Slik eksporterer du data til Access 2016 - dummies

Alle Access 2016-objekter kan eksporteres; De vanligste eksportoppføringene eksporterer data i en tabell eller spørre til et annet program (for eksempel et regneark) og eksporterer en rapport som et bærbart dokumentformat (vanligvis kjent som en PDF).

Eksportere et bord eller en forespørsel innebærer omorganisering av dataene den inneholder i et annet format. Som ved import kan Access oversette dataene til en rekke filformater, avhengig av dine behov.

Fordi alle Access-objektene kan eksporteres, presenterer fanen Eksterne data på båndet alle filformatene der objektet kan eksporteres. Hvis du ikke kan eksportere det til et bestemt format, er formatet knappen deaktivert.

Eksportformater

Få tilgang til eksport til de samme formatene som den importerer. Tilgang også eksport til PDF (Adobe Acrobat-filer), XPS (XML Paper Specification), Microsoft Word, og til et e-postvedlegg.

Eksportere tabell eller spørringsdata

Fremgangsmåten for å eksportere en tabell eller spørring er enkel:

1. Når databasen er åpen, klikker du på tabellen eller spørringen du vil eksportere. Alle databaseobjekter er plassert i navigasjonsruten.

   Tabellen eller spørringsnavnet er uthevet.

2. Klikk på fanen Eksterne data på båndet.

   

   Eksporter-knappen gruppen.

   Eksporter-knappen gruppen vises på båndet. Legg merke til følgende funksjoner i Export-knappgruppen:

   • De vanlige eksporteringsoppgavene har egne knapper.

   • De sjeldent brukte formatene er klumpet sammen; Du kan komme til dem med knappen Mer.

3. Klikk på knappen som samsvarer med programmet du vil eksportere dataene til.

   

   Trinn 1 i dialogboksen Eksporter - Excel-regneark fullført.

   En eksportdialogboks tilpasset ditt valgte format vises.

4. Følg trinnene i dialogboksen Eksporter for å fullføre eksporten.

   Eksporter-dialogboksen viser valgene for eksportfilens format:

   • Ethvert valg ber om et filnavn (inkludert sti) for dine eksporterte data.

   • Noen eksportprosesser spør også om du vil åpne den nye filen etter at eksporten er fullført.

     Denne siste funksjonen kan forhindre et frustrerende søk etter at du har lagret filen.

5. Merk av for Save Export Steps hvis du vet at du vil gjøre denne eksporten på nytt.

   Avmerkingsboksen er plassert på den siste skjermen i Eksporterveiviseren. Etter at du har merket av i boksen, blir du bedt om et navn for eksporten din.

   Båndet inneholder en knapp som heter Saved Exports. Bruk denne knappen hvis du vil gjøre hyppig eksport av et bord eller spørre enklere. Her ser du et bord eksportert fra Access som det vises i Excel.Når du kjører en lagret eksport mer enn en gang, forteller Access at du allerede har destinasjonsfilen

   

   Tabellen Eksportert Frivillige i Excel, klar for noe.

Eksportere en rapport til PDF

Følg disse trinnene for å eksportere en rapport til PDF:

1. Når databasen er åpen, klikker du på rapporten du vil eksportere. Alle databaseobjekter er plassert i navigasjonsruten.

   Rapportnavnet er uthevet.

2. Klikk på fanen Eksterne data på båndet.

   Eksporter-knappen gruppen vises på båndet.

3. Klikk på PDF- eller XPS-knappen i Eksporter-gruppen.

   Dialogboksen Publiser som PDF eller XPS vises.

   

   Eksporter hendelsene etter type rapport til PDF.

4. Bla gjennom mappen du vil lagre filen i, og skriv inn et filnavn i boksen Filnavn.

5. Klikk Publiser.

   Rapporten er lagret som PDF til mappen og med filnavnet du angav.