Hvordan du filtrerer data i tilgang 2016 - dummies

Noen ganger må du se en gruppe poster som deler en felles verdi i ett felt i Access. Kanskje de alle lister en bestemt by, en bestemt jobbtittel, eller de er alle produktene som har samme pris. Alltid villig til å hjelpe, Access inkluderer et spesielt verktøy for dette formålet: Filter-kommandoen.

Filter bruker kriteriene dine og viser alle matchende poster, og lager et miniatyrbord av kun de poster som oppfyller dine krav. Det er som et øyeblikkssøk uten alt arbeid og planlegging. Selvfølgelig er det ikke så fleksibelt eller kraftig som et spørsmål, men det er alt du trenger når du leter etter et ganske enkelt svar.

Filterverktøyet vises i Sorter og filter-delen av båndets startside, og du har følgende valg for et enkelt filter:

Filter
Valg
Avansert filter etter Form
Avansert filter / sortering
Bytt filter

Hver type filter utfører samme grunnleggende funksjon, men på en litt annen måte. Avanserte filter / sorteringsalternativ, funnet ved å klikke på Avansert-knappen, åpner et vindu som faktisk har bygget opp et søk - velge tabeller og felt for å filtrere, sette opp kriterier for filteret som skal brukes mens det finnes bestemte poster, den typen ting.

Filtre fungerer i tabeller, skjemaer og spørringer. Selv om du kan bruke et filter til en rapport, kan filtreringsrapporter være en skremmende oppgave. Selvfølgelig kan det du leser her brukes på den prosessen, bør du prøve det på egen hånd. Og det du lærer å søke på et bord, kan også brukes når du jobber med spørsmål og skjemaer.

Filtrering etter innhold i et felt

Med hovedfilterkommandoen kan du filtrere dine poster slik at du bare ser poster som oppfyller bestemte kriterier. Anta for eksempel at du vil se alle poster for folk som bor i en bestemt by. Slik gjør du det:

Klikk på den lille trekanten på feltnavnet for feltet du vil filtrere i byen (i dette tilfellet).

Tilgang viser en hurtigmeny.

Ikke høyreklikk toppteksten øverst i kolonnen (der det står By). Høyreklikk der viser en annen hurtigmeny fylt med fantastiske ting du kan gjøre til den kolonnen i bordet ditt.

Filtrering av et enkelt felt basert på feltets oppføringer.
Hvis du vil utelate noen oppføringer fra filteret, fjerner du merkene i popup-menyen.

Du kan enten
- Fjern merker fra enkeltoppføringer.
  
  eller
- Fjern merket Marker alt for å fjerne merket for alle elementene.
Fjern merket for alt, slik at du enkelt kan sjekke bare de oppføringene som matchende poster du vil se.Med alle oppføringene merket, ser du alle postene.
Plasser merkene ved siden av de oppføringene du vil bruke til å konstruere filteret ditt for feltet.

Tilgang søker i det valgte feltet og viser bare de poster som oppfyller filterkriteriene.
Klikk på OK.

Alle poster som oppfyller kriteriene som er angitt (på grunn av elementene du har sjekket) vises. Dette kan være flere poster, mange poster, eller bare en.

Hvis du vil hoppe tilbake og se alle de opprinnelige (ufiltrerte) postene, kan du enten

Klikk på Toggle Filter-knappen i Sorter og filter-delen av båndet for å fjerne det sist brukte filteret.

eller
Klikk på feltnavnets lille trekant igjen og velg Tøm filter fra Feltnavn.

Hvis du ikke husker hvilke felt du har filtrert, kan du fortelle dem med liten traktsymbol som vises ved siden av feltnavnet i databladvisning.

Hele tabellen, full av poster, returnerer til visning.

Filtrer etter valg

Valgkommandoen er den enkleste av sorterings- og filterkommandoer som skal brukes. Det antas at du har funnet en plate som samsvarer med kriteriene dine. Ved hjelp av utvelgingsfilteret er det som å gripe noen i en mengde og rope: "Ok, alle som er som denne fyren her, rager opp der. "

For eksempel, tenk deg at du vil finne alle de frivillige som bor i Landisville. Du kan bruke utvalgsfilteret på denne måten:

Klikk på feltet som har informasjonen du vil matche.

I dette tilfellet er det byfeltet.
Bla gjennom listen til du finner feltoppføringen som vil fungere som et passende eksempel på filteret ditt.
Klikk for å velge verdien du søker etter, høyreklikk cellen som inneholder utvalget, og velg deretter Equals Uansett . (I dette tilfellet vil det være lik Landisville.) Du kan også velge cellen og deretter klikke Valg-knappen på Hjem-fanen (i Sorter og filter-delen) for å få tilgang til samme liste over valg.

Tilgang viser umiddelbart en tabell som bare inneholder postene som samsvarer med ditt valg.

Tilgang viser bare de postene som samsvarer med kriteriet Filtrer etter utvalg.
Klikk på Toggle Filter-knappen på verktøylinjen når du er ferdig med å bruke filteret.

Ditt bord eller skjema returnerer til det vanlige displayet.

På dette stadiet av spillet, vil du kanskje lagre en liste over alt som samsvarer med filteret ditt. Dessverre kommer filterets enkelhet og brukervennlighet nå tilbake for å hjemsøke deg. For å registrere ditt filtrerte søk permanent må du opprette en forespørsel.

Du kan også bruke Filter-menyen som viser sorteringsalternativer og listen over markerte feltverdier. Når du viser popup-menyen, fjerner du Velg alt og merker verdien du vil se etter. Velg deretter Tekstfiltre fra samme popup-meny. Den samme listen over alternativer (lik, ikke like, begynner med, og så videre) vises som en utveiingsmeny, og du kan velge det.

Filtrer etter skjema

Du kan stramme et søk ved å bruke flere filtre for å utrydde uønskede kamper, men det tar mye ekstra innsats.For en enklere måte å isolere en gruppe poster i henhold til verdiene i mer enn ett felt, prøv Filtrer etter skjema.

Filter etter skjema bruker mer enn ett kriterium for å sile gjennom poster. På noen måter er det som et enkelt spørsmål. Det er så likt et spørsmål om at du selv kan lagre kriterier for filter etter form som et fullverdig spørsmål!

Anta for eksempel at du trenger en liste over alle ansatte i firmaet ditt som jobber i en bestemt avdeling og har en bestemt tittel. Du kan utføre to valgfiltre (på feltene Avdeling og jobbtittel, ved hjelp av medarbeidsdatabasen som et eksempel) og skrive ned resultatene av hver for å få listen, eller du kan bare ett søk med Filter ved hjelp av skjema og se alle postene som oppfyller dine kriterier (basert på deres oppføringer i flere tabeller) i ett enkelt trinn.

For å bruke Filter etter skjema, følg disse trinnene:

På fanen Startside, klikk på Avansert-knappen i Sorter og filter-delen.

En meny vises.
Velg Filtrer etter skjema fra menyen.

Tabellen er erstattet av en enkelt rad celler, en under hvert feltoverskrift i tabellen.
Klikk i den tomme cellen under feltnavnet for den første kolonnen du vil filtrere.

Bruk rullefeltene for å få søylen på skjermen hvis den er til høyre og ikke kan sees.

Pil ned til sporet du klikker på.
- Tilgang viser vanligvis en pil ned ved siden av det første feltet i tabellen.
- Hvis du tidligere brukte en Filter-kommando med tabellen, setter Access pil ned-pilen i det siste feltet du filtrerte.
  
  Filter etter skjema tilbyr et rutenett og rullegardinlister for å angi kriterier for hvert felt.
Klikk på nedpilen for å se en liste over verdier som feltet inneholder.

Nedtrekkslisten viser alle unike verdier i et felt.
I listen over verdier klikker du verdien du vil bruke i dette filteret.

Hvis du for eksempel velger Landisville fra rullegardinlisten i byfeltet, flyttes "Landisville" til kolonnen By. Tilgang legger til sitatene automatisk - en mindre detalj som du må huske!
Hvis du vil legge til et annet filteralternativ for det valgte feltet, klikker du kategorien Or i nederste venstre hjørne av tabellen.

Et nytt vindu for filter etter skjema vises, slik at du legger til en alternativ søkekondisjon. Tilgang tilbyr også en Or-knapp i nedre venstre hjørne av displayet.

Kommandoen Filtrer etter skjema liker å svare på enkle spørsmål, for eksempel "Vis meg alle frivillige som bor i Lancaster. "Det gir også svar på mer komplekse spørsmål som" Vis meg alle postene som inneholder Th i AvailableDays-feltet og som har Landisville i City-feltet, "og det utfører begge oppgavene enkelt.

Be om et mer komplekst spørsmål (for eksempel "Vis meg alle frivillige i Lancaster som liker innsamlinger") krever en spørring.

Klikk på Or-fanen for å definere kriteriene ytterligere.
For hvert tilleggsfelt du vil filtrere, klikk på Or-fanen og gjenta trinn 3 til 6.

I dette eksemplet er det andre feltet som skal filtreres, FrivilligInfo og Innsamling skrevet inn i feltet boksen.
Når du er ferdig med å angi alle kriteriene for filteret, klikker du på Toggle Filter-knappen.

Tilgang finner alle frivillige som liker innsamlingsarbeid basert på å filtrere to av tabellens felter.

En siste tanke om Filter etter skjema:

Selv om du kan få lyst ved å legge til eller søke på ditt hjerte innhold, holder du øye med at du blir hard på kort tid. Før du går for langt , påminn deg selv at spørringer fungerer bedre enn filtre når spørsmålene blir komplekse.

Når du er ferdig med å filtrere med filteret, klikker du på Veksle filter-knappen. På det tidspunktet vender bordet tilbake til normalt (eller i det minste like normalt som datatabellene noensinne kommer).

Ufiltrering i et skjema

Hva gjør du når du oppgir kriterier ved en feil? Eller når du bestemmer deg for at du virkelig ikke vil inkludere Lancaster i filteret ditt rett etter at du har klikket på Lancaster? Ikke noe problem - kommandoen Clear Grid kommer til redning!

Når du klikker på kommandoen Clear Grid (finner du i Sorter og filter-delen Advanced-menyen), slettes tilgangen til alle oppføringene i grensesnittet Filter etter skjema og gir deg et fint, rent sted å starte om igjen.

Filter ved å ekskludere valg

Valgfilteret kan også brukes til å ekskludere bestemte poster. Dette fungerer bra til tider når du vil gjemme kort en rekke poster som alle deler et unikt attributt (en bestemt stat, by eller postnummer).

Slik gjør du valgfilteret ekskluderer poster for deg:

Bla gjennom bordet til du finner verdien du vil ekskludere.
Høyreklikk feltet som inneholder verdien, og velg deretter Does Not Equal ______ (hvor det tomme representerer verdien du har høyreklikket) fra menyen som vises.

Disse postene som samsvarer med verdien du har valgt, er ute av veien, slik at du kan konsentrere seg om de regnskapene som virkelig interesserer deg.

Med et klikk, skjuler Access alle frivillige hvis statusfeltverdien er Prospective.

Du kan også klikke på valgknappen (i Sorter og filter-delen på Hjem-fanen) og velger Ikke lik i menyen der. Du vil også legge merke til at Inneholder og inneholder ikke kommandoer. Disse er nyttige for å kaste ut poster som har noe til felles, for eksempel et bestemt ord eller nummer i dem. Du kan også kombinere filtre, unntatt ikke bare (for eksempel) frivillige som er prospektive, men de potensielle frivillige som bor i en bestemt by eller stat.