilket felt du klikket på før du begynner Finn-kommandoen. For å fortelle Tilgang for å søke hele tabellen i stedet, velg Nåværende dokument fra rullegardinlisten Se i.

For å søke i hele tabellen, endre Look In.

Match

Alternativene dine er som følger:

Enhver del av feltet: Lar en match være hvor som helst i et felt (finne Richard, Ulrich, og Livsstilene til Rik og berømt ). Dette er standard.
Hele feltet: Dette krever at søkeordene (hva du skriver inn i boksen Finn det), er hele feltverdien. Så Rich finner ikke Ulrich , Richlieu , Richard , eller Richmond . Den finner bare Rik.
Start av feltet: Gjenkaller bare de kampene som starter fra begynnelsen av feltet. Så Rik finner Richmond, men ikke Ulrich.

Dette alternativet lar deg bare legge inn en del av et navn også, spesielt hvis du bare kjenner begynnelsen på et navn eller starten på en adresse.

Hvis du vil endre innstillingsinnstillingen, klikker du på pil ned ved siden av feltet Match og velger deretter fra rullegardinmenyen som vises.

Bruk alternativet Match.

Søk

Hvis du finner for mange kamper, kan du prøve å begrense søket til en bestemt del av tabellen ved hjelp av søkealternativet. Søk forteller at kommandoen Finn skal se enten

Ved alle poster i tabellen (standardinnstillingen)

eller
Opp eller ned fra gjeldende plate

Klikk på en plate halvveis gjennom bordet og deretter fortellende Tilgang til søk Down derfra begrenser søket til den nederste delen av tabellen.

Finjuster søkeinnstillingene dine ved å klikke på nedpilen ved siden av søkefeltet og velge riktig tilbud fra rullegardinmenyen.

Match-tilfelle

Merk av for Match-saken, så passordet du søker etter, er nøyaktig det samme som verdien som er lagret i databasen, inkludert de samme store bokstaver og små bokstaver.

Dette virker veldig bra hvis du søker etter et navn, i stedet for bare et ord, slik at rik Custard-topping ikke blir funnet når du søker etter (hovedstad R) Rik i hele tabellen. Søkefelt som formatert

Dette alternativet instruerer Access for å se på den formaterte versjonen av feltet i stedet for de faktiske dataene du skrev inn. Med "formatert" betyr dette med formatering brukt på innholdet - tall formatert som prosentandeler, datoer angitt som korte datoer vs mellomstore datoer og så videre.

Begrensning av søket på denne måten er nyttig når du søker etter datoer, lagringsenhetens ID eller et annet felt med ganske spesialisert formatering.

Slå på søkefelt som formatert ved å klikke i avmerkingsboksen ved siden av det.

Denne innstillingen fungerer ikke med Match Case, så hvis Match Case er merket, vises Søkefelt som formatert, nedtonet. I så fall fjerner du avkryssningsfelt for å få tilbake søkfeltet som formatert.

For det meste gjør dette alternativet ikke mye forskjell. Faktisk er den eneste gangen du sannsynligvis bryr deg om dette bestemte Finn-alternativet når (eller hvis) du søker i mange svært formaterte felt.